Cómo elaborar un Plan de Acción Correctiva para las auditorías de Empresa B

Modificado el Mie, 8 Abr a 1:48 P. M.

Este artículo explica qué es un plan de acción correctiva para las auditorías de Certificación de Empresa B, cuándo podrías necesitar crear uno y cómo elaborarlo. Este artículo está dirigido a empresas (tanto aspirantes como ya certificadas como Empresas B) que hayan recibido no conformidades durante su auditoría bajo los Estándares de B Lab V2 en adelante, y que necesiten responder a través de la plataforma de auditoría de terceros.

Para cerrar las no conformidades identificadas durante el proceso de auditoría, se requiere que presentes un plan de acción correctiva y evidencia de su implementación al proveedor de aseguramiento, quien verificará que el plan aborde de manera efectiva la causa raíz de la no conformidad y que la evidencia de implementación sea suficiente para verificar su cierre.

¿Qué es un plan de acción correctiva en la auditoría de Empresa B?

Después de cada auditoría (inicial, de seguimiento, del tercer año, de recertificación o especial), el auditor comparte dos documentos clave a través de la sección de auditoría:

Un informe de auditoría, que registra la evidencia de conformidad y no conformidad con respecto a los Estándares de B Lab aplicables.
Un informe de acción correctiva, que enumera todas las no conformidades mayores y menores identificadas durante la auditoría.

Para resolver las no conformidades identificadas en el informe de acciones correctivas, su empresa debe presentar un plan de acción correctiva al auditor a través de la sección de auditoría. Para cada no conformidad, el plan debe incluir:

Análisis de causa raíz (RCA) – la causa subyacente del problema.
Corrección – remediación a corto plazo de todos los casos actuales de no conformidad.
Acción correctiva – solución a largo plazo para eliminar la causa raíz y prevenir su recurrencia.
Cronograma – fechas e hitos para la implementación y para la presentación de evidencias.
Evidencia de implementación – documentos o registros que demuestren lo que se ha realizado.

¿Cuándo aplica esto?

Cuando el auditor plantea no conformidades en el informe de acciones correctivas, usted debe presentar un plan de acción correctiva para resolverlas.

Para auditorías iniciales
- Las no conformidades mayores deben resolverse dentro de los 6 meses posteriores al informe de acción correctiva. De lo contrario, el proveedor de aseguramiento emitirá una decisión de certificación negativa.
- Para las no conformidades menores, se debe presentar un plan de acción correctiva dentro de los 2 meses posteriores al informe de acción correctiva. Sin embargo, la evidencia de implementación puede presentarse en la siguiente auditoría para dar tiempo a las empresas a implementar las acciones correctivas y aún así obtener la certificación de Empresa B.
Para auditorías de seguimiento, del Año 3, de recertificación o excepcionales
- Las no conformidades mayores deben resolverse dentro de los 3 meses posteriores al informe de acción correctiva. De lo contrario, el proveedor de aseguramiento puede suspender la certificación por un período de hasta seis meses. Para la recertificación, una empresa puede recertificarse con una no conformidad mayor abierta siempre que haya presentado un plan de acción correctiva.
- Las no conformidades menores de una auditoría anterior que no hayan sido resueltas se reclasificarán como mayores.

Cómo documentar un plan de acción correctiva

Paso 1 – Comprender cada hallazgo

Revise cada no conformidad, asegurándose de entender claramente el hallazgo y las brechas subyacentes.
Consulte los Estándares de B Lab pertinentes (incluyendo los requisitos de los Temas de Impacto, cuando corresponda) para comprender qué se requiere y cómo cerrar estas brechas.

Paso 2 – Realizar un análisis de causa raíz*

Para cada no conformidad:

Describa el problema en términos objetivos (qué, dónde, quién, cuándo).
Identifique si la causa raíz es principalmente física (herramientas/infraestructura), humana (habilidades, capacitación, capacidad) u organizacional (políticas, procesos, gobernanza).
Resuma la causa raíz con claridad en el plan de acción correctiva.

Puede utilizar la técnica de los "5 Por qués" para ir más allá de la causa superficial e identificar la causa raíz real de un hallazgo. Por ejemplo, si los residuos peligrosos se mezclaron con la basura general:

¿Por qué? Las etiquetas de los contenedores se cayeron.
¿Por qué? Eran etiquetas de papel pegadas con cinta a contenedores exteriores.
¿Por qué? No teníamos presupuesto para señalización metálica permanente.
¿Por qué? La gestión de residuos no estaba incluida en el presupuesto de mantenimiento del sitio.

Causa raíz: Una brecha en el proceso de presupuesto, no simplemente "etiquetas malas".

