• Introdução
• Prepare a sua equipe
• Prepare a sua documentação
• Conheça o seu plano de auditoria
• Conheça os seus prazos

  
  

Introdução

Chegar à etapa de auditoria da Certificação de Empresa B é um passo significativo em sua jornada de certificação. A auditoria é uma avaliação independente, realizada por um prestador de serviços de garantia aprovado pelo B Lab, para verificar se as políticas, práticas e sistemas da sua empresa atendem aos requisitos dos Padrões do B Lab.

Embora o processo de auditoria possa parecer complexo, uma preparação cuidadosa pode ajudá-lo a se sentir confiante durante todo o processo. Este artigo apresenta dicas e orientações para se preparar para uma auditoria com base nos padrões do B Lab. Para obter mais informações sobre o processo de auditoria, leia o artigo ‘’O que esperar da sua auditoria do Ano 0’’.

Prepare a sua equipe

O bom andamento de uma auditoria depende não apenas de uma documentação sólida, mas também do envolvimento das pessoas certas desde o início. A formação de uma equipe interna multifuncional ajuda a garantir que as informações sejam precisas, completas e reflitam a forma como sua empresa realmente opera.

Isso normalmente inclui:

●    Um representante do conselho ou da governança que possa oferecer uma perspectiva de supervisão e acesso à aprovação do conselho, atas de reuniões e documentação de governança

●    Um representante de recursos humanos para dar suporte aos requisitos relacionados a pessoas, como dados de funcionários, contratos e políticas do local de trabalho

●    Um líder de finanças ou operações que compreenda os sistemas, controles e acompanhamento de dados

Em muitas empresas, um líder de sustentabilidade ou impacto desempenha um papel central de coordenação, ajudando a interpretar os padrões, alinhar as evidências entre as equipes, acompanhar o progresso e garantir que os compromissos sejam colocados em prática. Para empresas menores, a equipe de auditoria pode ser composta por apenas uma ou duas pessoas que desempenham várias funções. O mais importante é garantir que as pessoas envolvidas compreendam as partes relevantes do negócio, tenham acesso à documentação necessária e estejam disponíveis para participar de entrevistas. A definição clara de responsabilidades, a coordenação antecipada e a reserva de tempo dedicado costumam ser mais importantes do que o tamanho da equipe.

Prepare a sua documentação

A documentação é fundamental para o processo de auditoria. Espera-se que as empresas forneçam evidências que demonstrem a conformidade com cada sub-requisito aplicável dos Padrões do B Lab. Toda a documentação é enviada durante a fase de autoavaliação, e fazer isso com antecedência ajuda a garantir que suas respostas sejam precisas, consistentes e bem fundamentadas. Para orientações sobre como enviar documentos, consulte o artigo “Como enviar documentos na autoavaliação”.

No entanto, o período de auditoria também oferece uma oportunidade para resolver quaisquer gaps remanescentes ou esclarecimentos. Se um documento for muito confidencial para ser enviado, você pode deixar um comentário no B Impact, no sub-requisito relevante, para indicar que ele será compartilhado durante as auditorias presenciais; nesse momento, ele deverá estar prontamente disponível para apresentação.Antes da auditoria, revise tanto os critérios de conformidade quanto os critérios de esclarecimento de conformidade para cada sub-requisito aplicável. Esses critérios são vinculativos e descrevem o que os auditores irão verificar. Eles estão disponíveis nos PDFs dos Padrões do B Lab e na Autoavaliação no B Impact.

Ao preparar a documentação de apoio, considere o seguinte:

●      Integralidade – A documentação aborda todos os elementos dos Critérios de conformidade e dos Critérios de esclarecimento de conformidade?

●      Relevância – As evidências se relacionam claramente com o requisito específico que está sendo avaliado?

●      Integração – A documentação demonstra que o requisito é implementado de forma significativa, em vez de ser abordado de maneira superficial ou apenas para “marcar a caixa”?

