Qu'est-ce qu'une dérogation et comment en faire la demande ?

Sommaire

• Qu’est-ce qu’une dérogation ?
• En quoi consiste la procédure de demande de dérogation ?
• Quand une demande de dérogation doit-elle être déposée ?
• Comment soumettre une demande de dérogation ?
• Qui examine les demandes de dérogation ?
• Combien de temps faut-il pour traiter une demande de dérogation ?
• Comment savoir si une dérogation a été approuvée ?
• En résumé
• Ressources et informations complémentaires

Qu’est-ce qu’une dérogation ?

Une dérogation est une exception à une sous-exigence des standards de B Lab, officiellement approuvée et limitée dans le temps, accordée lorsque la conformité est impossible en raison de contraintes objectives, telles que des impossibilités d’ordre juridique, technique ou liées à la sécurité.

Une dérogation peut s’appliquer à l’ensemble du périmètre de la certification de l’entreprise, ou uniquement à un site spécifique de l’entreprise ou à une juridiction opérationnelle donnée, selon l’endroit où se situent les contraintes. On parle alors de dérogation partielle. 

Voici quelques exemples de motifs légitimes justifiant une dérogation, sans que cette liste soit exhaustive :

• Impossibilité juridique : lois locales ou nationales empêchant la mise en œuvre totale ou partielle d’une exigence des standards de B Lab.
• Impossibilité technique : absence d’infrastructures physiques essentielles, telles que des fournisseurs d’énergie renouvelable ou des installations de gestion des déchets dans la région.
• Impossibilité liée à la sécurité : lorsque la mise en œuvre d’une exigence mettrait en danger les collaborateurs et collaboratrices, les communautés ou la confidentialité de données sensibles.
• Cas de force majeure : tels que des catastrophes naturelles, des conflits armés ou d’autres situations d’urgence empêchant temporairement la conformité.

Les dérogations garantissent que des contraintes réelles et spécifiques n’empêchent pas les entreprises de viser la certification, tout en préservant l’intégrité des standards de B Lab.

En quoi consiste la procédure de demande de dérogation ?

La procédure de demande de dérogation offre aux entreprises un moyen d’obtenir des exceptions officiellement approuvées au respect de certaines sous-exigences spécifiques des standards de B Lab, lorsque la conformité est impossible en raison de contraintes objectives, telles que des impossibilités juridiques, techniques ou liées à la sécurité.  

Le processus de demande de dérogation peut également être utilisé pour appliquer le mécanisme d’équité lorsqu’une entreprise y est éligible en raison d’obstacles opérationnels dans le pays ou le territoire où elle est implantée. Pour plus d’informations sur le mécanisme d’équité, veuillez consulter les articles suivants :

• Comment les nouvelles exigences des standards de B Lab sont-elles adaptées au contexte de chaque entreprise ?
• FAQ : Mécanisme d’équité

Quand une demande de dérogation doit-elle être déposée ?

Les dérogations doivent être demandées au cours de la phase d’auto-évaluation du processus de certification. Les entreprises doivent identifier la nécessité d’une dérogation lors de l’examen des sous-exigences des standards dans le cadre de l’auto-évaluation, et doivent soumettre la demande de dérogation avant le début de l’audit. 

Dans des circonstances exceptionnelles, les demandes de dérogation peuvent être soumises pendant la période d’actions correctives afin de remédier à une non-conformité identifiée par l’auditeur. Toutefois, la demande doit toujours répondre aux exigences requises pour solliciter une dérogation, tels que des impossibilités d’ordre juridique, technique ou de sécurité qui limitent objectivement la faisabilité de la conformité à une sous-exigence donnée, ou en raison de l’éligibilité au mécanisme d’équité. Veuillez noter que les demandes de dérogation soumises pendant la période d’actions correctives peuvent retarder les résultats de l’audit.

Avant de demander une dérogation pour une sous-exigence, les entreprises doivent veiller à lire l’intégralité du texte relatif à la sous-exigence, y compris les « Critères de conformité », les « Clarifications des critères de conformité » et tout autre texte indicatif, afin de s’assurer que l’impossibilité de conformité est bien conforme aux exigences requises pour une dérogation.

Comment soumettre une demande de dérogation ?

