• O objetivo da auditoria inicial
• O que significa “Ano 0”
• Antes da auditoria
• Formato das auditorias
• Duração das auditorias
• Durante a auditoria: o que realmente acontece
• Após a auditoria: entregas e próximos passos
• Tratamento das não conformidades
• Finalização da decisão de certificação

Sua auditoria inicial de certificação B Corp é um marco importante na sua jornada para se tornar uma B Corp. Embora existam vários tipos de auditorias ao longo do ciclo de certificação de cinco anos, este artigo foca na auditoria inicial, ou primeira auditoria de certificação.

Ele explica toda a experiência da auditoria inicial, incluindo o que significam os requisitos do Ano 0, como funcionam as auditorias remotas e presenciais, os prazos esperados e os relatórios e etapas de acompanhamento que você receberá após a auditoria.

O objetivo da auditoria inicial

A auditoria inicial é a primeira revisão independente, realizada por terceiros, da sua empresa em relação aos padrões da B Lab. Seu objetivo é confirmar que as políticas, práticas e sistemas descritos na sua autoavaliação são precisos e atendem aos requisitos do Ano 0 para o seu caminho de certificação.

A auditoria é conduzida por um provedor de asseguração aprovado pela B Lab, e não pela própria B Lab. A B Lab designa o provedor de asseguração e confirma o escopo da sua certificação, enquanto o provedor planeja, conduz e reporta a auditoria. O provedor de asseguração é responsável por tomar a decisão final de certificação.

O que significa “Ano 0”

Os requisitos nos padrões da B Lab foram desenvolvidos para serem implementados de forma faseada, orientando as empresas em uma jornada de melhoria contínua ao longo dos anos. Os requisitos do Ano 0 são aqueles que se aplicam no início do seu primeiro ciclo de certificação de cinco anos. Esses requisitos focam no estabelecimento de bases sólidas, incluindo:

• Ter governança, políticas e procedimentos adequados implementados

• Demonstrar conformidade inicial nos Tópicos de Impacto relevantes para o seu porte, setor e perfil de risco

A auditoria inicial verifica sua conformidade em relação aos sub-requisitos do Ano 0. Sua auditoria inicial não avalia requisitos com prazos futuros (como Ano 3 ou Ano 5). Em vez disso, ela verifica se os elementos essenciais já estão implementados e se o seu sistema de gestão de sustentabilidade pode apoiar a melhoria contínua ao longo do tempo.Para mais informações, leia Alcançando os novos padrões por meio da melhoria contínua.

Antes da auditoria

Após concluir sua autoavaliação, enviar todas as evidências e assinar o Acordo da B Lab, a B Lab designa seu provedor de asseguração. Nesse momento, os dados da sua autoavaliação são transferidos do B Impact para a Plataforma Digital de Certificação da B Lab. Trata-se de uma plataforma digital separada do B Impact, projetada para gerenciar sua auditoria de forma independente. É nela que você irá interagir diretamente com seu auditor para agendar a auditoria, receber o relatório de auditoria, tratar eventuais não conformidades e receber sua decisão final de certificação.

Dentro da plataforma, você precisa criar uma solicitação de auditoria e compartilhar sua disponibilidade. A partir daí, você trabalhará com seu provedor de asseguração para contratar e planejar sua auditoria.

1. Ambas as partes declaram potenciais conflitos de interesse

Tanto sua empresa quanto o provedor de asseguração devem divulgar à B Lab quaisquer potenciais conflitos de interesse, ou confirmar que não existem. Após o provedor de asseguração designar os auditores para sua empresa, você deverá informar quaisquer relações anteriores ou existentes com os auditores designados, ou confirmar que não existem.

2. O provedor de asseguração desenvolve o plano de auditoria

Seu provedor de asseguração realizará uma avaliação de risco considerando o histórico de conformidade da sua empresa, a complexidade do porte, setor e localização geográfica. Com base no escopo da sua certificação e nos resultados dessa avaliação de risco, o provedor elaborará e compartilhará com você um Plano de Auditoria detalhado pelo menos 10 dias úteis antes do início da auditoria. Esse plano descreve:

• Objetivos, critérios e escopo da auditoria

• Se a auditoria será remota, presencial ou uma combinação de ambas

• Datas, locais e duração da auditoria; número de visitas se houver múltiplas unidades no escopo

• Papéis e responsabilidades dos membros da equipe de auditoria

• O idioma principal a ser utilizado na auditoria

Após revisar e aceitar esse plano, você assina o Acordo do Provedor de Asseguração, e a auditoria pode começar.

3. Sua empresa se prepara para a auditoria

Para garantir um processo de auditoria tranquilo, você deverá: 

• Confirmar a disponibilidade para entrevistas e o acesso à documentação necessária

• Convidar os principais colaboradores para as reuniões de abertura e encerramento e informar as equipes com antecedência

• Organizar o acesso às instalações, requisitos de segurança e espaços de reunião (para auditorias presenciais)

• Garantir que a tecnologia adequada esteja disponível para atividades de auditoria remota

Formato das auditorias

O formato da sua auditoria inicial depende do seu caminho de certificação (com base no porte da empresa, setor e complexidade). Para a maioria das empresas novas e em recertificação, sua primeira auditoria será remota, a menos que o provedor de asseguração identifique um motivo específico para realizá-la presencialmente. Por exemplo, o provedor de asseguração pode identificar um risco em sua avaliação de risco que justifique uma visita no local.