Para empresas con múltiples sedes, una no conformidad puede originarse en una ubicación específica. En este caso, la empresa debe evaluar si el problema refleja:

Un fallo en la política o el proceso en sí mismo (es poco claro, incompleto o no es adecuado para su propósito), o
Un fallo del sistema de gestión para implementar de manera consistente dicha política o proceso en todas las sedes.

El plan de acción correctiva debe indicar claramente cuál de estos es la causa raíz y describir cómo la empresa la abordará (por ejemplo, revisando la política, fortaleciendo el despliegue y la capacitación, mejorando el monitoreo en todas las sedes, o una combinación de estas medidas).

Paso 3 – Definir correcciones (soluciones a corto plazo)

Especifique qué hará de inmediato para que la práctica actual cumpla con la conformidad (por ejemplo: corregir todos los contratos de trabajo afectados que se identificaron como no conformes, actualizar el equipo de seguridad en todos los sitios dentro del alcance, corregir los datos ambientales reportados erróneamente).
Asigne a una persona responsable y una fecha de vencimiento para abordar los problemas a corto plazo, y enumere la evidencia que proporcionará para demostrar que la corrección ha sido implementada (por ejemplo: política actualizada, contratos firmados, registros de asistencia a capacitaciones).

Paso 4 – Definir acciones correctivas (soluciones a largo plazo)

Describe los cambios que evitarán la recurrencia: nuevas o revisadas políticas, procedimientos, controles internos, programas de formación, roles y responsabilidades, auditorías internas o mecanismos de monitoreo.
Explica cómo estas acciones se integrarán en tu sistema de gestión de sostenibilidad que abarca todas las entidades y sitios incluidos en el alcance de la certificación.
Establece plazos realistas e indicadores clave de desempeño (KPIs) que te permitan verificar tanto que la acción correctiva está resolviendo efectivamente la brecha como que se está implementando de manera consistente a lo largo del tiempo. Por ejemplo: porcentaje de nuevas contrataciones cubiertas por el proceso de incorporación actualizado; número de sitios auditados internamente por año.

Paso 5 – Ingresar el plan y la evidencia en la plataforma

En la sección de auditoría, completa todos los campos requeridos para cada no conformidad: causa raíz, correcciones, acciones correctivas, cronograma y evidencia.
Carga los documentos de respaldo a través de las funcionalidades de documentación de auditoría.
Verifica que el cronograma propuesto para la resolución esté alineado con los plazos máximos (3 o 6 meses para no conformidades mayores) antes de enviarlo al auditor.

*Cómo realizar un análisis de causa raíz

Un análisis de causa raíz es un proceso utilizado para identificar la razón profunda y subyacente de un problema (es decir, una no conformidad), de modo que la empresa pueda resolverlo de forma permanente y evitar que vuelva a ocurrir.

Las causas raíz generalmente se agrupan en tres categorías principales:

Físicas: problemas relacionados con equipos, materiales u otros componentes físicos (por ejemplo, una pieza de maquinaria defectuosa).
Humanas: errores cometidos por personas debido a falta de formación, habilidades o conocimiento.
Organizacionales: fallas en los sistemas, políticas o procesos de la empresa (por ejemplo, instrucciones incompletas, toma de decisiones deficiente o procedimientos insuficientes).

Para realizar un análisis de causa raíz, sigue estos pasos clave:

Definir el problema: describe claramente el problema (la no conformidad) utilizando los hechos del proceso de auditoría, indicando qué es, dónde ocurrió y cuál es su nivel de relevancia.
Contener el problema: según la gravedad del problema, toma acciones inmediatas para controlarlo y limitar cualquier daño causado.
Identificar la(s) causa(s) raíz: investiga de manera sistemática las razones reales y subyacentes por las que ocurrió el problema.
Definir soluciones (acciones correctivas): diseña acciones a nivel sistémico para eliminar la(s) causa(s) raíz. La acción debe ser proporcional a la gravedad del problema.
Implementar y registrar: ejecuta las acciones planificadas, asignando responsables y estableciendo plazos claros.
Verificar la efectividad: monitorea los cambios para asegurar que el problema no haya vuelto a ocurrir y que la acción correctiva haya sido efectiva.
Actualizar la documentación: modifica las políticas, procedimientos o instrucciones de trabajo relevantes para reflejar los nuevos procesos.

En resumen

Un plan de acción correctiva efectivo para auditorías de Certificación de Empresa B va más allá de “resolver” un problema aislado: demuestra que tu empresa comprende por qué ocurrió la no conformidad, ha restablecido el cumplimiento en todos los casos actuales y ha fortalecido sus sistemas para evitar que el problema vuelva a ocurrir.

Un análisis claro de causa raíz, acciones sistémicas sólidas, plazos realistas y evidencia bien organizada son elementos clave para resolver las no conformidades y para que tu empresa mantenga u obtenga la Certificación de Empresa B.