• Introdução
• O propósito da auditoria inicial
• O que significa “Ano 0”
• Antes da auditoria
• Formato das auditorias
• Duração das auditorias
• Durante a auditoria: o que realmente acontece
• Após a auditoria: entregas e próximas etapas
• Resolução de não conformidades
• Finalização da decisão de certificação
• Recursos adicionais

Introdução

Sua auditoria inicial de certificação de Empresa B é um marco fundamental em sua jornada para se tornar uma Empresa B. Embora existam vários tipos de auditorias ao longo do ciclo de certificação de cinco anos, este artigo se concentra na auditoria inicial, ou seja, a primeira auditoria de certificação.

Ele explica todo o processo da auditoria inicial, incluindo o que significam os Requisitos do Ano 0, como funcionam as auditorias remotas e presenciais, os prazos previstos e os relatórios e etapas de acompanhamento que você receberá após a auditoria.

O propósito da auditoria inicial

A auditoria inicial é a primeira avaliação independente, realizada por terceiros, da sua empresa em relação aos padrões do B Lab. Seu objetivo é confirmar que as práticas, políticas e sistemas descritos em sua autoavaliação são precisos e atendem aos requisitos do Ano 0 para sua trilha de certificação.

A auditoria é conduzida por um prestador de serviços de garantia aprovado pelo B Lab, e não pelo próprio B Lab. O B Lab aloca o prestador de serviços de garantia e confirma o escopo da sua certificação, enquanto o prestador de serviços de garantia planeja, conduz e elabora o relatório da auditoria. O prestador de serviços de garantia é responsável por tomar a decisão final sobre a certificação.

O que significa “Ano 0”

Os requisitos dos padrões do B Lab foram concebidos para serem implementados de forma gradual, orientando as empresas em uma jornada de melhoria contínua que se desenrola ao longo dos anos. Os requisitos do Ano 0 são aqueles que se aplicam no início do seu primeiro ciclo de certificação de cinco anos. Esses requisitos se concentram no estabelecimento de bases sólidas, incluindo:

●      Ter governança, políticas e procedimentos adequados em vigor

●      Demonstrar conformidade inicial em todos os Tópicos de impacto relevantes para o seu tamanho, setor e perfil de risco

A auditoria inicial verifica sua conformidade com os sub-requisitos do Ano 0. Sua auditoria inicial não avalia requisitos com datas futuras (como os do Ano 3 ou do Ano 5). Em vez disso, ela verifica se os elementos essenciais já estão em vigor e se seu sistema de gestão de sustentabilidade é capaz de apoiar a melhoria contínua ao longo do tempo. Para mais informações, leia “Alcançando os novos padrões por meio da melhoria contínua”.

Antes da auditoria

Depois de concluir sua autoavaliação, enviar todas as evidências e assinar o Acordo do B Lab, o B Lab aloca seu fornecedor de garantia. Nesse momento, os dados da sua autoavaliação são transferidos do B Impact para a Plataforma de Certificação Digital do B Lab. Trata-se de uma plataforma digital independente do B Impact, projetada para a gestão de sua auditoria de forma autônoma. É nela que você deverá interagir diretamente com seu auditor para agendar a auditoria, receber um relatório de auditoria, sanar quaisquer não conformidades e receber a decisão final sobre sua certificação.

Dentro da plataforma, você precisa criar uma solicitação para sua auditoria e informar sua disponibilidade. A partir daí, você trabalha com seu prestador de serviços de garantia para contratar e planejar sua auditoria.

1. Ambas as partes declaram possíveis conflitos de interesses

Tanto sua empresa quanto o prestador de serviços de garantia devem divulgar qualquer potencial conflito de interesses com relação ao B Lab ou confirmar que não há nenhum. Assim que o prestador de serviços de garantia alocar auditores para sua empresa, você deve divulgar quaisquer relações anteriores ou atuais com os auditores alocados ou confirmar que não há nenhuma.

