• Introducción
• Prepare a su equipo
• Prepare su documentación
• Conozca su plan de auditoría
• Conozca sus plazos

Introducción

Llegar a la etapa de auditoría de la certificación de Empresa B es un paso significativo en su camino hacia la certificación/recertificación. La auditoría es una revisión independiente, realizada por un proveedor de garantía aprobado por B Lab, para verificar que las políticas, prácticas y sistemas de su empresa cumplen con los requisitos de los Estándares de B Lab V2.

Aunque el proceso de auditoría puede parecer complejo, una preparación minuciosa puede ayudarle a sentirse seguro durante todo el camino. Este artículo recorre los pasos y la orientación necesaria para prepararse para una auditoría bajo los Estándares de B Lab V2. Para obtener más información sobre el proceso, lea: Qué esperar de su auditoría inicial de Certificación de Empresa B.

Prepare a su equipo

Una auditoría fluida no depende solo de contar con una documentación sólida, sino de tener a las personas adecuadas involucradas desde el inicio. Formar un equipo interno multifuncional ayuda a garantizar que la información sea precisa, completa y refleje cómo opera realmente su empresa. 

Esto incluye normalmente a:

• Un representante del directorio o del órgano de gobierno que pueda aportar una perspectiva de supervisión y facilitar el acceso a las aprobaciones del directorio, las actas de reuniones y la documentación de gobernanza. 
• Un representante de Recursos Humanos para dar soporte a los requisitos relacionados con las personas, tales como datos de empleados, contratos y políticas de lugar de trabajo.
• Un líder de finanzas u operaciones que comprenda los sistemas, los controles y el seguimiento de datos.
  
  

En muchas empresas, un responsable de sostenibilidad o impacto desempeña un papel central de coordinación, ayudando a interpretar los estándares, alinear la evidencia entre los equipos, realizar un seguimiento del progreso y garantizar que los compromisos se traduzcan en la práctica.

Para las empresas más pequeñas, el equipo de auditoría puede ser de solo una o dos personas que cubren múltiples funciones. Lo que más importa es asegurar que las personas involucradas comprendan las partes relevantes del negocio, puedan acceder a la documentación requerida y estén disponibles para participar en las entrevistas. La definición clara de responsabilidades, la coordinación temprana y el tiempo dedicado suelen ser más importantes que el tamaño del equipo.

Prepare su documentación

La documentación es fundamental para el proceso de auditoría. Se espera que las empresas proporcionen evidencia que demuestre el cumplimiento de cada subrequisito aplicable de los Estándares de B Lab. Toda la documentación se carga durante la fase de autoevaluación, y hacerlo con anticipación ayuda a garantizar que sus respuestas sean precisas, coherentes y estén bien respaldadas. Para obtener orientación sobre cómo cargar documentos, consulte el artículo Cómo cargar documentos en la autoevaluación.

Sin embargo, el período de auditoría también ofrece una oportunidad para abordar cualquier brecha pendiente o aclaración. Si un documento es demasiado sensible para cargarlo, puede dejar un comentario en B Impact, en el subrequisito correspondiente, para indicar que lo compartirá durante las sesiones de auditoría en vivo. En ese momento, debe tenerlo disponible para presentarlo.

Antes de la auditoría, revise tanto los Criterios de Cumplimiento como los Criterios de Cumplimiento Aclaratorios para cada subrequisito aplicable. Estos criterios son vinculantes y describen lo que los auditores verificarán. Están disponibles en los PDF de los Estándares de B Lab y dentro de la Autoevaluación en B Impact.

Al preparar la documentación de respaldo, considere lo siguiente:

• Integridad – ¿Aborda la documentación todos los elementos de los Criterios de Cumplimiento y de los Criterios Aclaratorios?
• Relevancia – ¿Se relaciona la evidencia claramente con el requisito específico que se está evaluando?
• Integración – ¿Demuestra la documentación que el requisito se ha implementado de manera significativa, en lugar de abordarse de forma superficial o como un “simple trámite”?

