• Introducción
• El propósito de la auditoría inicial
• Qué significa el "Año 0"
• Antes de la auditoría
• Formato de las auditorías
• Duración de las auditorías
• Durante la auditoría: qué sucede realmente
• Después de la auditoría: entregables y próximos pasos
• Gestión de No Conformidades
• Finalización de la decisión de certificación

Introducción

Tu auditoría inicial de Certificación de Empresa B es un hito clave en tu camino para convertirte en una Empresa B. Aunque existen varios tipos de auditorías a lo largo del ciclo de certificación de cinco años, este artículo se centra en la auditoría inicial o de primera certificación.

Explica la experiencia completa de la auditoría inicial, incluyendo qué significan los requisitos del Año 0, cómo funcionan las auditorías remotas y presenciales, los cronogramas esperados y los informes y pasos de seguimiento que recibirás tras la auditoría.

El propósito de la auditoría inicial

La auditoría inicial es la primera revisión independiente realizada por un tercero sobre tu empresa frente a los Estándares de B Lab. Su objetivo es confirmar que las políticas, prácticas y sistemas descritos en tu autoevaluación son precisos y cumplen con los requisitos del Año 0 para tu segmento de certificación.

La auditoría es realizada por un proveedor de garantía aprobado por B Lab, no por B Lab directamente. B Lab asigna al proveedor y confirma el alcance de tu certificación, mientras que el proveedor planifica, realiza e informa sobre la auditoría. El proveedor de garantía es responsable de tomar la decisión final de certificación.

Qué significa el "Año 0"

Los requisitos de los Estándares de B Lab están diseñados para implementarse de forma escalonada, guiando a las empresas en un viaje de mejora continua. Los requisitos del Año 0 son los que se aplican al inicio de tu primer ciclo de certificación de cinco años. Estos requisitos se centran en establecer bases sólidas, que incluyen:

• Contar con gobernanza, políticas y procedimientos adecuados.

• Demostrar la conformidad inicial en los Temas de Impacto relevantes según tu tamaño, sector y perfil de riesgo.

La auditoría inicial verifica el cumplimiento frente a los sub-requisitos del Año 0. No evalúa requisitos con fechas futuras (como los del Año 3 o Año 5). En su lugar, verifica que lo esencial esté implementado ahora y que tu sistema de gestión de sostenibilidad (SGS) pueda respaldar la mejora continua. Para más información, lee Mejora continua en Estándares V2.

Antes de la auditoría

Una vez que hayas completado tu autoevaluación, cargado toda la evidencia y firmado el Acuerdo de B Lab, B Lab asigna tu proveedor de garantía. En este punto, los datos de tu autoevaluación se transfieren de B Impact a la Plataforma Digital de Certificación de B Lab. Esta es una plataforma digital distinta de B Impact, diseñada para gestionar tu auditoría de forma independiente. Aquí interactuarás directamente con tu auditor para programar la auditoría, recibir un informe de auditoría, cerrar cualquier no conformidad y recibir la decisión final de certificación.

Dentro de la plataforma, debes crear una solicitud para tu auditoría y compartir tu disponibilidad. A partir de aquí, trabajarás con tu proveedor de garantía para contratar y planificar tu auditoría

1. Ambas partes deben declarar posibles conflictos de intereses

Tanto tu empresa como el proveedor de garantía declaran cualquier posible conflicto de interés a B Lab o confirman que no existe ninguno. Una vez que el proveedor de garantía asigna auditores a tu empresa, declaras cualquier relación previa o existente con los auditores asignados o confirmas que no existe ninguna. 

2. El proveedor de aseguramiento desarrolla el plan de auditoría

Tu proveedor de garantía realizará una evaluación de riesgos considerando el historial de cumplimiento de tu empresa, la complejidad de su tamaño, el sector y la ubicación geográfica. Basándose en el alcance de tu certificación y en los resultados de la evaluación de riesgos, el proveedor de garantía desarrollará y compartirá contigo un Plan de Auditoría detallado al menos 10 días hábiles antes de que comience la auditoría. Este plan describe: 

• Objetivos, criterios y alcance de la auditoría

• Si la auditoría será remota, presencial o una combinación de ambas

• Fechas, sitios y duración de la auditoría; número de visitas a las instalaciones si tienes varios sitios dentro del alcance

• Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor

• El idioma principal que se utilizará en la auditoría

Una vez que revises y aceptes este plan, firmarás el Acuerdo del Proveedor de Garantía y la auditoría podrá comenzar. 

3. Tu empresa se prepara para la auditoría.

Para asegurar un proceso de auditoría fluido, usted deberás:

• Confirmar la disponibilidad para entrevistas y el acceso a la documentación requerida

• Invitar al personal clave a las reuniones de apertura y cierre e informar a los equipos con antelación

• Organizar el acceso al sitio, los requisitos de seguridad y los espacios de reunión (para auditorías presenciales)

• Asegurarse de que la tecnología adecuada esté en funcionamiento para las actividades de la auditoría remota

Formato de las auditorías

El formato de tu auditoría inicial depende de tu segmento de certificación (basado en el tamaño, sector y complejidad de la empresa). Para la mayoría de las empresas nuevas y en proceso de recertificación, tu primera auditoría será remota, a menos que el proveedor de garantía identifique una razón específica para acudir al sitio. Por ejemplo, que el proveedor de garantía identifique un riesgo en su evaluación de riesgos que justifique una visita presencial. 

