Mis à jour le mercredi 27 mai à 13h59

TABLE OF CONTENTS

• L'objectif de l'audit initial
• Qu'entend-on par « Année 0 »
• Avant l’audit
• Format des audits
• Audits à distance
• Durée des audits
• Audits sur site
• Pendant l'audit : déroulé étape par étape
• Après l’audit : livrables et prochaines étapes
• Traitement des non-conformités
• Finalisation de la décision de certification

L’audit initial de certification B Corp est une étape clé de votre parcours vers la certification B Corp. Il existe plusieurs types d'audits au cours du cycle de certification de cinq ans. L’article suivant se concentre sur l'audit initial, c'est-à-dire le premier audit de certification.

Il décrit l'intégralité du processus de l'audit initial, notamment ce que recouvrent les exigences de l'Année 0, le fonctionnement des audits à distance et sur site, les délais indicatifs, ainsi que les rapports et les étapes de suivi auxquels vous pouvez vous attendre après l'audit.

L'objectif de l'audit initial

L'audit initial est le premier audit indépendant réalisé par un vérificateur tiers indépendant, qui évalue la conformité de votre entreprise aux standards de B Lab. Son objectif est de confirmer que les politiques, pratiques et systèmes décrits dans votre auto-évaluation sont exacts et satisfont aux exigences de l'Année 0 qui s’appliquent dans le cadre de votre piste d'évaluation.

L'audit est réalisé par un vérificateur tiers indépendant agréé par B Lab, et non par B Lab. B Lab désigne le vérificateur tiers indépendant et valide votre périmètre de certification, tandis que le vérificateur tiers indépendant planifie, conduit et rend compte de l'audit. C'est le vérificateur tiers indépendant qui est responsable de la décision finale de certification.

Qu'entend-on par « Année 0 »

Les exigences des standards de B Lab sont conçues pour être mises en œuvre de manière progressive, accompagnant les entreprises dans un parcours d'amélioration continue qui se déploie au fil des années. Les exigences de l'Année 0 sont celles qui s'appliquent au démarrage de votre premier cycle de certification de cinq ans. Ces exigences visent à établir des bases solides en démontrant notamment :

• La mise en place d'une gouvernance, de politiques et de procédures appropriées,

• La conformité initiale de votre entreprise aux exigences des différentes thématiques d'impact qui s’appliquent à votre entreprise au regard de sa taille, de son secteur et de son profil de risque.

L'audit initial vérifie votre conformité aux sous-exigences de l'Année 0. Il n'évalue pas les exigences applicables aux années ultérieures, telles que l'Année 3 ou l'Année 5. Il vise plutôt à s'assurer que des bases solides sont établies et que votre système de pilotage de la durabilité sera en mesure de porter une amélioration continue au fil du temps. Pour en savoir plus, consultez l’article Achieving the new standards through continuous improvement.

Avant l’audit

Une fois que vous aurez finalisé votre auto-évaluation, transmis l'ensemble des preuves et signé l'Accord de B Lab, B Lab vous attribuera un vérificateur tiers indépendant. À ce stade, les données de votre auto-évaluation sont transférées de la plateforme B Impact vers la plateforme d’audit de B Lab. Il s'agit d'une plateforme distincte de B Impact, conçue pour gérer votre audit de manière indépendante. C'est sur cette plateforme que vous échangerez directement avec votre équipe d'audit afin de planifier l'audit, recevoir le rapport d'audit, traiter les éventuelles non-conformités et recevoir la décision finale de certification.

Sur cette plateforme, vous devrez effectuer une demande d'audit et indiquer vos disponibilités. Vous travaillerez ensuite avec votre vérificateur tiers indépendant pour contractualiser et planifier votre audit.

1. Déclaration des conflits d'intérêts potentiels par les deux parties

Votre entreprise et le vérificateur tiers indépendant déclarent à B Lab tout conflit d'intérêt potentiel, ou confirment qu'il n'en existe aucun. Une fois que le vérificateur tiers indépendant a désigné les membres de l'équipe d'audit, vous déclarez toute relation passée ou existante avec ces personnes, ou confirmez qu'il n'en existe aucune.

