Este artigo explica o que é um plano de ação corretiva para auditorias de certificação da B Corp, quando pode ser necessário elaborá-lo e como fazê-lo. Este artigo destina-se a empresas (candidatas e já certificadas como B Corps) que receberam não conformidades durante suas auditorias de acordo com as Normas do B Lab V2 em diante e precisam responder por meio da plataforma de auditoria independente.

Para resolver as não conformidades identificadas durante o processo de auditoria, você deve enviar um plano de ação corretiva e evidências de implementação ao provedor de garantia, que verificará se o plano aborda efetivamente a causa raiz da não conformidade e se as evidências de implementação são suficientes para comprovar a resolução.

O que é um plano de ação corretiva na auditoria B Corp?

Após cada auditoria (inicial, de vigilância, do terceiro ano, de recertificação ou especial), o auditor compartilha dois documentos principais por meio da seção de auditoria:

• Um relatório de auditoria, que registra evidências de conformidade e não conformidade em relação às Normas da B Lab aplicáveis.

• Um relatório de ações corretivas, que lista todas as não conformidades graves e leves identificadas durante a auditoria.

Para resolver as não conformidades identificadas no relatório de ações corretivas, sua empresa deve enviar um plano de ações corretivas ao auditor por meio da seção de auditoria. Para cada não conformidade, o plano deve incluir:

1. Análise da causa raiz (RCA) – a causa subjacente do problema.

2. Correção – remediação de curto prazo de todos os casos atuais de não conformidade.

3. Ação corretiva – solução de longo prazo para eliminar a causa raiz e prevenir a recorrência.

4. Cronograma – datas e marcos para a implementação e para o envio de evidências.

5. Evidência de implementação – documentos ou registros que mostram o que foi feito.

Quando isso se aplica?

Quando o auditor levantar não conformidades no relatório de ações corretivas, você deve enviar um plano de ações corretivas para resolvê-las.

• Para auditorias iniciais

  • As não conformidades graves devem ser resolvidas no prazo de 6 meses a partir do relatório de ação corretiva. Caso contrário, o provedor de garantia emite uma decisão de certificação negativa.

  • Para não conformidades menores, um plano de ação corretiva deve ser apresentado no prazo de 2 meses a partir do relatório de ação corretiva. No entanto, as evidências de implementação podem ser apresentadas na próxima auditoria para dar às empresas tempo de implementar as ações corretivas e ainda obter a certificação.

• Para auditorias de vigilância, do terceiro ano, de recertificação ou excepcionais

  • As não conformidades graves devem ser resolvidas no prazo de 3 meses a partir do relatório de ações corretivas. Caso contrário, o provedor de garantia poderá suspender a certificação por até seis meses. Para a recertificação, uma empresa pode ser recertificada mesmo com uma não conformidade grave pendente, desde que tenha apresentado um plano de ações corretivas.

  • Não-conformidades menores não resolvidas de uma auditoria anterior são reclassificadas como graves.

Como documentar um plano de ação corretiva

Passo 1 – Compreender cada constatação

• Analise cada não-conformidade, garantindo que você compreenda claramente a constatação e as lacunas subjacentes.

• Consulte os Padrões do B Lab relevantes (incluindo os requisitos dos Tópicos de Impacto, quando aplicável) para entender o que é exigido e como sanar essas lacunas.

Passo 2 – Realize uma análise da causa raiz*

Para cada não conformidade:

• Descreva o problema em termos factuais (o quê, onde, quem, quando).

• Identifique se a causa raiz é principalmente física (ferramentas/infraestrutura), humana (habilidades, treinamento, capacidade) ou organizacional (políticas, processos, governança).

• Resuma a causa raiz claramente no plano de ação corretiva.

Você pode usar a técnica dos “5 Porquês” para ir além da causa superficial e identificar a verdadeira causa raiz de uma constatação. Por exemplo, se resíduos perigosos foram misturados com lixo comum:

Por quê? As etiquetas das lixeiras caíram.

Por quê? Eram etiquetas de papel coladas com fita adesiva nas lixeiras externas.

Por quê? Não tínhamos orçamento para sinalização metálica permanente.

Por quê? A gestão de resíduos não estava incluída no orçamento de manutenção do local.

Causa raiz: Uma lacuna no processo de orçamento, não simplesmente “rótulos inadequados”.

Para empresas com várias instalações, uma não conformidade pode ser levantada em um local específico. Nesse caso, a empresa deve avaliar se a questão reflete:

• uma falha na própria política ou processo (que é pouco clara, incompleta ou inadequada para o propósito), ou

• uma falha do sistema de gestão em implementar consistentemente essa política ou processo em todas as instalações.

