• El propósito de la auditoría inicial
• Qué significa el "Año 0"
• Antes de la auditoría
• Formato de las auditorías
• Duración de las auditorías
• Durante la auditoría: qué sucede realmente
• Después de la auditoría: entregables y próximos pasos
• Gestión de No Conformidades
• Finalización de la decisión de certificación

Tu auditoría inicial de Certificación de Empresa B es un hito clave en tu camino para convertirte en una Empresa B. Aunque existen varios tipos de auditorías a lo largo del ciclo de certificación de cinco años, este artículo se centra en la auditoría inicial o de primera certificación.

Explica la experiencia completa de la auditoría inicial, incluyendo qué significan los requisitos del Año 0, cómo funcionan las auditorías remotas y presenciales, los cronogramas esperados y los informes y pasos de seguimiento que recibirás tras la auditoría.

El propósito de la auditoría inicial

La auditoría inicial es la primera revisión independiente realizada por un tercero sobre tu empresa frente a los estándares de B Lab. Su objetivo es confirmar que las políticas, prácticas y sistemas descritos en tu autoevaluación son precisos y cumplen con los requisitos del Año 0 para tu segmento de certificación.

La auditoría es realizada por un proveedor de aseguramiento aprobado por B Lab, no por B Lab directamente. B Lab asigna al proveedor y confirma el alcance de tu certificación, mientras que el proveedor planifica, realiza e informa sobre la auditoría. El proveedor de aseguramiento es responsable de tomar la decisión final de certificación.

Qué significa el "Año 0"

Los requisitos de los estándares de B Lab están diseñados para implementarse de forma escalonada, guiando a las empresas en un viaje de mejora continua. Los requisitos del Año 0 son los que se aplican al inicio de tu primer ciclo de certificación de cinco años. Estos requisitos se centran en establecer bases sólidas, que incluyen:

• Contar con gobernanza, políticas y procedimientos adecuados.

• Demostrar la conformidad inicial en los Temas de Impacto relevantes según tu tamaño, sector y perfil de riesgo.

La auditoría inicial verifica el cumplimiento frente a los sub-requisitos del Año 0. No evalúa requisitos con fechas futuras (como los del Año 3 o Año 5). En su lugar, verifica que lo esencial esté implementado ahora y que tu sistema de gestión de sostenibilidad (SGS) pueda respaldar la mejora continua. Para más información, lee Mejora continua en Estándares V2.

Antes de la auditoría

Una vez completada la autoevaluación, cargada la evidencia y firmado el Acuerdo de B Lab, se asignará un proveedor de aseguramiento. En este punto, tus datos se transfieren de B Impact a la Plataforma Digital de Certificación de B Lab, diseñada para gestionar la auditoría de forma independiente. Aquí interactuarás directamente con el auditor para programar la reunión de auditoría, recibir informe de auditoría, cerrar cualquier no conformidades y recibir la decisión final de la certificación.

Dentro de la plataforma, debe crear una solicitud para su auditoría y compartir su disponibilidad. A partir de aquí, trabajará con su proveedor de aseguramiento para contratar y planificar su auditoría 

1. Ambas partes deben declarar posibles conflictos de intereses

Tanto su empresa como el proveedor de aseguramiento deben declarar cualquier posible conflicto de intereses a B Lab, o confirman que no existe ninguno. Una vez que el proveedor de aseguramiento asigna auditores a su empresa, usted revela cualquier relación previa o existente con los auditores asignados, o confirma que no existe ninguna.

2. El proveedor de aseguramiento desarrolla el plan de auditoría

Su proveedor de aseguramiento realizará una evaluación de riesgos considerando el historial de cumplimiento de su empresa, la complejidad de su tamaño, el sector y la ubicación geográfica. Basándose en el alcance de su certificación y en los resultados de la evaluación de riesgos, el proveedor de aseguramiento desarrollará y compartirá con usted un Plan de Auditoría detallado al menos 10 días hábiles antes de que comience la auditoría. Este plan describe:

• Objetivos, criterios y alcance de la auditoría

• Si la auditoría será remota, presencial o una combinación de ambas

• Fechas, sitios y duración de la auditoría; número de visitas a las instalaciones si tiene varios sitios dentro del alcance

• Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor

• El idioma principal que se utilizará en la auditoría

Una vez que revise y acepte este plan, firmará el Acuerdo del Proveedor de Aseguramiento y la auditoría podrá comenzar.

3. Su empresa se prepara para la auditoría.

Para asegurar un proceso de auditoría fluido, usted deberá:

• Confirmar la disponibilidad para entrevistas y el acceso a la documentación requerida

• Invitar al personal clave a las reuniones de apertura y cierre e informar a los equipos con antelación

• Organizar el acceso al sitio, los requisitos de seguridad y los espacios de reunión (para auditorías presenciales)

• Asegurarse de que la tecnología adecuada esté en funcionamiento para las actividades de la auditoría remota

Formato de las auditorías

El formato de su auditoría inicial depende de su segmento (track) de certificación (basada en el tamaño, sector y complejidad de la empresa). Para la mayoría de las empresas nuevas y en proceso de recertificación, su primera auditoría será remota, a menos que el proveedor de aseguramiento identifique una razón específica para acudir al sitio. Por ejemplo, que el proveedor de aseguramiento identifique un riesgo en su evaluación de riesgos que justifique una visita presencial.