2. A empresa de garantia desenvolve o plano de auditoria

Seu prestador de serviços de certificação realizará uma avaliação de riscos levando em consideração o histórico de conformidade da sua empresa, o tamanho, o setor e a localização geográfica. Com base no escopo da certificação e nos resultados da avaliação de riscos, o prestador de serviços de certificação irá elaborar e compartilhar com você um plano de auditoria detalhado pelo menos 10 dias úteis antes do início da auditoria. Esse plano descreve:

○    Objetivos, critérios e escopo da auditoria

○    Se a auditoria será remota, presencial ou uma combinação das duas

○    Datas, locais e duração da auditoria; número de visitas aos locais, caso haja vários locais no escopo

○    Funções e responsabilidades dos membros da equipe de auditoria

○    O idioma principal a ser utilizado na auditoria

Depois de revisar e aceitar este plano, você assina o Contrato do Prestador de Serviços de Garantia, e a auditoria pode começar.

3. Sua empresa se prepara para a auditoria. Para garantir um processo de auditoria tranquilo, você deverá:

○      Confirmar a disponibilidade para entrevistas e o acesso à documentação necessária

○      Convidar os principais funcionários para as reuniões de abertura e encerramento e informar as equipes com antecedência

○      Providenciar o acesso ao local, os requisitos de segurança e os espaços para reuniões (para auditorias presenciais)

○      Garantir que a tecnologia adequada esteja disponível para as atividades de auditoria remota

Formato das auditorias

O formato da sua auditoria inicial depende do seu caminho de certificação (com base no tamanho da empresa, no setor e na complexidade). Para a maioria das empresas novas e em recertificação, a primeira auditoria será remota, a menos que o prestador de serviços de garantia identifique um motivo específico para realizar uma visita presencial. Por exemplo, o prestador de serviços de garantia identificou um risco em sua avaliação de riscos que justifica uma visita presencial.

Auditorias remotas

As auditorias remotas geralmente incluem:

●     Uma reunião de abertura (por e-mail, telefone ou videoconferência)

●     Uma análise remota assíncrona de sua autoavaliação e das evidências enviadas

●     Pelo menos uma reunião de auditoria síncrona ao vivo para discutir as constatações, revisar registros confidenciais e solicitar esclarecimentos ou evidências ausentes

●     Uma reunião de encerramento para compartilhar as conclusões (por e-mail, telefone ou videoconferência)

Duração das auditorias

As auditorias iniciais remotas e presenciais são concluídas nos seguintes prazos mínimos:

●      1 a 3 dias úteis para Empresas sem trabalhadores nas trilhas até “Médio”

●      5 a 10 dias úteis para trilhas de tamanho Grande a XX Grande

Para empresas com várias unidades, será necessário um prazo adicional, dependendo do tipo e do número de unidades selecionadas para auditoria pelo prestador de serviços de garantia.

Auditorias no local

As auditorias presenciais ocorrem em duas etapas:

●    Etapa 1 (análise de documentação remota):
O auditor analisa sua autoavaliação e a documentação fornecida para identificar lacunas e avaliar a preparação da sua empresa para a auditoria presencial.

●    Etapa 2 (visita presencial):
A visita presencial é realizada no prazo de três meses após a Etapa 1. A revisão presencial começa com uma reunião de abertura no primeiro dia e termina com uma reunião de encerramento no último dia da auditoria. Para confirmar se as informações fornecidas pela sua empresa estão corretas, os auditores analisam documentos e registros de amostra, percorrem as instalações e observam os processos em ação, além de conduzirem entrevistas (que geralmente incluem conversas com uma amostra de trabalhadores).

Durante a auditoria: o que realmente acontece

Independentemente do formato, sua auditoria incluirá:

●    Reunião de abertura
O auditor confirma o escopo da auditoria e o plano de auditoria, incluindo objetivos, cronogramas e abordagem de comunicação.