Auditorías remotas

Las auditorías remotas suelen incluir:

• Una reunión de apertura (vía correo electrónico, teléfono o videoconferencia)

• Una revisión remota asincrónica de tu autoevaluación y de la evidencia cargada

• Al menos una reunión de auditoría síncrona en vivo para discutir hallazgos, revisar registros confidenciales y solicitar aclaraciones o evidencia faltante

• Una reunión de cierre para compartir los hallazgos (vía correo electrónico, teléfono o videoconferencia)

Duración de las auditorías

Las auditorías iniciales remotas y presenciales se completan dentro de las siguientes duraciones mínimas:

• 1 a 3 días hábiles para los segmentos de certificación desde Empresas sin Trabajadores hasta Medianas.

• 5 a 10 días hábiles para los segmentos de certificación de Grandes a XX Grandes.

Para empresas con múltiples sedes, se aplicará tiempo adicional dependiendo del tipo y número de sitios seleccionados para la auditoría por el proveedor de garantía. 

Auditorías presenciales

Las auditorías presenciales ocurren en dos etapas:

• Etapa 1 (revisión documental remota):
  El auditor revisa tu autoevaluación y documentación para identificar brechas y evaluar la preparación de tu empresa para la auditoría presencial.

• Etapa 2 (visita presencial):
  La visita presencial se realiza dentro de los tres meses posteriores a la Etapa 1. La revisión presencial comienza con una reunión de apertura el primer día y finaliza con una reunión de cierre el último día de la auditoría. Para confirmar que la información proporcionada por tu empresa es precisa, los auditores revisan documentos y muestras de registros, recorren las instalaciones y observan los procesos en acción, y realizan entrevistas (que a menudo incluyen hablar con una muestra de trabajadores).

Durante la auditoría: qué sucede realmente

Independientemente del formato, tu auditoría incluirá:

• Reunión de apertura
  El auditor confirma el alcance y el plan de la auditoría, incluidos los objetivos, los plazos y el enfoque de comunicación.

• Revisión de evidencia
  Los auditores verifican políticas, procedimientos, registros y ejemplos de implementación. Esto puede incluir el muestreo de documentos o registros.

• Entrevistas y observaciones
  Los auditores pueden hablar con el equipo directivo, gerentes y trabajadores para entender cómo funcionan las prácticas en la realidad, no solo en el papel.

• Reunión de cierre
  El auditor comparte los hallazgos iniciales y las no conformidades, y describe los siguientes pasos. Esta es una oportunidad para que usted proporcione evidencia adicional para aclarar y cerrar cualquier no conformidad identificada. También es el momento de hacer preguntas y aclarar expectativas.

Después de la auditoría: entregables y próximos pasos

Dentro de los 30 días calendario posteriores a la reunión de cierre, tu proveedor de garantía cargará dos entregables clave en la Plataforma Digital de Certificación de B Lab: 

1. Informe de auditoría

Este informe documenta:

• En qué puntos tu empresa cumple con los Estándares de B Lab

• Dónde se identificaron no conformidades

• La evidencia revisada para sustentar estas conclusiones

2. Informe de acciones correctivas

El informe de acciones correctivas es una parte del informe de auditoría que enumera cualquier no conformidad menor o mayor y explica qué debe abordarse para avanzar. Para obtener más información sobre lo que constituye una no conformidad menor o mayor, lee ¿Cómo abordar las no conformidades mayores y menores?.

Las no conformidades tienen como fin aclarar las expectativas y apoyar la mejora, no "reprobar" a las empresas.

Tras recibir el informe de auditoría, usted abordará las no conformidades y el proveedor de aseguramiento finalizará la decisión de certificación. 

Gestión de No Conformidades

Se te proporcionarán instrucciones claras y plazos para responder a las no conformidades identificadas en el informe de acciones correctivas, lo que incluye realizar un análisis de causa raíz y presentar evidencia de las acciones correctivas donde sea necesario. Para obtener orientación sobre cómo abordar eficazmente las no conformidades, lee Cómo elaborar un plan de acción correctiva eficaz para auditorías de Empresa B.

Para las auditorías iniciales, las no conformidades mayores deben cerrarse dentro de los seis meses posteriores al informe de acciones correctivas para obtener una decisión de certificación positiva.

No hay consecuencias por no cerrar las no conformidades menores en una auditoría inicial. Sin embargo, si una no conformidad menor no se cierra para la siguiente auditoría, se elevará a la categoría de no conformidad mayor. Para obtener más información sobre las no conformidades y los plazos, lee  ¿Cómo abordar las no conformidades mayores y menores?.

Finalización de la decisión de certificación

Una vez que se hayan cerrado las no conformidades mayores y se haya verificado la evidencia del cierre, el proveedor de garantía tomará una decisión de certificación y comunicará esta decisión a tu empresa (incluyendo la emisión de un certificado en caso de una decisión positiva) dentro de los 10 días hábiles posteriores al cierre de las no conformidades.

Una vez que el proveedor de garantía emita tu certificado, B Lab interviene de nuevo. Te invitaremos a firmar el Acuerdo de Licencia de B Lab. Firmar esto es la clave que desbloquea tu derecho oficial a utilizar el logotipo de B Corp en tus productos y marketing. Finalmente, el perfil de tu empresa se publicará en el directorio global de B Lab.

Para obtener más información sobre el proceso de auditoría, consulta el Manual de usuario de B Impact para empresas.

Si tu Empresa B se recertifica por primera vez, consulta nuestra Guía de recertificación para los Estándares de B Lab V2.