Ejemplos de evidencia sobre el propósito y la gobernanza de las partes interesadas

GPIP1.1 La empresa establece un propósito público para generar un impacto positivo significativo.

• Declaración de propósito público en la página web de la empresa. Declaración de apoyo si la declaración de propósito no detalla la relevancia y la integración empresarial.

GPIP2.1 La empresa cuenta con un mecanismo para tener en cuenta o involucrar a sus partes interesadas y representar sus intereses en la toma de decisiones.

• Declaración de propósito público en la página web de la empresa. Declaración de apoyo si la declaración de propósito no detalla la relevancia y la integración del negocio.

• Registros de los mecanismos de participación de las partes interesadas, como actas de reuniones, resultados de encuestas o un estatuto para un grupo de trabajo o un consejo asesor con múltiples partes interesadas.

• Registros que demuestren que todas las partes interesadas especificadas (trabajadores, proveedores, clientes, inversores, comunidad, medio ambiente) están representadas en los mecanismos de participación.

GPIP2.2 La empresa cuenta con una política de gobernanza de las partes interesadas.

• Un documento de política de gobernanza de las partes interesadas que incluye descripciones del modelo de gobernanza de las partes interesadas, los criterios de identificación de las partes interesadas, cómo se tienen en cuenta los intereses, cómo se genera valor y los mecanismos de participación.

• Registros que demuestren que todas las partes interesadas especificadas están representadas en los mecanismos de participación directos o indirectos.

• Actas de reuniones o carta formal del máximo órgano de gobierno en la que se aprueba la política.

• Comunicaciones internas (por ejemplo, anuncio por correo electrónico, publicación en la intranet) y un enlace al lugar donde los trabajadores/as pueden acceder a la política.

GPIP2.3 La empresa realiza evaluaciones de la materialidad periódicas para evaluar e identificar temas materiales.

• Informe de evaluación de la materialidad o documentación del proceso que demuestre la participación de todas las partes interesadas especificadas.

• El propio documento de evaluación de la materialidad, que demuestre que abarca cuestiones de derechos humanos y medioambientales y utiliza un enfoque de doble materialidad o de materialidad del impacto.

• El documento de evaluación de la materialidad que explica cómo se establecieron los umbrales y cómo se evaluaron los impactos en función de la gravedad y la probabilidad.

• Informe de evaluación de la materialidad con fecha de los últimos 36 meses y registros de una revisión intermedia con las partes interesadas.

• Actas de reuniones o informes presentados al máximo órgano de gobierno que demuestren su supervisión del proceso de evaluación de la materialidad y la revisión de los resultados.

• Un enlace al informe de impacto anual o a la página web de la empresa donde se pueden consultar públicamente la matriz de materialidad, la metodología y el resumen de la participación de las partes interesadas.

GPIP2.4 La empresa identifica los temas materiales no abordados en los Estándares de B Lab, establece objetivos e informa anualmente sobre los progresos realizados.

• El informe de evaluación de la materialidad o un documento separado en el que se enumeran los temas materiales no cubiertos por los Estándares de B Lab.

• Un documento (por ejemplo, un plan de estrategia o un informe) que enumere al menos un objetivo para cada tema material identificado. 

• Un documento o página web pública que muestre objetivos SMART, integrados en la estrategia de la empresa y aprobados por el máximo órgano de gobierno.

• Un documento en el que se indique quién es responsable de alcanzar cada objetivo (por ejemplo, cargos, nombres de departamentos).

• Informes anuales o una sección específica en el sitio web de la empresa que muestre la divulgación pública de los avances en relación con los objetivos.

• Documentación de los objetivos alcanzados y un nuevo objetivo correspondiente que se ha establecido.

GPIP2.5 La empresa tiene en cuenta a sus partes interesadas a la hora de tomar decisiones sobre dividendos y recompra de acciones.

• Actas de las reuniones del máximo órgano de gobierno relativas a las decisiones sobre dividendos y recompra de acciones, en las que se muestre cómo se han tenido en cuenta los intereses de las partes interesadas.

• Análisis o informes que identifiquen el impacto de las decisiones sobre dividendos y recompra de acciones en las partes interesadas enumeradas (a-f).

• Informes públicos, como el informe anual, que muestren cómo se equilibra la asignación de fondos entre los accionistas y las reinversiones sociales/medioambientales.

GPIP3.1 La empresa cuenta con un procedimiento de quejas accesible al público que permite a las partes interesadas plantear quejas de forma segura y buscar soluciones.

• Un enlace al formulario de queja en la página web de la empresa, o un documento en el que se detalle el mecanismo alternativo de queja (por ejemplo, dirección de correo electrónico, línea directa, política de puertas abiertas).

• El documento del procedimiento de quejas que explica claramente los motivos de aceptación, los pasos del proceso, los plazos y cómo se facilita la Resolución.

• El documento del procedimiento de quejas que detalla los procesos y controles para proteger a las partes interesadas de represalias.

• Informes o registros de comunicación con actualizaciones para el reclamante sobre cada paso del proceso de resolución y su resultado.

