• Introdução
• Porque é importante garantir o anonimato e a participação voluntária?
• Cumprir os princípios de proteção de dados na coleta de dados JEDI
• Garantir a participação voluntária e o anonimato na prática
• Estudo de caso 1: Pequenas empresas
• Estudo de Caso 2: Grandes empresas
• Perguntas frequentes

Introdução

No Tema de Impacto "Justiça, Equidade, Diversidade e Inclusão" (JEDI), espera-se que empresas com mais de 10 funcionários coletem e usem dados para definir sua abordagem de JEDI no ambiente de trabalho. As empresas menores podem fazer isso por meio de conversas ou pesquisas internas; as maiores precisam também registrar indicadores quantitativos sobre seus funcionários. 

Nos padrões B Lab V2, o JEDI 1 foi desenhado para criar uma ligação clara entre dados e ação:

●     O JEDI 1 exige que as empresas recolham feedback e dados sobre diversidade e inclusão no local de trabalho.

●     O JEDI 2 pede, então, às empresas que utilizem essa informação para escolher e implementar ações JEDI concretas.

Em outras palavras, a certificação não se resume a declarar um compromisso com justiça, equidade, diversidade e inclusão; trata-se de demonstrar que a empresa está usando dados reais sobre sua força de trabalho para orientar decisões, definir prioridades e medir mudanças.

●     Se a empresa tiver mais de 10 e menos de 50 funcionários, precisa ter promovido pelo menos uma conversa ou pesquisa sobre os princípios de JEDI no ambiente de trabalho nos doze meses anteriores ao Ano 0 e repetir isso a cada ano seguinte (JEDI1.1.1). 

●     Se a empresa tiver 50 trabalhadores ou mais, precisa coletar dados sobre identidade de gênero ou sexo atribuído no nascimento para pelo menos cinco indicadores relacionados aos funcionários (como contratação, promoção, remuneração ou retenção) e, em seguida, segmentar esses dados para gerar relatórios internos sobre os indicadores escolhidos (JEDI1.1.3). Os funcionários devem fornecer essas informações de forma voluntária e ter sempre a opção de permanecer anônimos (JEDI1.1.4). Leia JEDI 1.1: Como monitorizar a identidade de género ou o sexo à nascença para obter mais orientações.

Além do JEDI 1.1, o JEDI 1.2 exige que as empresas (quando aplicável) coletem dados sobre uma identidade social adicional (além do sexo atribuído no nascimento ou da identidade de gênero) para pelo menos cinco indicadores relacionados aos funcionários, com base no retorno dos próprios funcionários e no contexto local. Identidade social diz respeito à forma como a pessoa se percebe a partir do grupo ou dos grupos sociais aos quais pertence. Os termos usados variam conforme o país, a cultura e o idioma, e alguns exemplos são raça, etnia, religião, casta ou orientação sexual, entre outros.

Os indicadores relacionados aos colaboradores dizem respeito a todos os pontos de contato e experiências ao longo da jornada de um colaborador na empresa, começando frequentemente pelas práticas de recrutamento e contratação.

Porque é importante garantir o anonimato e a participação voluntária?

Quando for necessário coletar dados sobre sexo atribuído no nascimento, identidade de gênero ou outras identidades sociais para cumprir a norma, essas informações devem ser obtidas por métodos que não estejam vinculados aos registros individuais dos colaboradores. As normas deixam claro que não se espera que as empresas mantenham dados sobre sexo atribuído no nascimento, identidade de gênero ou outras identidades sociais nos registros de trabalho, e que devem tomar precauções em situações nas quais perguntar sobre determinadas identidades seja ilegal ou possa colocar os funcionários em risco — por exemplo, registrar identidades LGBTQIA+ em países onde relações entre pessoas do mesmo sexo são criminalizadas.

Em todos os requisitos de JEDI, é preciso garantir que os funcionários forneçam seus dados de forma voluntária e possam optar por permanecer anônimos ao fazê-lo. Adotar essa abordagem significa que:

●      Demonstra conformidade com JEDI 1.1.4.

●      Cumpre as leis de proteção de dados.

●      Impede a identificação de colaboradores individuais e protege os trabalhadores de potenciais preconceitos ou retaliações.