O plano de ação corretiva deve indicar claramente qual dessas é a causa raiz e descrever como a empresa irá resolvê-la (por exemplo, revisando a política, reforçando a implementação e o treinamento, melhorando o monitoramento em todas as instalações ou uma combinação dessas medidas).

Etapa 3 – Definir correções (soluções de curto prazo)

• Especifique o que você fará imediatamente para colocar a prática atual em conformidade (por exemplo, corrigir todos os contratos de trabalho afetados identificados como não conformes, atualizar os equipamentos de segurança em todas as instalações abrangidas, corrigir dados ambientais relatados incorretamente).

• Designe um responsável e um prazo para resolver as questões de curto prazo e liste as evidências que você fornecerá para demonstrar que a correção foi implementada (por exemplo, política atualizada, contratos assinados, registros de participação em treinamentos).

Etapa 4 – Defina ações corretivas (soluções de longo prazo)

• Descreva as mudanças que impedirão a recorrência: políticas novas ou revisadas, procedimentos, controles internos, programas de treinamento, funções e responsabilidades, auditorias internas ou mecanismos de monitoramento.

• Explique como essas ações serão incorporadas ao seu sistema de gestão da sustentabilidade, que abrange todas as entidades e locais no escopo da certificação.

• Estabeleça prazos realistas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) que o ajudem a verificar tanto se a ação corretiva está resolvendo efetivamente a lacuna quanto se está sendo implementada de forma consistente ao longo do tempo. Por exemplo: porcentagem de novos contratados abrangidos pelo processo de integração atualizado; número de locais auditados internamente por ano.

Etapa 5 – Insira o plano e as evidências na plataforma

• Na seção de auditoria, preencha todos os campos obrigatórios para cada não conformidade: causa raiz, correções, ações corretivas, cronograma e evidências.

• Carregue os documentos de apoio por meio dos recursos de documentação de auditoria.

• Verifique se o cronograma proposto para a resolução está alinhado com os prazos máximos (3 ou 6 meses para não conformidades graves) antes de enviar ao auditor.

*Como realizar uma Análise da Causa Raiz (RCA)

A Análise da Causa Raiz é um processo utilizado para identificar a razão profunda e subjacente a um problema (ou seja,

uma não conformidade), para que a empresa possa resolvê-lo de forma definitiva e evitar que se repita.

As causas raiz geralmente se enquadram em três categorias principais:

• Física: Problemas com equipamentos, materiais ou outros componentes físicos (por exemplo, uma

peça de máquina quebrada).

• Humanas: Erros cometidos por pessoas devido à falta de treinamento, habilidades ou conhecimento.

• Organizacionais: Falhas nos sistemas, políticas ou processos da empresa (por exemplo, instruções incompletas, tomada de decisão inadequada ou procedimentos insuficientes).

Para realizar uma RCA, siga estas etapas principais:

1. Defina o problema: Descreva claramente a questão (a não conformidade) usando fatos da auditoria, observando o que é, onde ocorreu e qual é a sua gravidade.

2. Interrompa o vazamento (contenha): Dependendo da gravidade do problema, tome medidas imediatas para controlar o problema e qualquer dano que ele tenha causado.

3. Identifique a(s) causa(s) raiz(es): Investigue sistematicamente as razões reais e subjacentes pelas quais o problema ocorreu.

4. Crie soluções (ações corretivas): Elabore ações em todo o sistema para eliminar a(s) causa(s) raiz(es). A ação deve corresponder à gravidade do problema.

5. Aja e registre: Implemente as ações planejadas, atribuindo responsabilidades e estabelecendo prazos claros.

6. Verifique a solução: Monitore as mudanças para garantir que o problema não tenha retornado e que a ação corretiva tenha sido realmente eficaz.

7. Atualize os documentos: Altere as políticas, procedimentos ou instruções de trabalho relevantes para refletir os novos processos.

Em resumo

Um plano de ação corretiva eficaz para auditorias de Certificação B Corp faz mais do que “corrigir” uma questão isolada: ele demonstra que sua empresa compreende por que a não conformidade ocorreu, restaurou a conformidade para todos os casos atuais e fortaleceu seus sistemas para que o problema não se repita. Análises claras das causas-raíz, ações sistêmicas robustas, cronogramas realistas e evidências bem organizadas são essenciais para resolver não conformidades e para que sua empresa mantenha ou obtenha a Certificação B Corp.