GPIP3.2 La empresa realiza un seguimiento de las quejas y asigna la responsabilidad de resolverlas.  

• Un sistema para realizar un seguimiento y supervisar las quejas (por ejemplo, una hoja de cálculo o un software) y resúmenes anuales que detallen el estado y la naturaleza de las quejas.

• Un organigrama o descripción del puesto que identifique al trabajador responsable de gestionar las quejas.

• Registros de las quejas resueltas y cerradas o, si no se ha presentado ninguna, el propio documento del procedimiento de quejas como evidencia de que el mecanismo está en funcionamiento.

GPIP3.3 La empresa cuenta con un procedimiento de quejas accesible al público que permite a las partes interesadas presentar quejas de forma segura y buscar soluciones.

• Un enlace a la página web de la empresa que muestre el procedimiento de quejas publicado en los idiomas pertinentes.

• El documento del procedimiento de quejas que explica los motivos de aceptación, los pasos del proceso y la facilitación de la resolución.

• El documento del procedimiento de quejas que describe los procesos para proteger a las partes interesadas de represalias.

• Informes de comunicación con actualizaciones para el reclamante.

• Registros de las comunicaciones (por ejemplo, correos electrónicos, cartas) enviadas a las principales partes interesadas sobre el procedimiento de quejas.

• El documento del procedimiento de quejas o una política separada que explique cómo se evitan los conflictos de interés en el proceso de toma de decisiones.

GPIP3.4 La empresa realiza un seguimiento de las reclamaciones, asigna la responsabilidad de resolverlas e informa internamente al máximo órgano de gobierno y públicamente a las partes interesadas.

• Un informe interno anual sobre quejas que incluye detalles sobre los casos, una evaluación de la eficacia, las tendencias y los puntos conflictivos identificados, y recomendaciones de mejora.

• Actas de reuniones o un informe presentado al máximo órgano de gobierno, en el que se muestra la presentación por parte del gerente del informe resumido anual sobre reclamaciones.

• Registros de las quejas resueltas o documentación del mecanismo de queja implementado si no se presentaron quejas.

• Un informe público (por ejemplo, en un informe anual o en el sitio web) que incluya todos los datos de los Criterios de Eficacia de los Principios Rectores de las Naciones Unidas (número de quejas, rechazos, resultados, etc.).

GPIP4.1 La empresa cuenta con principios para prácticas de marketing y relaciones públicas responsables.

• Un conjunto documentado de principios para el marketing y relaciones públicas responsables. Puede tratarse de una política interna o de una sección de un código de conducta. El documento debe indicar explícitamente que las afirmaciones deben ser precisas, verificables, respaldadas por datos, veraces y transparentes, y que la empresa sigue directrices éticas para los canales sensibles.

• Evidencias de la comunicación y accesibilidad de los principios de marketing a todos los trabajadores. Puede tratarse de una captura de pantalla de la política en la intranet interna de la empresa, un registro de una sesión de formación obligatoria o un correo electrónico a todos los trabajadores en el que se describan los principios y se indique dónde encontrar la política completa.

GPIP4.2 La empresa cuenta con una política de marketing y relaciones públicas responsables supervisada por el equipo ejecutivo o el máximo órgano de gobierno.

• Una "Política de marketing y relaciones públicas responsables" formal y documentada, aprobada por el equipo ejecutivo o el máximo órgano de gobierno. La política debe definir su alcance, indicar que se aplica a todos los públicos y describir requisitos claros para cualquier persona que participe en actividades de marketing y relaciones públicas. La evidencia de la aprobación podría ser el acta de la reunión o un documento de la política firmado.

• El documento de la política de marketing y relaciones públicas responsables de la empresa. El auditor revisará este documento para asegurarse de que incluye todos los criterios especificados para las declaraciones sociales y medioambientales, como ser preciso, verificable, proporcional, veraz, transparente y utilizar un lenguaje comprensible.

• Un organigrama, una descripción del puesto o un documento interno (por ejemplo, una matriz RACI) que asigne claramente la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de la política de marketing responsable a una persona o función específica dentro del equipo ejecutivo o del máximo órgano de gobierno.

• Registros del proceso utilizado para comunicar la política de marketing responsable a los trabajadores. Esto podría incluir una presentación de diapositivas de una sesión de incorporación, un enlace a la política en un boletín interno o un registro de una verificación de cumplimiento en el que los trabajadores confirman que han leído y comprendido la política.

GPIP5.1 El máximo órgano de gobierno supervisa el propósito de la empresa, su impacto social y medioambiental y las consideraciones de las partes interesadas.

• Actas de las reuniones del consejo de administración o del máximo órgano de gobierno de los últimos 12 meses. Las actas deben incluir un punto específico del orden del día y un debate sobre los progresos de la empresa en cuanto a su propósito público, su desempeño social y medioambiental y la aplicación de la gobernanza de las partes interesadas.

GPIP5.2 Los requisitos para supervisar el propósito de la empresa, su impacto social y medioambiental y las consideraciones de las partes interesadas están consagrados en los términos de referencia del máximo órgano de gobierno.