Les demandes de dérogation sont gérées via le système de tickets choisi par B Lab afin de garantir un suivi et une conservation des dossiers appropriés.

Les demandes de dérogation doivent être soumises via le formulaire de demande de dérogation , qui générera un ticket et un mécanisme de suivi. Si votre entreprise remplit les conditions requises pour plusieurs dérogations (par exemple via le mécanisme d’équité), veuillez enregistrer une demande de dérogation distincte pour chaque sous-exigence.

Instructions pour remplir le formulaire de demande de dérogation :

Afin de garantir un examen et une résolution rapides des demandes de dérogation, les entreprises doivent fournir des informations claires et précises dans les champs suivants du formulaire prévu à cet effet :

1. Adresse e-mail
2. Objet 
   • Veuillez utiliser le format suivant : Nom de l’entreprise (tel qu’indiqué dans B Impact) / indicateur de sous-exigence / type de demande de dérogation
3. Description 
   • Veuillez enregistrer une demande par sous-exigence et ajouter en pièce jointe les justificatifs attestant des contraintes objectives.
   • Veuillez inclure un bref exposé du problème expliquant : 
     1. La contrainte objective à laquelle votre entreprise est confrontée ; par exemple, des impossibilités d’ordre juridique, technique ou liées à la sécurité, ou
     2. L’éligibilité au mécanisme d’équité
   • Si le cas (1) s’applique : indiquez et expliquez les parties pertinentes des justificatifs fournis qui étayent la contrainte objective mentionnée ci-dessus. Si la demande de dérogation ne s’applique qu’à un site ou à une juridiction spécifique, veuillez fournir un exposé du problème et des justificatifs spécifiques à ce site ou à cette juridiction.
   • Si le cas (2) s’applique : veuillez inclure tout fait supplémentaire pertinent concernant la situation ou les pratiques spécifiques de l’entreprise.
4. Lien vers le B Impact Assessment de l’entreprise. 
   • Veuillez fournir le lien vers le B Impact Assessment actuel de l’entreprise 
5. Nom de l’entreprise tel qu’il figure dans le B Impact Assessment
   • Veuillez indiquer le nom de l’entreprise tel qu’il figure dans le B Impact Assessment actuel
6. Taille de l’entreprise selon B Impact 
   • Veuillez indiquer la taille de l’entreprise telle qu’elle figure dans le B Impact Assessment actuel
7. Secteur d’activité selon B Impact
   • Indiquez le secteur d’activité de l’entreprise selon B Impact
   • Indiquez la catégorie d'industrie de l’entreprise selon B Impact
   • Indiquez l'industrie de l’entreprise selon B Impact
8. Pays dans lequel la majorité des collaborateurs est basée
   • Veuillez sélectionner le pays dans lequel la majorité des collaborateurs et collaboratrice est basée (tel qu’indiqué dans le B Impact Assessment)
9. Comment décririez-vous la localisation des sites de votre entreprise ? 
   • Veuillez sélectionner l’option applicable et lire attentivement la définition de « fonction centrale » si l’option 2 s’applique : 
     1. Option 1 : Le ou les sites de l’entreprise sont situés dans un seul pays, c'est-à-dire : veuillez sélectionner le pays dans lequel le ou les sites de l’entreprise sont implantés
     2. Option 2 : Champ « 1er niveau » : plusieurs sites répartis dans plusieurs pays, c'est-à-dire : veuillez sélectionner le lieu où se trouve la fonction centrale de l’entreprise [Fonction centrale : l’entité ou le site désigné pour développer et maintenir le système de pilotage de la durabilité (SMS) de l’entreprise et pour garantir le respect des exigences des standards de B Lab sur tous les sites entrant dans le périmètre de la certification (il peut s’agir du siège social ou de l’administration centrale).]
   • Sélectionnez ensuite le pays concerné dans le menu déroulant
10. Étape actuelle de la certification
    • Veuillez indiquer à quelle étape de la certification se trouve l’entreprise (étape d’auto-évaluation ou d’actions correctives)
11. Date d’expiration de la note relative au périmètre de la certification
    • Indiquez la date d’expiration de la note relative au périmètre de la certification (scoping memo) telle qu’elle figure dans la note
12. Type de demande de dérogation 
    • Veuillez indiquer le type de demande de dérogation auquel votre entreprise est éligible :
      1. Mécanisme d’équité
      2. Juridique
      3. Technique
      4. Sécurité
      5. Autre
13. Thématique d’impact
    • Indiquez la thématique d’impact, ainsi que le numéro de l’exigence et de la sous-exigence
14. Année de conformité à la sous-exigence
    • Sélectionnez l’année de la sous-exigence sur laquelle votre entreprise travaille (c’est-à-dire l’année 0 si c'est la première fois que votre entreprise passe par le nouveau processus de certification)
    • Choisissez parmi les options suivantes :
      1. Sous-exigences de l’année 0
      2. Sous-exigences de l’année 3
      3. Sous-exigences de l’année 5
15. Cette demande de dérogation s’applique-t-elle à l’ensemble des sites de l’entreprise ou à un site ou une juridiction spécifique ?
    • Veuillez indiquer si elle s’applique à l’ensemble des sites ou à un site ou une juridiction spécifique.
16. Si elle concerne un site ou une juridiction spécifique, veuillez énumérer le site ou la juridiction concerné(e). 
    • Veuillez indiquer à quel site ou à quelle juridiction spécifique la dérogation s’applique. Si l’option « Tous les sites » a été sélectionnée précédemment, veuillez indiquer « N/A » ici.
17. Pièce jointe
    • Joignez des justificatifs confirmant que l’entreprise est confrontée à des contraintes objectives (c’est-à-dire confirmées par un tiers de référence ou reconnu) l’empêchant de se conformer à une sous-exigence.
    • Des pièces jointes d’une taille maximale de 20 Mo peuvent être jointes au formulaire de demande. Si les pièces jointes dépassent cette limite ou si plusieurs pièces jointes sont fournies, veuillez partager un lien vers un dossier Google Drive dans la section « Description », en y incluant les pièces jointes pertinentes et en accordant un accès libre aux utilisateurs via ce lien.