●      Promova a segurança psicológica de que os trabalhadores necessitam para fornecer dados honestos e de alta qualidade, capazes de gerar um impacto e uma mudança genuínos.

Cumprir os princípios de proteção de dados na coleta de dados JEDI

Os requisitos de JEDI foram criados levando em conta princípios fundamentais, considerações éticas e as leis locais de privacidade de dados. Ainda assim, antes de coletar qualquer dado relacionado a JEDI, é importante considerar os princípios legais e éticos específicos, bem como as leis locais aplicáveis, para apoiar os direitos dos funcionários e promover a segurança psicológica no contexto da sua empresa. Independentemente de onde a empresa esteja localizada, estes quatro pilares ajudam a manter o processo em conformidade e baseado na confiança:

1. Objetivo claro: Deixe explícito que os dados de JEDI serão usados apenas para identificar desigualdades e padrões no ambiente de trabalho e para orientar as ações do JEDI 2.

Eles não devem ser usados em avaliações de desempenho, processos disciplinares ou monitoramento individual. Isso é essencial tanto para a construção de confiança quanto para o alinhamento com a intenção do JEDI 1, que se concentra no uso de dados "para orientar suas ações de JEDI (JEDI 2)".

2. Minimização de dados: Evite coletar dados apenas por coletar ou "por precaução", pensando que talvez venha a precisar deles mais tarde. Limite-se ao que é necessário para cumprir os requisitos relevantes de JEDI e para entender e resolver problemas no seu ambiente de trabalho.
   
   
   

3. Armazenamento e segurança de dados: Não se espera que você armazene dados sobre gênero ou identidade social nos registros de trabalho ou de pessoal; em muitos casos, é preferível usar ferramentas e armazenamento dedicados ao JEDI. Sempre que possível, use plataformas de pesquisa externas, de terceiros, com recursos robustos de privacidade e segurança, que não associam automaticamente nomes, e-mails corporativos ou endereços de IP às respostas. Se for necessário usar ferramentas internas:

   1. Implemente regras rigorosas sobre quem pode acessar aos dados;

   2. Restrinja o acesso aos dados brutos ao menor grupo possível de pessoas, responsável pela análise geral de JEDI;

   3. Garanta que gestores diretos e líderes seniores nunca vejam respostas individuais, a menos que a pessoa que respondeu tenha autorizado.

4. O direito de recusa: para que a participação seja de fato voluntária

   1. Os trabalhadores devem poder recusar a participação sem sofrerem penalizações

   2. Não deve haver qualquer pressão implícita ou explícita por parte de gestores ou colegas.

   3. A participação não deve estar associada a avaliações de desempenho, promoções, bónus ou acesso a benefícios.

Os padrões definem explicitamente a participação como voluntária e anônima — a forma como você comunica e estrutura o processo é o que torna isso uma realidade concreta.

Garantir a participação voluntária e o anonimato na prática

Este guia descreve medidas práticas que a empresa pode adotar para cumprir os requisitos da norma JEDI 1.1.4 relativos à participação voluntária e anônima, com o objetivo de coletar dados de alta qualidade num contexto de confiança e segurança psicológica.

1.   Conceber para a participação voluntária

Uma simples caixa de seleção «opcional» não é suficiente. Para que seja verdadeiramente voluntário, todo o seu processo deve minimizar a pressão direta e indireta.

●      Implemente as opções «Prefiro não responder» e de não participação

○      Inclua a opção «Prefiro não responder» (ou equivalente) para cada pergunta sensível

○      Permita que os trabalhadores ignorem perguntas específicas ou toda pesquisa/discussão sem qualquer explicação

○      Garanta que os funcionários consigam enviar a pesquisa mesmo que deixem as perguntas de identificação em branco ou marquem "Prefiro não responder".

●      Utilize uma comunicação clara e transparente

 Nos seus convites e lembretes:

○      Indique claramente que a participação é opcional

○      Confirme explicitamente que o anonimato está protegido e que os trabalhadores podem optar por não revelar as suas identidades sociais

○      Explique o que está sendo avaliado, por quê, e como os dados serão usados (por exemplo, para orientar as ações do JEDI 2).