• Los términos de referencia oficiales por escrito del máximo órgano de gobierno. El auditor revisará este documento para confirmar que establece explícitamente la responsabilidad del órgano de supervisar el propósito público de la empresa, su impacto social y medioambiental y las consideraciones de las partes interesadas.

GPIP5.3 Todos los miembros del equipo ejecutivo tienen al menos un objetivo anual vinculado al desempeño social o medioambiental de la empresa.

• Documentación de la revisión anual del desempeño de cada miembro del equipo ejecutivo. El auditor buscará evidencias de que cada ejecutivo tiene al menos un objetivo anual específico relacionado con el desempeño social o medioambiental de la empresa.

• La documentación de los objetivos vinculados al plan de incentivos. El auditor revisará esta documentación para confirmar que los objetivos son SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos), están vinculados a la estrategia de la empresa y se basan en su evaluación de la materialidad o en los Estándares de B Lab.

GPIP5.4 Si la empresa cuenta con un plan de remuneración incentivada para el equipo ejecutivo, este integra objetivos de desempeño social y medioambiental.

• Documentación del plan de incentivos o remuneración de la empresa. El auditor buscará evidencias de que el plan vincula las recompensas monetarias a objetivos sociales y medioambientales y que estas recompensas se determinan mediante una evaluación anual del rendimiento o una revisión fiscal.

• Registros internos de la empresa, como un documento de DH o un informe de remuneración de ejecutivos, que hagan un seguimiento de los datos anuales sobre el valor de las recompensas monetarias vinculadas a los objetivos de desempeño social y medioambiental como porcentaje del salario de cada ejecutivo.

• Documentación de los objetivos vinculados al plan de incentivos. El auditor revisará esta documentación para confirmar que los objetivos son SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados), están vinculados a la estrategia de la empresa y se basan en su evaluación de la materialidad o en los Estándares de B Lab. El auditor también buscará evidencias de cómo la empresa revisa y actualiza estos objetivos.

GPIP5.5 La empresa incluye objetivos de desempeño social o medioambiental en las evaluaciones de desempeño de los gerentes.

• Documentos de revisión anual del rendimiento o un sistema de establecimiento de objetivos para todos los gerentes. El auditor revisará estos documentos para asegurarse de que cada gerente tiene al menos un objetivo de revisión del rendimiento relacionado con el rendimiento social o medioambiental de la empresa.

• Un documento interno, como una hoja de cálculo, un informe del sistema de gestión del desempeño o una sección dentro de un portal de DH, que documente claramente todos los objetivos sociales y medioambientales de los gerentes.

• Documentación de los objetivos establecidos para los gerentes. El auditor los revisará para asegurarse de que son SMART, están vinculados a la estrategia de la empresa y se basan en una evaluación de la materialidad o en los Estándares de B Lab. El auditor también buscará evidencias de cómo se revisan y actualizan estos objetivos.

GPIP6.1 La empresa informa anualmente y de forma pública sobre su desempeño social y medioambiental, con la aprobación del máximo órgano de gobierno.

• Informe de impacto social y medioambiental de la empresa. El auditor revisará el informe para asegurarse de que incluye los avances en todas las medidas de desempeño social y medioambiental pertinentes, que ha sido aprobado por el máximo órgano de gobierno y que está disponible públicamente en el sitio web de la empresa.

• Si no se dispone de un informe anual, el auditor buscará un informe completo publicado al menos cada dos años. Además, el auditor comprobará el sitio web de la empresa en busca de "actualizaciones provisionales más ligeras" o informes sobre temas específicos que se publiquen anualmente.

GPIP6.2 La empresa informa anualmente y de forma pública sobre su desempeño social y medioambiental utilizando una norma de terceros.

• Un informe de impacto social y medioambiental que indique explícitamente que sigue una norma de terceros (por ejemplo, GRI Reporting o ESRS). El informe también debe ser aprobado por el máximo órgano de gobierno y estar disponible públicamente en el sitio web de la empresa.

• Un informe de impacto social y medioambiental que incluya información detallada sobre los progresos de la empresa en relación con todas las medidas de rendimiento pertinentes. El auditor buscará evidencias de las medidas concretas adoptadas y las estrategias de gestión utilizadas para alcanzar los objetivos sociales y medioambientales.

GPIP6.3 La empresa evalúa la capacidad de los trabajadores para aplicar su estrategia social y medioambiental.

• Un informe interno o un resumen de una evaluación o encuesta de los trabajadores. El informe debe mostrar que la empresa evaluó la comprensión de los trabajadores de la estrategia social y medioambiental de la empresa, su disposición a aplicarla y su percepción de la implementación de la estrategia.

• Documentación de la evaluación del trabajador/a, como la fecha de la encuesta o la fecha del informe, que demuestre que la evaluación se ha realizado al menos cada 24 meses.

• Los materiales de comunicación o las instrucciones proporcionados a los trabajadores para la evaluación. El auditor revisará estos materiales para asegurarse de que se indique claramente que la participación es opcional.

• Un informe interno que incluya un resumen de las principales conclusiones de la evaluación de los trabajadores. El informe también debe detallar cualquier plan de acción o próximos pasos identificados para abordar las conclusiones.