Governança das Partes Interessadas e Propósito

PSG1.1 A empresa estabelece um propósito público para causar um impacto positivo significativo.

• Declaração de Propósito Público na página da empresa na internet. Declaração de apoio, caso a declaração de propósito não detalhe a relevância e integração dos negócios.

PSG2.1 A empresa possui um mecanismo para considerar ou envolver suas Partes Interessadas e representar seus interesses na tomada de decisões.

PSG2.2 A empresa possui uma política de governança das Partes Interessadas.

• Um documento de Política de Governança das Partes Interessadas que inclua descrições do modelo de governança, critérios de identificação das Partes Interessadas, como os interesses são considerados, como o valor é entregue e mecanismos de envolvimento.

• Registros que demonstrem que todas as Partes Interessadas especificadas estão representadas com mecanismos de envolvimento diretos ou indiretos.

• Atas de reuniões ou uma carta formal do órgão governamental mais alto aprovando a política.

•  Comunicações internas (por exemplo, anúncio por e-mail, publicação na intranet) e um link para onde a política está acessível aos trabalhadores.

PSG2.3 A empresa realiza avaliações de materialidade regulares para avaliar e identificar tópicos materiais.

• Relatório de avaliação de materialidade ou documentação do processo que mostre o envolvimento com todas as Partes Interessadas especificadas.

• O próprio documento de avaliação de materialidade, mostrando que abrange questões de direitos humanos e ambientais e usa uma abordagem de materialidade dupla ou de impacto.

• O documento de avaliação de materialidade que explica como os limites foram definidos e como os impactos foram avaliados com base na gravidade e na probabilidade.

• Relatório de avaliação de materialidade com data dos últimos 36 meses e registros de uma revisão intermediária com as Partes Interessadas.

• Atas de reuniões ou relatórios apresentados ao órgão governamental mais alto, mostrando sua supervisão do processo de avaliação de materialidade e revisão dos resultados.

• Um link para o relatório de impacto anual ou página da web da empresa onde a matriz de materialidade, a metodologia e o resumo do envolvimento das Partes Interessadas estão disponíveis ao público.

PSG2.4 A empresa identifica tópicos materiais não abordados no Padrão B Lab, define metas e relata o progresso anualmente.

• O relatório de avaliação de materialidade ou um documento separado listando os tópicos materiais não cobertos pelos Padrões B Lab.

• Um documento (por exemplo, plano estratégico, relatório) que liste pelo menos uma meta para cada tema material identificado. 

• Um documento ou página da web pública que mostre metas que sejam SMART, integradas na estratégia da empresa e aprovadas pelo órgão governamental mais alto.

• Um documento que descreva quem é responsável por atingir cada meta (por exemplo, cargos, nomes de departamentos).

• Relatórios anuais ou uma seção dedicada no site da empresa mostrando a divulgação pública do progresso em relação às metas.

• Documentação das metas alcançadas e uma nova meta correspondente que foi definida.

PSG2.5 A empresa considera suas Partes Interessadas ao tomar decisões sobre dividendos e recompra de ações.

PSG3.1 A empresa possui um procedimento de reclamação acessível ao público, permitindo que as Partes Interessadas apresentem reclamações e busquem soluções com segurança.

• Um link para o formulário de reclamação na página da empresa na internet ou um documento detalhando o mecanismo alternativo de reclamação (por exemplo, endereço de e-mail, linha direta, política de portas abertas).

• O documento do procedimento de reclamação que explica claramente os motivos para aceitação, as etapas do processo, os prazos e como as resoluções são facilitadas.

• O documento do procedimento de reclamação que detalha os processos e controles para proteger as Partes Interessadas contra retaliações.

• Relatórios ou registros de comunicação com atualizações para o reclamante sobre cada etapa do processo de resolução e seu resultado.

PSG3.2 A empresa acompanha as reclamações e atribui responsabilidades para resolvê-las.  

• Um sistema para acompanhar e monitorar reclamações (por exemplo, uma planilha ou software) e resumos anuais detalhando o status e a natureza das reclamações.

• Um organograma ou descrição de cargo que identifique o funcionário responsável pela gestão das reclamações.

• Registros de reclamações resolvidas e encerradas ou, se nenhuma tiver sido registrada, o próprio documento do procedimento de reclamação como prova de que o mecanismo está em vigor.

PSG3.3 A empresa possui um procedimento de reclamação acessível ao público, permitindo que as Partes Interessadas apresentem reclamações com segurança e busquem soluções.

• Um link para a página da web da empresa que mostra o procedimento de reclamação publicado nos idiomas relevantes.