●    Análise de evidências
Os verificadores verificam políticas, procedimentos, registros e exemplos de implementação. Isso pode incluir a amostragem de documentos ou registros.

●    Entrevistas e observações
Os auditores podem conversar com a liderança, gerentes e trabalhadores para entender como as práticas funcionam na realidade, e não apenas no papel.

●    Reunião de encerramento
O auditor compartilha as conclusões iniciais e as não conformidades, além de delinear os próximos passos. Essa é uma oportunidade para você fornecer evidências adicionais a fim de esclarecer e sanar quaisquer não conformidades identificadas. Esse também é o momento de fazer perguntas e esclarecer expectativas.

Após a auditoria: entregas e próximas etapas

No prazo de 30 dias corridos a partir da reunião de encerramento, sua entidade de garantia enviará dois principais resultados para a Plataforma de Certificação Digital do B Lab:

1. Relatório de auditoria

            Este relatório documenta:

●      Em que aspectos sua empresa está em conformidade com os Padrões do B Lab

●      Os pontos em que foram identificadas não conformidades

●      As evidências analisadas para fundamentar essas conclusões

Relatório de ações corretivas

O relatório de ações corretivas é uma parte do relatório de auditoria que lista quaisquer não conformidades menores ou graves e explica o que precisa ser resolvido para seguir em frente. Para obter mais informações sobre o que constitui uma não conformidade menor ou grave, leia “Não conformidades graves x menores: o que elas significam para o seu status de certificação”.

As não conformidades têm como objetivo esclarecer as expectativas e apoiar a melhoria, não “reprovar” as Empresas.

Após receber o relatório de auditoria, você deverá resolver as não conformidades, e a entidade de garantia tomará a decisão final sobre a certificação.

Resolução de não conformidades

Você receberá instruções claras e prazos para responder às não conformidades identificadas no relatório de ações corretivas, incluindo a realização de análise de causa raiz e o envio de evidências das ações corretivas, quando necessário. Para orientações sobre como resolver não conformidades de maneira eficaz, leia “Como elaborar um plano de ações corretivas eficaz para auditorias das Empresas B”.

Para auditorias iniciais, as não conformidades graves devem ser sanadas no prazo de seis meses a partir do relatório de ações corretivas para que haja uma decisão positiva de certificação.

Não há consequências por não resolver não conformidades menores em uma auditoria inicial. No entanto, se uma não conformidade menor não for resolvida até a próxima auditoria, ela será reclassificada como uma não conformidade grave. Para obter mais informações sobre não conformidades e prazos, leia “Não conformidades graves x não conformidades menores: o que elas significam para o seu status de certificação”.

Finalização da decisão de certificação

Assim que as não conformidades graves forem sanadas e as documentação de respaldo verificadas, o fornecedor de garantia tomará uma decisão de certificação e comunicará essa decisão (incluindo a emissão de um certificado, no caso de uma decisão positiva) à sua empresa no prazo de 10 dias úteis a partir do fechamento das não conformidades.

Assim que o fornecedor de garantia emitir seu certificado, o B Lab volta a entrar em cena. O próximo passo será a assinatura do Acordo de Licença. A assinatura deste contrato é a chave que garante seu direito oficial de usar a marca de Empresa B em seus produtos e em suas ações de marketing. Por fim, o perfil da sua empresa será publicado no diretório global do B Lab.

Para saber mais sobre o processo de auditoria, consulte o Guia do Usuário do B Impact.

Para as Empresas B que estão se recertificando pela primeira vez, consulte nosso Guia de Recertificação para os padrões V2.

Recursos adicionais

• Dicas para se preparar para a sua auditoria
• Perguntas frequentes – Com que frequência minha empresa será auditada?
• Perguntas frequentes – Em que consiste a auditoria remota?
• Perguntas frequentes – Em que consiste a auditoria presencial?
• Perguntas frequentes – Quais são os prazos de espera nas etapas da auditoria?