Como se preparar para sua auditoria V2

• Prepare sua equipe
• Prepare sua documentação
• Conheça seu plano de auditoria
• Conheça seus prazos
• Em resumo

Chegar à etapa de auditoria da certificação B Corp é um passo significativo em seu caminho rumo à certificação/recertificação. A auditoria é uma avaliação independente, realizada por um prestador de serviços de garantia aprovado pelo B Lab, para verificar se as políticas, práticas e sistemas da sua empresa estão em conformidade com os requisitos dos Padrões V2 do B Lab.

Embora o processo de auditoria possa parecer complexo, uma preparação minuciosa pode ajudá-lo a se sentir seguro durante todo o percurso. Este artigo apresenta as etapas e as orientações necessárias para se preparar para uma auditoria de acordo com os Padrões V2 do B Lab. Para obter mais informações sobre o processo, leia: O que esperar de sua auditoria inicial de Certificação B Corp.

Prepare sua equipe

Uma auditoria tranquila não depende apenas de uma documentação sólida, mas de ter as pessoas certas envolvidas desde o início. Formar uma equipe interna multifuncional ajuda a garantir que as informações sejam precisas, completas e reflitam como sua empresa realmente opera.

Isso normalmente inclui:

• Um representante do conselho de administração ou órgão máximo de governança que possa trazer uma perspectiva de supervisão e facilitar o acesso a aprovações do conselho, atas de reuniões e documentação de governança.

• Um representante de Recursos Humanos para dar suporte aos requisitos relacionados às pessoas, tais como dados de funcionários, contratos e políticas do local de trabalho.

• Um líder de finanças ou operações que compreenda os sistemas, os controles e o acompanhamento de dados.

Em muitas empresas, um responsável pela sustentabilidade ou impacto desempenha um papel central de coordenação, ajudando a interpretar as normas, alinhar as evidências entre as equipes, acompanhar o progresso e garantir que os compromissos sejam traduzidos na prática.

Para empresas menores, a equipe de auditoria pode ser composta por apenas uma ou duas pessoas que desempenham múltiplas funções. O mais importante é garantir que as pessoas envolvidas compreendam as partes relevantes do negócio, tenham acesso à documentação necessária e estejam disponíveis para participar das entrevistas. A definição clara de responsabilidades, a coordenação antecipada e o tempo dedicado costumam ser mais importantes do que o tamanho da equipe.

Prepare sua documentação

A documentação é fundamental para o processo de auditoria. Espera-se que as empresas forneçam evidências que demonstrem o cumprimento de cada sub requisito aplicável dos Padrões da B Lab. Toda a documentação é enviada durante a fase de autoavaliação, e fazê-lo com antecedência ajuda a garantir que suas respostas sejam precisas, coerentes e bem fundamentadas. Para obter orientações sobre como carregar documentos, consulte o artigo Como carregar documentos na autoavaliação.

No entanto, o período de auditoria também oferece uma oportunidade para abordar quaisquer lacunas remanescentes ou esclarecimentos. Se um documento for muito confidencial para ser carregado, deve-se deixar um comentário indicando que ele será compartilhado durante as auditorias ao vivo, momento em que deve estar disponível para apresentação.

Antes da auditoria, revise tanto os Critérios de Conformidade quanto os Critérios de Conformidade Clarificadores para cada subrequisito aplicável. Esses critérios são vinculativos e descrevem o que os auditores verificarão. Eles estão disponíveis nos PDFs dos Padrões da B Lab e na ferramenta de autoavaliação.

Ao preparar a documentação de apoio, considere o seguinte:

• Integridade – A documentação aborda todos os elementos dos Critérios de Conformidade e dos Critérios de Conformidade Clarificadores?

• Relevância – As evidências se relacionam claramente com o requisito específico que está sendo avaliado?

• Integração – A documentação demonstra que o requisito foi implementado de forma significativa, em vez de ser abordado superficialmente ou como um “mero trâmite”?

As evidências podem assumir diversas formas, incluindo:

• Políticas e procedimentos

• Contratos e acordos

• Compromissos e declarações públicas

• Aprovações da direção ou dos órgãos de governança

• Estratégias, planos e roteiros

• Avaliações, processos de acompanhamento e análises

• Acompanhamento de dados e registros de desempenho

• Informações disponíveis publicamente, como páginas de sites ou relatórios

Para ver exemplos de evidências para cada subrequisito, consulte os artigos em cada pasta de tema de impacto: Exemplos de evidências para os Padrões V2.