Auditorías remotas

Las auditorías remotas suelen incluir:

• Una reunión de apertura (vía correo electrónico, teléfono o videoconferencia)

• Una revisión remota asincrónica de su autoevaluación y de la evidencia cargada

• Al menos una reunión de auditoría síncrona en vivo para discutir hallazgos, revisar registros confidenciales y solicitar aclaraciones o evidencia faltante

• Una reunión de cierre para compartir los hallazgos (vía correo electrónico, teléfono o videoconferencia)

Duración de las auditorías

Las auditorías iniciales remotas y presenciales se completan dentro de las siguientes duraciones mínimas:

• 1 a 3 días hábiles para empresas sin trabajadores hasta medianas.

• 5 a 10 días hábiles para empresas de tamaño grande a XX grande.

Para empresas con múltiples sedes, se aplicará tiempo adicional dependiendo del tipo y número de sitios seleccionados para la auditoría por el Proveedor de Aseguramiento.

Auditorías presenciales

Las auditorías presenciales ocurren en dos etapas:

• Etapa 1 (revisión remota):
  El auditor revisa su autoevaluación y documentación para identificar brechas y evaluar la preparación de su empresa para la auditoría presencial.

• Etapa 2 (visita presencial):
  La visita presencial se realiza dentro de los tres meses posteriores a la Etapa 1. La revisión presencial comienza con una reunión de apertura el primer día y finaliza con una reunión de cierre el último día de la auditoría. Para confirmar que la información proporcionada por su empresa es precisa, los auditores revisan documentos y muestras de registros, recorren las instalaciones y observan los procesos en acción, y realizan entrevistas (que a menudo incluyen hablar con una muestra de trabajadores).

Durante la auditoría: qué sucede realmente

Independientemente del formato, su auditoría incluirá:

• Reunión de apertura
  El auditor confirma el alcance y el plan de la auditoría, incluidos los objetivos, los plazos y el enfoque de comunicación.

• Revisión de evidencia
  Los auditores verifican políticas, procedimientos, registros y ejemplos de implementación. Esto puede incluir el muestreo de documentos o registros.

• Entrevistas y observaciones
  Los auditores pueden hablar con el equipo directivo, gerentes y trabajadores para entender cómo funcionan las prácticas en la realidad, no solo en el papel.

• Reunión de cierre
  El auditor comparte los hallazgos iniciales y las no conformidades, y describe los siguientes pasos. Esta es una oportunidad para que usted proporcione evidencia adicional para aclarar y cerrar cualquier no conformidad identificada. También es el momento de hacer preguntas y aclarar expectativas.

Después de la auditoría: entregables y próximos pasos

Dentro de los 30 días posteriores a la reunión de cierre, su proveedor de aseguramiento cargará dos entregables clave en la Plataforma Digital de Certificación de B Lab:

1. Informe de auditoría

Este informe documenta:

• En qué puntos su empresa cumple con los Estándares de B Lab

• Dónde se identificaron no conformidades

• La evidencia revisada para sustentar estas conclusiones

2. Informe de acciones correctivas

El informe de acciones correctivas es una parte del informe de auditoría que enumera cualquier no conformidad menor o mayor y explica qué debe abordarse para avanzar. Para obtener más información sobre lo que constituye una no conformidad menor o mayor, lea No conformidades mayores vs. menores: qué significan para el estado de tu certificación..

Las no conformidades tienen como fin aclarar las expectativas y apoyar la mejora, no "reprobar" a las empresas.

Tras recibir el informe de auditoría, usted abordará las no conformidades y el proveedor de aseguramiento finalizará la decisión de certificación. 

Gestión de No Conformidades

Se le proporcionarán instrucciones claras y plazos para responder a las no conformidades identificadas en el informe de acciones correctivas, lo que incluye realizar un análisis de causa raíz y presentar evidencia de las acciones correctivas donde sea necesario. Para obtener orientación sobre cómo abordar eficazmente las no conformidades, lea Cómo elaborar un plan de acción correctiva eficaz para auditorías de Empresa B.

Para las auditorías iniciales, las no conformidades mayores deben cerrarse dentro de los seis meses posteriores al informe de acciones correctivas para obtener una decisión de certificación positiva.

No hay consecuencias por no cerrar las no conformidades menores en una auditoría inicial. Sin embargo, si una no conformidad menor no se cierra para la siguiente auditoría, se elevará a la categoría de no conformidad mayor. Para obtener más información sobre las no conformidades y los plazos, lea No conformidades mayores vs. menores: qué significan para el estado de tu certificación..

Finalización de la decisión de certificación

Una vez que se hayan cerrado las no conformidades mayores y se haya verificado la evidencia del cierre, el proveedor de aseguramiento tomará una decisión de certificación y comunicará esta decisión a su empresa (incluyendo la emisión de un certificado en caso de una decisión positiva) dentro de los 10 días hábiles posteriores al cierre de las no conformidades.

Una vez que el Proveedor de Aseguramiento emita su certificado, B Lab interviene de nuevo. Le invitaremos a firmar el Acuerdo de Licencia de B Lab. Firmar esto es la clave que desbloquea su derecho oficial a utilizar el logotipo de B Corp en sus productos y marketing. Finalmente, el perfil de su empresa se publicará en el directorio global de B Lab.