La evidencia puede adoptar muchas formas, incluyendo:

• Políticas y procedimientos
• Contratos y acuerdos
• Compromisos y declaraciones públicas
• Aprobaciones de la dirección o de los órganos de gobierno
• Estrategias, planes y hojas de ruta
• Evaluaciones, procesos de seguimiento y análisis
• Seguimiento de datos y registros de desempeño
• Información disponible públicamente, como páginas de sitios web o informes

Para ver ejemplos de evidencia para cada subrequisito, consulte los artículos sobre ejemplos de evidencia para los Estándares:  Ejemplos de evidencia para los Estándares V2.

Los problemas comunes de documentación incluyen información faltante, el envío de documentos que no abordan directamente el requisito o la adopción de políticas que no están integradas en las prácticas reales de la empresa. Tomarse el tiempo para vincular claramente cada evidencia con el requisito correspondiente puede reducir significativamente las preguntas de seguimiento durante la auditoría. 

Conozca su plan de auditoría

Una vez que se presenta la autoevaluación completa con la documentación, el enfoque cambia de la preparación a la participación activa durante la auditoría. La organización, la disponibilidad y la comunicación son claves para una experiencia fluida. Su proveedor de garantía compartirá el plan de auditoría al menos 10 días hábiles antes de que comience la auditoría. La auditoría comienza una vez que su empresa y el proveedor de garantía han acordado el plan de auditoría. 

Tómese el tiempo para revisar el plan cuidadosamente para que comprenda qué esperar.

El plan de auditoría detalla:

• El alcance de la auditoría, incluidos los Estándares de B Lab que se auditarán (Año 0, 3, 5)
• Si la auditoría será remota, presencial o una combinación de ambas
• Fechas, duración y el número de visitas a las instalaciones (si tiene múltiples sedes dentro del alcance de su certificación)
• Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo de auditoría

Basándose en los detalles del plan de auditoría, puede comenzar a planificar la logística:

• Confirmar la disponibilidad de los entrevistados y el acceso a los documentos.
• Identificar al personal relevante para mantenerlo informado y establecer un canal para compartir comunicaciones y actualizaciones.
• Invitar al personal pertinente a asistir a las reuniones.
• Organizar que haya guías disponibles durante las visitas presenciales.
• Confirmar cualquier requisito de salud y seguridad para los visitantes.
• Poner a disposición las instalaciones de la oficina (incluidos espacios y salas de reuniones) para realizar entrevistas y revisar información.
• Disponer de los medios tecnológicos adecuados para cualquier actividad remota.
• Gestionar cualquier equipo de protección personal que los auditores puedan necesitar al visitar las instalaciones.
• Asignar tiempo para inducciones y presentaciones.
• Informar a todo el personal sobre los preparativos de la auditoría.

Conozca sus plazos

Comprender los plazos de la auditoría le ayudará a planificar los recursos y evitar retrasos.

Las auditorías remotas generalmente se completan en un plazo de 10 días hábiles para empresas en los segmentos de certificación desde Empresas sin Trabajadores hasta Medianas, y hasta 15 días hábiles para los segmentos de certificación de Grandes a XX Grandes. Para las empresas con múltiples sedes, se requiere tiempo de auditoría adicional para auditar el número de sitios muestreados en el plan de auditoría. Dados los plazos breves, es importante contar con equipos disponibles para responder a las solicitudes rápidamente y proporcionar la documentación que el auditor pueda solicitar.

Las auditorías presenciales pueden realizarse en una o dos etapas. Cuando se utiliza un enfoque de dos etapas, a una revisión documental remota (Etapa 1) le sigue una visita presencial (Etapa 2), normalmente en un plazo de tres meses.

Después de la reunión de cierre, el proveedor de garantía carga el Informe de Auditoría y el Informe de Acciones Correctivas en la Plataforma B Audit dentro de los 30 días calendario. Se le indicarán plazos claros para abordar cualquier no conformidad identificada. Las no conformidades mayores deben cerrarse dentro del plazo establecido de seis meses después de recibir el Informe de Acciones Correctivas para que el proceso de certificación pueda avanzar, mientras que las no conformidades menores deben cerrarse a más tardar en la siguiente auditoría.  Para obtener más información sobre los plazos para cerrar las no conformidades, consulte el artículo "¿Cómo abordar las no conformidades mayores y menores?".