O que é um pedido de exceção (Variance) e como solicitá-la?

• O que é um pedido de exceção?

• O que é o processo de solicitação de exceção?

• Como submeter um pedido de exceção?

O que é um pedido de exceção (Variance)?

Uma variance é uma exceção formalmente aprovada e com prazo determinado a um sub-requisito do Padrão B Lab, concedida quando a conformidade é impossível devido a limitações objetivas, como inviabilidades legais, técnicas ou de segurança.

Exemplos de motivos legítimos para solicitação de exceção incluem, mas não se limitam a:

• Inviabilidade legal - leis locais ou nacionais que impedem a implementação total ou parcial de um requisito dos Padrões de Laboratório B.

• Inviabilidade técnica - ausência de infraestrutura física crítica, como fornecedores de energia renovável ou instalações de gestão de resíduos na região.

• Inviabilidade de segurança - situações em que a implementação de um requisito colocaria em risco os trabalhadores, as comunidades ou a confidencialidade de dados sensíveis.

• Eventos de força maior, como desastres naturais, conflitos armados ou outras emergências que impeçam temporariamente o cumprimento das obrigações.
  
  

As variações garantem que limitações reais não impeçam as empresas de buscar a certificação, ao mesmo tempo que protegem a integridade dos Padrões B Lab.

O que é o processo de pedido de exceção (Variance)?

O processo de pedido de exceção (Variance Request - VR) oferece um caminho para que as empresas busquem exceções formalmente aprovadas para o cumprimento de sub-requisitos específicos dos Padrões B Lab, quando a conformidade for impossível  devido a limitações objetivas, como inviabilidades legais, técnicas ou de segurança .  

O processo de VR também pode ser usado para aplicar o Mecanismo de Equidade (ME) quando uma empresa for elegível, devido a barreiras operacionais no país ou território em que está sediada. Para mais informações sobre o Mecanismo de Equidade, consulte os artigos:  Como os novos requisitos dos Padrões B Lab são adaptados ao contexto de cada empresa ? Perguntas frequentes: Mecanismo de equidade .

Quando é necessário fazer um pedido de exceção (Variance)?

Os pedidos de exceções devem ser feitos durante a  fase de preenchimento da avaliação  do processo de certificação. As empresas devem identificar a necessidade de um pedido de exceção ao revisar os sub-requisitos das normas na autoavaliação e devem enviar a solicitação de exceção antes do início da auditoria . 

Em circunstâncias excepcionais, pedidos de exceção podem ser submetidos durante a fase de auditoria para corrigir uma não conformidade identificada pelo auditor. No entanto, o pedido deve sempre atender aos requisitos para solicitação de exceção, como inviabilidades legais, técnicas ou de segurança que limitem objetivamente a viabilidade de conformidade com uma determinada norma, ou devido à elegibilidade para o Mecanismo de Equidade. Observe que os pedidos submetidos durante a fase de auditoria podem atrasar os resultados da auditoria.   

Como submeter um pedido de exceção? 

As solicitações de exceções são gerenciadas por meio do sistema de tickets designado pela B Lab para garantir o rastreamento e o registro adequados.

Os pedidos de exceções devem ser submetidos através do formulário de Pedido de exceção, onde será gerado um número de protocolo e um mecanismo de acompanhamento. Se a sua empresa se qualificar para várias exceções (por exemplo, através do mecanismo de equidade), por favor registre um pedido de exceção para cada sub requisito.   

Instruções para preenchimento do formulário de Solicitação de Exceção - Para garantir uma análise e resolução rápidas das Solicitações de exceções, as empresas devem incluir informações claras e precisas nos seguintes campos do formulário designado: 

1. Endereço de email

2. Assunto 

   • Utilize o seguinte formato: Nome da empresa (conforme B Impact) / indicador numérico do subrequisito / tipo de solicitação de exceção

3. Descrição 

   • Inclua uma breve descrição do problema explicando-o. 

     1. a limitação objetiva enfrentada pela sua empresa; tais como inviabilidades legais, técnicas ou de segurança, ou

     2. elegibilidade para EM 

   • Caso (i) se aplique: Indique e explique as seções relevantes das evidências fornecidas que sustentam a limitação objetiva listada acima.

   • Caso (i) se aplique: Inclua quaisquer fatos adicionais relevantes sobre a situação ou práticas específicas da empresa. 