2. Le vérificateur tiers indépendant élabore le plan d'audit

Votre vérificateur tiers indépendant réalisera une évaluation des risques en tenant compte de l'historique de conformité de votre entreprise et de sa complexité, en fonction de sa taille, de son secteur et de sa localisation géographique. Sur la base de votre périmètre de certification et des résultats de cette évaluation des risques, il élaborera un plan d'audit détaillé et vous le communiquera au moins dix jours ouvrables avant le début de l'audit. Ce plan précise :

• Les objectifs, critères et périmètre de l'audit ;

• Le format de l'audit : à distance, sur site, ou une combinaison des deux ;

• Les dates, sites concernés ainsi que la durée de l'audit, de même que le nombre de visites sur site dans le cas où votre périmètre de certification en inclut plusieurs ;

• Les rôles et responsabilités des membres de l'équipe d'audit ;

• La langue principale dans laquelle l'audit sera conduit.

Une fois le plan d’audit examiné et accepté par votre entreprise, vous signez l'accord avec le vérificateur tiers indépendant, et l'audit peut commencer.

3. Votre entreprise se prépare à l'audit

Afin de garantir le bon déroulement de l'audit, vous devrez :

• Confirmer la disponibilité des personnes à interviewer et l'accès aux documents requis.

• Inviter les personnes concernées à participer aux réunions de lancement et de clôture.

• Organiser l’accès aux sites, vérifier les exigences en matière de santé et de sécurité, et prévoir les espaces de réunion nécessaires en cas d’audit sur site.

• Prévoir les équipements technologiques nécessaires pour les audits à distance.

Format des audits

Le format de votre audit initial dépend de votre piste d'évaluation (déterminée en fonction de la taille, du secteur et de la complexité de votre entreprise). Pour la plupart des entreprises candidates à la certification ou à la recertification, le premier audit sera réalisé à distance, sauf si le vérificateur tiers indépendant identifie une raison spécifique justifiant un audit sur site, par exemple lorsque l'évaluation des risques a permis d’identifier un risque nécessitant une visite sur site.

Audits à distance

Les audits à distance comprennent généralement :

• Une réunion de lancement (par email, téléphone ou visioconférence) ;

• Un examen asynchrone de votre auto-évaluation et des preuves transmises par votre entreprise ;

• Au moins une réunion synchrone en direct pour discuter des constats, examiner les documents confidentiels et demander des clarifications ou des preuves manquantes ;

• Une réunion de clôture pour communiquer les constats (par email, téléphone ou visioconférence).

Durée des audits

Les audits initiaux, qu'ils soient réalisés à distance ou sur site, sont menés dans les durées minimales suivantes :

• 1 à 3 jours ouvrables pour les entreprises individuelles et de taille Micro, Petite et Moyenne.

• 5 à 10 jours ouvrables pour les entreprises de taille Grande à XXL.

Pour les entreprises multi-sites, une durée supplémentaire s'appliquera en fonction du type et du nombre de sites sélectionnés pour l'audit par le vérificateur tiers indépendant.

Audits sur site

Les audits sur site se déroulent en deux étapes :

• Étape 1 (examen documentaire à distance) : 
  Le vérificateur tiers indépendant examine votre auto-évaluation et les documents fournis afin d'identifier d'éventuelles lacunes et d'évaluer le niveau de préparation de votre entreprise pour l'audit sur site.

• Étape 2 (visite sur site) :
  La visite sur site est réalisée au plus tard trois mois après l'étape 1. Elle débute par une réunion de lancement le premier jour et se conclut par une réunion de clôture le dernier jour de l'audit. Afin de vérifier l'exactitude des informations fournies par votre entreprise, les membres de l'équipe d'audit examinent les documents, consultent un échantillon des dossiers de l’entreprise, visitent les installations, observent les activités en situation réelle et conduisent des entretiens (incluant souvent des échanges avec un échantillon de collaborateurs et de collaboratrices).