• O documento do procedimento de reclamação explicando os motivos para aceitação, as etapas do processo e a facilitação da resolução.

• O documento do procedimento de reclamação que descreve os processos para proteger as Partes Interessadas contra retaliações.

• Relatórios de comunicação com atualizações para o reclamante.

• Registros das comunicações (por exemplo, e-mails, cartas) enviadas às principais Partes Interessadas sobre os procedimentos de reclamação.

• O documento do procedimento de reclamação ou uma política separada que explica como os conflitos de interesse são evitados no processo de tomada de decisão.

PSG3.4 A empresa acompanha as reclamações, atribui responsabilidades pela sua resolução e reporta internamente ao órgão de gestão mais alto e publicamente às Partes Interessadas.

• Um relatório interno anual sobre reclamações que inclui detalhes sobre os casos, uma avaliação da eficácia, tendências e pontos críticos identificados e recomendações para melhorias.

• Atas de reuniões ou um relatório apresentado ao órgão governamental mais alto, mostrando a apresentação do gerente do relatório resumido anual sobre reclamações.

• Registros de reclamações resolvidas ou documentação do mecanismo de reclamação implementado, caso nenhuma reclamação tenha sido apresentada.

• Um relatório público (por exemplo, em um relatório anual ou no site) que inclua todos os dados dos Critérios de Eficácia da UNGP (número de reclamações, rejeições, resultados, etc.).

PSG4.1 A empresa possui princípios para práticas responsáveis de marketing e relações públicas.

• Um conjunto documentado de princípios para marketing e relações públicas responsáveis. Isso pode ser uma política interna ou uma seção de um código de conduta. O documento deve afirmar explicitamente que as alegações devem ser precisas, verificáveis, comprovadas por dados, verdadeiras, transparentes e que a empresa segue diretrizes éticas para canais sensíveis.

• Evidência de comunicação e acessibilidade dos princípios de marketing a todos os trabalhadores. Isso pode ser uma captura de tela da política na intranet interna da empresa, um registro de uma sessão de treinamento obrigatória ou um e-mail para todos os funcionários descrevendo os princípios e onde encontrar a política completa.

PSG4.2 A empresa possui uma política de marketing e relações públicas responsável supervisionada pela equipe executiva ou pelo órgão governamental superior.

• Uma “Política de Marketing e Relações Públicas Responsáveis” formal e documentada, aprovada pela equipe executiva ou pelo órgão governamental mais alto. A política deve definir seu escopo, declarar que se aplica a todos os públicos e descrever requisitos claros para qualquer pessoa envolvida em atividades de marketing e relações públicas. A evidência de aprovação pode ser atas de reuniões ou um documento da política assinado.

• O documento da política de marketing e relações públicas responsáveis da empresa. O auditor analisará este documento para garantir que inclui todos os critérios especificados para alegações sociais e ambientais, tais como ser preciso, verificável, proporcional, verdadeiro, transparente e utilizar uma linguagem compreensível.

• Um organograma, descrição de cargo ou documento interno (por exemplo, uma matriz RACI) que atribua claramente a responsabilidade de garantir a conformidade com a política de marketing responsável a um indivíduo ou função específica dentro da equipe executiva ou órgão máximo de governança.

• Registros do processo usado para comunicar a política de marketing responsável aos funcionários. Isso pode incluir uma apresentação de slides de uma sessão de integração, um link para a política em um boletim informativo interno ou um registro de uma verificação de conformidade em que os funcionários confirmam que leram e compreenderam a política.

PSG5.1 O órgão governamental mais alto monitora o propósito da empresa, o impacto social e ambiental e as considerações das Partes Interessadas.

• Atas das reuniões do Conselho de Administração ou do órgão governamental mais alto dos últimos 12 meses. As atas devem incluir um item específico da agenda e uma discussão sobre o progresso da empresa em relação ao seu propósito público, desempenho social e ambiental e implementação da governança das Partes Interessadas.

PSG5.2 Os requisitos para monitorar o propósito da empresa, o impacto social e ambiental e as considerações das Partes Interessadas estão consagrados nos termos de referência do órgão máximo de governança.

• Os termos de referência oficiais por escrito do órgão de governança mais alto. O auditor analisará este documento para confirmar se ele declara explicitamente a responsabilidade do órgão de supervisionar o propósito público, o impacto social e ambiental e as considerações das Partes Interessadas da empresa.

PSG5.3 Todos os membros da equipe executiva têm pelo menos uma meta anual vinculada ao desempenho social ou ambiental da empresa.