○      Afirme que a não participação não terá qualquer impacto no emprego, na remuneração, no desempenho ou no plano de carreira

●      Desvincule os incentivos da participação

○      Evite vincular recompensas a nível individual ou de equipe às taxas de conclusão (por exemplo, vouchers pela conclusão da pesquisa ou metas para os gestores atingirem 80% de participação)

○      Se utilizar incentivos gerais (por exemplo, uma celebração a nível da empresa), certifique-se de que não são enquadrados de forma a pressionar equipes ou indivíduos específicos a participar

●      Construa a confiança ao longo do tempo

 A segurança psicológica é construída ao longo de vários ciclos.

○ Espere uma participação mais baixa nos primeiros anos, especialmente em perguntas sensíveis

○ Documente e compartilhe as ações do JEDI 2 que forem tomadas com base nos dados, conectando-as claramente ao que as pessoas relataram

○ Continue coletando dados pelo menos uma vez por ano e mostre como tanto os insights quanto o processo estão melhorando ao longo do tempo.

2.   Estabeleça a infraestrutura e as regras que protegem o anonimato

 
O anonimato é uma realidade técnica e processual, não apenas uma promessa feita por e-mail. É preciso impedir a "identificação dedutiva" — descobrir quem é alguém a partir de uma combinação de características ou de relatórios sobre grupos pequenos. As normas alertam explicitamente para o risco de desanonimizar sem querer o retorno dado pelos colaboradores.

●      Utilize ferramentas e plataformas adequadas

 Utilize ferramentas que:

○      Não associam automaticamente as respostas a contas da empresa, e-mails ou endereços IP (por exemplo, Google Forms ou Microsoft Forms)

○      Permitam o modo anónimo ou a separação entre os dados de início de sessão (para acesso) e os dados de resposta (para análise)

○      Permitam a exportação de dados desagregados, mas sem identificação, para ambientes de análise seguros.

●      Aplique a «Regra dos 5» (ou um limiar semelhante)

Estabeleça um número mínimo de respostas (normalmente entre 5 e 10) para qualquer segmentação que for compartilhada internamente. Por exemplo:

○      Se houver apenas uma mulher num departamento, não deve publicar «Departamento X, pontuação de satisfação das mulheres», pois isso poderia identificá-la.

○      Em vez disso, agregue os dados em um grupo maior (por exemplo, «todo o pessoal técnico» ou «todo o pessoal no país Y»).

●      Limite o acesso aos dados brutos

Se não for possível confiar inteiramente em ferramentas externas de anonimização:

○ Designe uma única função (por exemplo, um responsável pelo JEDI,um especialista de RH ou um consultor externo) para lidar com os dados brutos

○ Essa pessoa organiza os dados e prepara relatórios e painéis anonimizados e segmentados para uso interno

○ Gestores, diretores, executivos e demais colegas veem apenas resultados agregados, nunca respostas individuais.

Assim que os relatórios estiverem finalizados, armazene os dados brutos de forma segura ou destrua-os de acordo com a sua política de retenção de dados, em conformidade com as expectativas mais amplas sobre o tratamento seguro de dados JEDI desagregados.

Estudo de caso 1: Pequenas empresas

Perfil da empresa: Um escritório de arquitetura de pequeno porte com 40 colaboradores.

Objetivo: Cumprir os critérios JEDI 1.1.1 e 1.1.2 através de uma discussão qualitativa e de uma pesquisa de referência.

Desafio: Com apenas 40 colaboradores, a identificação dedutiva é um risco sério. Se a empresa informasse, por exemplo, que "100% dos colaboradores não binários se sentem sem apoio" e houvesse apenas uma pessoa não binária no quadro, o anonimato estaria comprometido.

Estratégia: O escritório de arquitetura de pequeno porte tomou as seguintes medidas:

1. A discussão (JEDI 1.1.2): A empresa realizou uma sessão de 90 minutos chamada "JEDI Visioning" durante o horário de trabalho. Para garantir que a participação fosse voluntária, os colaboradores podiam optar por não participar e se dedicar a outras tarefas, sem precisar justificar a escolha.