Auditorias remotas

As auditorias remotas geralmente incluem:

• Uma reunião de abertura (por e-mail, telefone ou videoconferência)

• Uma revisão remota assíncrona da sua autoavaliação e das evidências enviadas

• Pelo menos uma reunião de auditoria síncrona ao vivo para discutir os resultados, revisar registros confidenciais e solicitar esclarecimentos ou evidências faltantes

• Uma reunião de encerramento para compartilhar os resultados (por e-mail, telefone ou videoconferência)

Duração das auditorias

Auditorias iniciais remotas e presenciais são concluídas dentro das seguintes durações mínimas:

• 1 a 3 dias úteis para empresas sem trabalhadores até trilhas de porte médio

• 5 a 10 dias úteis para trilhas de grande porte até extra-extra grande

Para empresas com múltiplas unidades, tempo adicional será necessário dependendo do tipo e do número de unidades selecionadas para auditoria pelo Provedor de Asseguração.

Auditorias presenciais

As auditorias presenciais acontecem em duas etapas:

• Etapa 1 (revisão documental remota):
   O auditor revisa sua autoavaliação e documentação para identificar lacunas e avaliar a prontidão da sua empresa para a auditoria presencial.

• Etapa 2 (visita presencial):
   A visita presencial é realizada dentro de três meses após a Etapa 1. A revisão presencial começa com uma reunião de abertura no primeiro dia e termina com uma reunião de encerramento no último dia da auditoria. Para confirmar que as informações fornecidas pela sua empresa são precisas, os auditores revisam documentos e amostras de registros, percorrem as instalações e observam os processos em funcionamento, além de realizar entrevistas (que frequentemente incluem conversas com uma amostra de trabalhadores).

Durante a auditoria: o que realmente acontece

Independentemente do formato, sua auditoria incluirá:

• Reunião de abertura
   O auditor confirma o escopo da auditoria e o plano de auditoria, incluindo objetivos, cronogramas e abordagem de comunicação.

• Revisão de evidências
   Os auditores verificam políticas, procedimentos, registros e exemplos de implementação. Isso pode incluir a amostragem de documentos ou registros.

• Entrevistas e observações
   Os auditores podem conversar com a liderança, gestores e trabalhadores para entender como as práticas funcionam na realidade, e não apenas no papel.

• Reunião de encerramento
   O auditor compartilha as constatações iniciais e as não conformidades, e descreve os próximos passos. Este é um momento para você fornecer evidências adicionais para esclarecer e resolver quaisquer não conformidades identificadas. Também é a oportunidade de fazer perguntas e esclarecer expectativas.

Após a auditoria: entregas e próximos passos

Dentro de 30 dias corridos após a reunião de encerramento, seu provedor de asseguração fará o upload de duas entregas principais na Plataforma Digital de Certificação da B Lab:

1. Relatório de auditoria

Este relatório documenta:

• Onde sua empresa está em conformidade com os Padrões da B Lab

• Onde foram identificadas não conformidades

• As evidências revisadas para sustentar essas conclusões

2. Relatório de ações corretivas

O relatório de ações corretivas é uma parte do relatório de auditoria que lista quaisquer não conformidades menores ou maiores e explica o que precisa ser tratado para avançar. Para mais informações sobre o que constitui uma não conformidade menor ou maior, leia O que significam as não conformidades maiores e menores para o status da certificação

As não conformidades têm como objetivo esclarecer expectativas e apoiar a melhoria, e não “reprovar” empresas.

Após receber o relatório de auditoria, você deverá tratar as não conformidades, e o provedor de asseguração finalizará a decisão de certificação.

Tratamento das não conformidades

Você receberá instruções claras e prazos para responder às não conformidades identificadas no relatório de ações corretivas, incluindo a realização de análise de causa raiz e o envio de evidências das ações corretivas quando necessário. Para orientações sobre como tratar não conformidades de forma eficaz, leia Como elaborar um plano de ação corretiva para auditorias de empresas B

Para auditorias iniciais, as não conformidades maiores devem ser resolvidas dentro de seis meses a partir do relatório de ações corretivas para que haja uma decisão positiva de certificação.

Não há consequências por não encerrar não conformidades menores em uma auditoria inicial. No entanto, se uma não conformidade menor não for resolvida até a próxima auditoria, ela será elevada a uma não conformidade maior. Para mais informações sobre não conformidades e prazos, por favor leia O que significam as não conformidades maiores e menores para o status da certificação.

Finalização da decisão de certificação

Assim que as não conformidades maiores forem resolvidas e as evidências de resolução verificadas, o provedor de asseguração tomará a decisão de certificação e comunicará essa decisão (incluindo a emissão de um certificado, no caso de uma decisão positiva) à sua empresa dentro de 10 dias úteis após o encerramento das não conformidades.

Uma vez que o Provedor de Asseguração emita seu certificado, a B Lab volta a atuar no processo. Você será convidado a assinar o Contrato de Licença da B Lab. A assinatura desse contrato é o que garante o direito oficial de usar o selo B Corp em seus produtos e materiais de marketing. Por fim, o perfil da sua empresa será publicado no diretório global da B Lab.