• Documentação da avaliação de desempenho anual de cada membro da equipe executiva. O auditor procurará evidências de que cada executivo tenha pelo menos uma meta anual específica relacionada ao desempenho social ou ambiental da empresa.

• A documentação das metas vinculadas ao esquema de incentivos. O auditor analisará isso para confirmar se as metas são SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado), vinculadas à estratégia da empresa e baseadas em sua avaliação de materialidade ou nos Padrões B Lab.

PSG5.4 Se a empresa tiver um esquema de remuneração por incentivos para a equipe executiva, ele integra metas de desempenho social e ambiental.

• Documentação do esquema de incentivo ou remuneração da empresa. O auditor procurará evidências de que o esquema vincula recompensas monetárias a metas sociais e ambientais e que essas recompensas são determinadas por uma avaliação de desempenho anual ou revisão fiscal.

• Registros internos da empresa, como um documento de RH ou um relatório de remuneração executiva, que acompanham os dados anuais sobre o valor das recompensas monetárias vinculadas a metas de desempenho social e ambiental como uma porcentagem do salário de cada executivo.

• Documentação das metas vinculadas ao esquema de incentivos. O auditor analisará isso para confirmar se as metas são SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado), vinculadas à estratégia da empresa e baseadas em sua avaliação de materialidade ou no Padrão B Lab. O auditor também procurará evidências de como a empresa analisa e atualiza essas metas.

PSG5.5 A empresa inclui metas de desempenho social ou ambiental nas avaliações de desempenho dos gerentes.

• Documentos de avaliação de desempenho anual ou um sistema de definição de metas para todos os gerentes. O auditor analisará esses documentos para garantir que cada gerente tenha pelo menos uma meta de avaliação de desempenho relacionada ao desempenho social ou ambiental da empresa.

• Um doczumento interno, como uma planilha, relatório do sistema de gestão de desempenho ou uma seção dentro de um portal de RH, que documente claramente todas as metas sociais e ambientais para os gerentes.

• Documentação das metas estabelecidas para os gerentes. O auditor analisará essas metas para garantir que sejam SMART, estejam vinculadas à estratégia da empresa e baseadas em uma avaliação de materialidade ou no Padrão B Lab. O auditor também procurará evidências de como essas metas são revisadas e atualizadas.

PSG6.1 A empresa relata seu desempenho social e ambiental anualmente e publicamente, com a aprovação do órgão governamental mais alto.

• Relatório de impacto social e ambiental da empresa. O auditor analisará o relatório para garantir que inclua o progresso em todas as medidas de desempenho social e ambiental relevantes, seja aprovado pelo órgão governamental mais alto e esteja disponível publicamente no site da empresa.

• Se não houver um relatório anual disponível, o auditor procurará um relatório abrangente publicado pelo menos a cada dois anos. Além disso, o auditor verificará o site da empresa em busca de “atualizações intermediárias mais leves” ou relatórios específicos sobre determinados temas que sejam publicados anualmente.

PSG6.2 A empresa relata seu desempenho social e ambiental anualmente e publicamente usando um padrão de terceiros.

• Um relatório de impacto social e ambiental que declare explicitamente que segue um padrão de terceiros (por exemplo, Relatórios GRI ou ESRS). O relatório também deve ser aprovado pelo órgão máximo de governança e estar disponível publicamente no site da empresa.

• Um relatório de impacto social e ambiental que inclua informações detalhadas sobre o progresso da empresa em relação a todas as medidas de desempenho relevantes. O auditor procurará evidências de ações concretas tomadas e estratégias de gestão utilizadas para atingir as metas sociais e ambientais.

PSG6.3 A empresa avalia a capacidade dos trabalhadores de implementar sua estratégia social e ambiental.

• Um relatório interno ou um resumo de uma avaliação ou pesquisa com os trabalhadores. O relatório deve mostrar que a empresa avaliou a compreensão dos trabalhadores sobre a estratégia social e ambiental da empresa, sua disposição para implementá-la e sua percepção sobre a implementação da estratégia.

• Documentação da avaliação dos trabalhadores, como a data da pesquisa ou do relatório, que mostre que a avaliação foi realizada pelo menos a cada 24 meses.

• Os materiais de comunicação ou instruções fornecidos aos trabalhadores para a avaliação. O auditor analisará esses materiais para garantir que esteja claramente indicado que a participação é opcional.

• Um relatório interno que inclua um resumo das principais conclusões da avaliação dos trabalhadores. O relatório também deve detalhar quaisquer planos de ação ou próximos passos identificados para abordar as conclusões.