Problemas comuns de documentação incluem informações ausentes, o envio de documentos que não abordam diretamente o requisito ou a adoção de políticas que não estão integradas às práticas comerciais atuais. Dedicar tempo para mapear claramente cada evidência com o requisito correspondente pode reduzir significativamente as perguntas de acompanhamento durante a auditoria.

Conheça seu plano de auditoria

Depois que a autoavaliação completa com a documentação for apresentada, o foco muda da preparação para a participação ativa durante a auditoria. Organização, disponibilidade e comunicação são fundamentais para uma experiência tranquila. Seu provedor de garantia compartilhará o plano de auditoria pelo menos 10 dias úteis antes do início da auditoria. A auditoria começa assim que o plano de auditoria for acordado entre sua empresa e o provedor de certificação

Reserve um tempo para revisar o plano cuidadosamente, a fim de compreender o que esperar.

O plano de auditoria detalha:

• O escopo da auditoria, incluindo os Padrões do B Lab que serão auditados (Ano 0, 3, 5)

• Se a auditoria será remota, presencial ou uma combinação de ambas

• Datas, duração e número de visitas às instalações (se você tiver várias sedes dentro do escopo da sua certificação)

• Funções e responsabilidades dos membros da equipe de auditoria

Com base nos detalhes do plano de auditoria, você pode começar a planejar a logística:

• Confirme a disponibilidade dos entrevistados e o acesso aos documentos.

• Identifique o pessoal relevante para mantê-lo informado e estabeleça um canal para compartilhar comunicações e atualizações.

• Convide o pessoal relevante para participar das reuniões.

• Organize a disponibilidade de guias durante as visitas presenciais.

• Confirme quaisquer requisitos de saúde e segurança para os visitantes.

• Disponibilize as instalações do escritório (incluindo espaços e salas de reunião) para realizar entrevistas e revisar informações

• Garantir as instalações tecnológicas adequadas para qualquer atividade remota

• Gerenciar qualquer equipamento de proteção individual que os auditores possam precisar ao visitar os locais

• Reservar tempo para orientações e apresentações

• Informar todo o pessoal sobre os preparativos para a auditoria

Conheça seus prazos

Compreender os prazos da auditoria ajudará a planejar os recursos e evitar atrasos.

As auditorias remotas geralmente são concluídas em um prazo de 10 dias úteis para empresas nos segmentos de certificação que vão de Empresas sem Funcionários até Médias, e em até 15 dias úteis para os segmentos de certificação de Grandes a XX Grandes. Para empresas com múltiplas sedes, é necessário tempo adicional de auditoria para auditar o número de locais selecionados no plano de auditoria. Devido aos prazos curtos, é importante ter equipes disponíveis para responder rapidamente às solicitações e fornecer a documentação que o auditor possa solicitar.

As auditorias presenciais podem ser realizadas em uma ou duas etapas. Quando se utiliza uma abordagem em duas etapas, uma revisão documental remota (Etapa 1) é seguida por uma visita presencial (Etapa 2), normalmente no prazo de três meses.

Após a reunião de encerramento, o provedor de garantia carrega o relatório de auditoria e o relatório de ações corretivas na Plataforma B Audit no prazo de 30 dias corridos. Serão estabelecidos prazos claros para resolver qualquer não conformidade identificada. As não conformidades graves devem ser resolvidas dentro do prazo de seis meses especificado após o recebimento do relatório de ações corretivas para que a certificação continue, enquanto as não conformidades menores devem ser resolvidas até a próxima auditoria. Para obter mais informações sobre os prazos para resolver as não conformidades, consulte o artigo “Não conformidades graves versus menores: o que elas significam para o seu status de certificação”.

Em resumo

Ao envolver as partes interessadas internas adequadas, preparar uma documentação clara e bem alinhada, participar com atenção durante a etapa de auditoria e compreender os prazos-chave, as empresas podem abordar a auditoria de Certificação B Corp com confiança. Quando tratada como uma oportunidade de aprendizado em vez de um obstáculo de conformidade, a auditoria se torna um valioso ponto de controle que fortalece os sistemas internos e apoia a melhoria contínua ao longo de todo o ciclo de certificação da Empresa B (B Corp).