Pendant l'audit : déroulé étape par étape

Quel que soit le format retenu, votre audit comprendra :

• Réunion de lancement
  Le vérificateur tiers indépendant confirme le périmètre de l'audit et le plan d'audit, notamment les objectifs, le calendrier et les modalités de communication.

• Examen des preuves
  Les membres de l'équipe d'audit vérifient les politiques, procédures, dossiers et exemples de mise en œuvre. Cela peut inclure la consultation d'un échantillon de documents ou de dossiers.

• Entretiens et observations
  Les membres de l'équipe d'audit peuvent s'entretenir avec la direction, les responsables, et les collaborateurs et collaboratrices afin de mieux comprendre comment les pratiques sont appliquées sur le terrain.

• Réunion de clôture
  Le vérificateur tiers indépendant communique les constats initiaux et les non-conformités identifiées, et présente les prochaines étapes. C'est l'occasion pour vous de fournir des preuves complémentaires afin de remédier aux non-conformités relevées. C'est également le moment de poser vos questions et de clarifier les attentes.

Après l’audit : livrables et prochaines étapes

Dans un délai de 30 jours calendaires à compter de la réunion de clôture, votre vérificateur tiers indépendant vous transmettra deux documents essentiels via la plateforme numérique de certification de B Lab :

1. Rapport d’audit

Ce rapport documente :

• les exigences des standards de B Lab auxquelles votre entreprise satisfait,

• les non-conformités identifiées,

• les preuves examinées pour étayer ces conclusions.

2. Rapport d’action corrective

Le rapport d'action corrective fait partie du rapport d'audit. Il répertorie les non-conformités mineures et majeures identifiées et précise les actions à mettre en œuvre en vue de la certification. Pour en savoir plus sur ce qui constitue une non-conformité mineure ou majeure, consultez l’article Major vs. Minor Nonconformities: What They Mean for Your Certification Status.

La mention des non-conformités a pour objectif de clarifier les attentes pour mieux accompagner les entreprises dans un processus d'amélioration continue, et non de les « recaler ».

Après réception du rapport d'audit, l’entreprise aura la possibilité de remédier à ces non-conformités, puis le vérificateur tiers indépendant rendra sa décision de certification.

Traitement des non-conformités

Des instructions claires et un calendrier précis vous seront communiqués pour traiter les non-conformités identifiées dans le rapport d'action corrective, afin notamment de réaliser une analyse des causes profondes et soumettre les preuves des actions correctives mises en œuvre, le cas échéant. Pour des conseils sur la manière de traiter efficacement les non-conformités, veuillez consulter l’article How to Build an Effective Corrective Action Plan for B Corp Audits.

Dans le cadre d'un audit initial, les non-conformités majeures doivent être résolues dans un délai de six mois à compter de la réception du rapport d'action corrective pour qu'une décision de certification positive puisse être rendue.

L'absence de résolution des non-conformités mineures lors d'un audit initial n'entraîne pas de conséquences immédiates. Toutefois, toute non-conformité mineure non résolue avant le prochain audit sera requalifiée en non-conformité majeure.

Finalisation de la décision de certification

Une fois les non-conformités majeures résolues et les preuves de leur résolution vérifiées, le vérificateur tiers indépendant rendra sa décision de certification et la communiquera à votre entreprise, accompagnée du certificat en cas de décision positive, dans un délai de 10 jours ouvrables à compter de la résolution des non-conformités.

Une fois le certificat délivré par le vérificateur tiers indépendant, B Lab reprendra la main et vous transmettra le contrat de licence de B Lab. Une fois le contrat signé, vous pourrez utiliser le logo et les mentions B Corp. Enfin, le profil de votre entreprise sera publié dans l'annuaire global de B Lab.

Pour en savoir plus sur le processus d'audit, consultez le guide B Impact Client User guide.
Pour les entreprises B Corp qui poursuivent une recertification pour la première fois, consultez notre Recertification guide for V2 standards.