Qui examine les demandes de dérogation ?

Les demandes de dérogation sont examinées et traitées par le Comité de décision relatif aux évaluations de B Lab (Assessment Decision Committee ou ADC en anglais), composé d’experts spécialisés dans les standards de B Lab. 

Combien de temps faut-il pour traiter une demande de dérogation ?

B Lab traitera la demande et vous communiquera le résultat dans un délai de 10 jours ouvrés. Si des preuves ou des documents supplémentaires sont nécessaires de la part de l’entreprise pour étayer la demande, B Lab sollicitera ces informations dans les 3 jours ouvrés suivant le dépôt de la demande. Au maximum, deux séries de demandes d’informations complémentaires pourront être envoyées.  

Si la demande ne peut être traitée dans les délais convenus ou si elle nécessite une remontée hiérarchique, B Lab informera l’entreprise des nouveaux délais.

Comment savoir si une dérogation a été approuvée ?

• B Lab vous communiquera les résultats de l’examen via le système de tickets.
• Les dérogations approuvées seront consignées dans le B Impact Assessment de l’entreprise, au niveau des sous-exigences concernées, par le biais d’une mise à jour du statut indiquant « Dérogation approuvée » et d’un commentaire de B Lab précisant les détails de la dérogation.
• Une dérogation approuvée signifie que l’entreprise n’est pas tenue de démontrer sa conformité à cette sous-exigence spécifique.
• Les dérogations peuvent être accordées pour une durée limitée. Ces limitations seront précisées dans la réponse de B Lab.
• Une décision de dérogation approuvée ne peut être annulée avant l’expiration de la période de validité.
• La dérogation approuvée sera communiquée par B Lab à l'organisme vérificateur indépendant.

En résumé

Des dérogations à l’application des standards de B Lab peuvent être demandées par les entreprises engagées dans le processus de certification B Corp, si elles sont en mesure de démontrer l’existence de contraintes objectives, telles que des impossibilités d’ordre juridique, technique ou de sécurité, qui limitent leur capacité à se conformer à certaines sous-exigences des standards ; ou pour l’application du mécanisme d’équité.  

Ressources et informations complémentaires

• Exigences de certification B Corp pour les entreprises B Corp, section 4.2.2 « Demande de dérogation »
• Comment les nouvelles exigences des standards de B Lab sont-elles adaptées au contexte de chaque entreprise ?
• FAQ : Mécanisme d'équité

Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à soumettre un ticket.