As evidências podem assumir diversas formas, incluindo:

●      Políticas e procedimentos

●      Contratos e acordos

●      Compromissos e declarações públicas

●      Aprovações da liderança ou de órgãos de governança

●      Estratégias, planos e roteiros

●      Avaliações, processos de monitoramento e análises

●      Acompanhamento de dados e registros de desempenho

●      Informações disponíveis ao público, como páginas de sites ou relatórios

Para exemplos de evidências para cada sub-requisito, consulte os artigos  “Exemplos de evidências para os Padrões”.

Problemas comuns relacionados à documentação incluem informações ausentes, o envio de documentos que não atendem diretamente aos requisitos ou a adoção de políticas que não estão incorporadas às práticas reais da empresa. Dedicar tempo para mapear claramente cada elemento de evidência ao requisito relevante pode reduzir significativamente as perguntas de acompanhamento durante a auditoria.

Conheça o seu plano de auditoria

Depois que a autoavaliação preenchida com a documentação for enviada, o foco passa da preparação para o envolvimento ativo durante a auditoria. Organização, disponibilidade e comunicação são fundamentais para uma experiência tranquila. Seu prestador de serviços de garantia irá compartilhar o plano de auditoria pelo menos 10 dias úteis antes do início da auditoria. A auditoria começa assim que o plano for acordado entre sua empresa e o prestador de serviço de garantia. Reserve um tempo para analisar o plano cuidadosamente, a fim de entender o que esperar.

O plano de auditoria descreve:

●      O escopo da auditoria, incluindo os Padrões do B Lab a serem auditados (Ano 0, 3, 5)

●      Se a auditoria será remota, presencial ou uma combinação das duas

●      Datas, duração e número de visitas às instalações (caso haja várias instalações dentro do escopo da certificação)

●      Funções e responsabilidades dos membros da equipe de auditoria

Com base nos detalhes do plano de auditoria, você pode começar a planejar a logística.

●      Confirme a disponibilidade dos entrevistados e o acesso aos documentos.

●      Identifique os funcionários relevantes para manter informados e estabeleça um canal para compartilhar comunicações e atualizações.

●      Convide o pessoal relevante para participar das reuniões.

●      Providencie a disponibilidade de guias durante as visitas ao local.

●      Confirme quaisquer requisitos de saúde e segurança para visitantes.

●      Disponibilize instalações do escritório (incluindo espaço e salas de reunião) para a realização de entrevistas e análise de informações.

●      Providencie os recursos tecnológicos adequados para quaisquer atividades remotas.

●      Providencie qualquer equipamento de proteção individual de que os auditores possam precisar ao visitar os locais

●      Reserve tempo para orientações e apresentações.

●      Informe toda a equipe sobre os detalhes da auditoria.

Conheça os seus prazos

Compreender os prazos da auditoria ajudará você a planejar os recursos e evitar atrasos. As auditorias remotas geralmente são concluídas em até 10 dias úteis para empresas sem trabalhadores nas trilhas de certificação de pequenas a médias e em até 15 dias úteis para as trilhas de certificação de Grandes a XX Grandes. Para empresas com várias unidades (multi-site), é necessário tempo adicional para auditar o número de unidades selecionadas no plano de auditoria. Dados os prazos curtos, é importante ter equipes disponíveis para responder rapidamente às solicitações e fornecer a documentação que possa ser solicitada pelo auditor.

As auditorias presenciais podem ser realizadas em uma ou duas etapas. Quando se utiliza uma abordagem em duas etapas, uma análise documental remota (Etapa 1) é seguida por uma visita presencial (Etapa 2), normalmente dentro de três meses.

Após a reunião de encerramento, o fornecedor de garantia envia o relatório de auditoria e o relatório de ações corretivas para a Plataforma de auditoria no prazo de 30 dias corridos. Você receberá prazos claros para resolver quaisquer não conformidades identificadas. As não conformidades graves devem ser resolvidas dentro do prazo especificado de seis meses após o recebimento do relatório de ações corretivas para que a certificação prossiga, enquanto as não conformidades leves devem ser resolvidas até a próxima auditoria. Para obter mais informações sobre os prazos para sanar não conformidades, consulte o artigo “O que as não conformidades graves e leves significam para o seu status de certificação”.