4. Nome da empresa conforme B Impact  

   • Por favor, indique o nome da empresa tal como aparece no B Impact. 

5. Localização da empresa conforme B Impact 

   • Indique a localização da empresa conforme o B Impact. 

6. Tamanho da empresa de acordo com o impacto B 

   • Indique o tamanho da empresa de acordo com o B Impact. 

7. Tipo de solicitação de exceções

   • Selecionado dentre as seguintes opções:

     1. Mecanismo de Equidade

     2. Jurídico 

     3. Técnico

     4. Segurança

     5. Outro

8. Ano de Sub Requisito

   • Selecione o ano do sub requisito em que sua empresa está trabalhando (ou seja, Ano 0, se esta for a primeira vez que você participa do novo processo de certificação).

   • Selecione uma das seguintes opções:

     1. Sub Requisitos do Ano 0

     2. Sub Requisitos do 3º ano

     3. Sub Requisitos do 5º ano

9. Estágio atual de certificação 

   • Indique em que etapa do processo de certificação você se encontra atualmente (autoavaliação ou auditoria).

10. Setor conforme impacto B

    • Indique o setor da empresa de acordo com o B Impact. 

    • Indique a categoria da indústria da empresa de acordo com o B Impact. 

    • Indique o setor de atividade da empresa de acordo com o B Impact. 

11. Tema de impacto (ou seja, propósito e governança das partes interessadas)

    • Número do requisito (ex: PSG1)

    • Subrequisito (ou seja, PSG1.1)

12.  Data de expiração do memorando sobre o escopo da certificação

    • Indique a data de expiração do memorando de escopo da certificação, conforme listado no memorando. 

13. Anexo

    • Anexe evidências que confirmem que a empresa enfrenta limitações objetivas (ou seja, confirmadas por uma terceira parte idônea) para o cumprimento de um sub-requisito.

    • É possível anexar arquivos de até 20 MB ao formulário de inscrição. Caso os anexos excedam esse limite ou sejam múltiplos, compartilhe o link do Google Drive na seção de descrição, incluindo os anexos relevantes, e forneça acesso público ao link para todos os usuários. 

Quem analisa os pedidos de exceção (Variance)? 

Os pedidos de variance são analisados e respondidos pelo Comitê de Decisões de Avaliação (ADC) do B Lab, composto por especialistas nos Padrões do B Lab. 

Quanto tempo leva para resolver uma solicitação de exceção?

A B Lab analisará e comunicará o resultado da solicitação em até 10 dias úteis. Caso sejam necessárias evidências ou documentação adicional da empresa para fundamentar a solicitação, a B Lab solicitará essas informações em até 3 dias úteis após o envio da solicitação. São permitidas, no máximo, duas rodadas de solicitações de informações adicionais.  

Caso a solicitação não possa ser resolvida dentro do prazo acordado, ou exija encaminhamento para instâncias superiores, a B Lab informará a empresa sobre o novo prazo.

Como saber se um pedido foi aprovado? 

• A B Lab comunicará os resultados da avaliação por meio do sistema de tickets. 

• As exceções aprovadas serão registradas na avaliação de impacto B da empresa, no sub requisito relevante, por meio de uma atualização de status para “Variance Aprovada” e um comentário do Laboratório B com os detalhes da variance.  

• Um pedido de exceção aprovado significa que a empresa não precisa demonstrar conformidade com este sub-requisito específico. 

• As autorizações especiais podem ser concedidas por um período limitado. Essas limitações serão detalhadas na resposta do Laboratório B. 

• Uma decisão de variance aprovada não pode ser revertida até que o período de validade expire.

• A autorização de exceção será comunicada ao provedor de garantia pela B Lab.  

Resumindo:

Empresas em processo de Certificação B Corp podem solicitar exceções à aplicação dos Padrões B Lab, caso demonstrem a existência de limitações objetivas, como inviabilidades legais, técnicas ou de segurança, que restringem sua capacidade de cumprir determinados subrequisitos dos padrões; ou para a aplicação do Mecanismo de Equidade.  

Recursos e orientações adicionais:

Requisitos de Certificação B Corp para Empresas B ,  Seção 4.2.2 Solicitação de Exceção

Como os novos requisitos dos Padrões B Lab são adaptados ao contexto de cada empresa?

Perguntas frequentes: Mecanismo de equidade

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