2. Registro de notas anonimizado: em vez de usar ferramentas digitais de anotação, a empresa contratou um facilitador externo para registrar as notas e elaborar um relatório temático. Em vez de usar nomes ou citações identificáveis, o facilitador agrupou o retorno em temas gerais, como "preocupações sobre a adequação da licença parental", evitando atribuições diretas que pudessem revelar a identidade de pessoas em equipes pequenas.

3. Os dados (JEDI 1.1.3,planejamento antecipado): Embora a empresa esteja abaixo do tamanho de 50 funcionários previsto no JEDI 1.1.3, decidiu realizar uma pesquisa anônima simples, em caráter experimental, para se preparar para o crescimento futuro e reunir dados de referência. Usou uma ferramenta de pesquisa gratuita e anônima, que não exigia login corporativo. Os funcionários responderam sobre:

●     Identidade de gênero (com as opções do menu suspenso a serem «Homem», «Mulher», «Não binário» e «Prefiro não responder»)

●     Percepções sobre a cultura organizacional e o sentimento de pertencimento.

●     Experiências de equidade na carga de trabalho e no reconhecimento

4. Aplicação da «Regra dos Cinco»: A análise revelou que apenas três colaboradores se identificaram como «Não binário». Como este número era inferior a 5 pessoas, a empresa não incluiu estes dados no relatório. Com o objetivo de evitar a identificação por dedução, a empresa limitou-se a compartilhar a percentagem global de homens e mulheres, sem divulgar o número específico de homens e mulheres a que essa percentagem correspondia ao relatar sobre «Identidade de Género».

Resultado: A empresa identificou o apoio aos cuidadores como uma barreira fundamental e utilizou esta informação para conceber uma ação JEDI 2: uma política de horário flexível que apoia diferentes modalidades de cuidados. Como os colaboradores viram uma mudança concreta claramente ligada à discussão e a pesquisa, a participação na pesquisa do ano seguinte aumentou 25 pontos percentuais.

Estudo de Caso 2: Grandes empresas

Perfil da empresa: Uma empresa global do setor de manufatura com 700 colaboradores distribuídos em 8 sites.

Objetivo: Cumprir o requisito JEDI 1.1.3 com uma desagregação quantitativa completa e analisar os dados em cinco indicadores relacionados com os trabalhadores.

Desafio: O sistema de RH da empresa já regista o «sexo ao nascimento» e a «data de nascimento» para efeitos de processamento salarial, mas:

●     Esta informação não reflete necessariamente a forma como os trabalhadores se identificam atualmente, e

●     A sua utilização sem um consentimento claro e voluntário para efeitos da JEDI não estaria em conformidade com a norma JEDI 1.1.4.

Estratégia: A empresa tomou as seguintes medidas:

1. Campanha de Autoidentificação dos Colaboradores: A empresa lançou uma campanha de Autoidentificação dos Colaboradores (Self-ID):

○      Os trabalhadores foram convidados a acessar um questionário externo e seguro para rever ou atualizar a sua identidade de gênero.

○      As comunicações esclareceram que a participação era voluntária e que os trabalhadores podiam escolher a opção «Prefiro não responder».

○      O objetivo foi descrito como auditoria e aprendizagem em matéria de equidade, e não como monitorização individual, gestão de desempenho ou ação disciplinar.

2. Recolha e tratamento de dados (JEDI 1.1.3):

   1. As respostas foram exportadas para um ambiente seguro e encriptado, gerido por um único responsável JEDI.

   2. Os identificadores diretos (nomes, números de funcionário, endereços de e-mail) foram removidos antes da análise.

   3. O responsável pelo JEDI criou conjuntos de dados desagregados, mas anonimizados, para análise e elaboração de relatórios.

3. Desagregação em cinco indicadores relacionados com os trabalhadores: Com 585 participantes, a empresa dispunha de dados suficientes para desagregar a identidade de gênero em cinco indicadores relacionados com os trabalhadores, tais como

○      Taxas de contratação: comparação da proporção de gênero entre candidatos e contratações finais, ao nível da empresa e da unidade

○      Tempo de promoção: análise do tempo médio até à promoção para diferentes identidades de gênero

○      Taxas de retenção: identificando que as mulheres em funções de produção deixavam a empresa 15% mais rápido do que os homens

○      Níveis de remuneração: realização de uma análise básica de gap salarial bruto por género

○      Formação: avaliar a representação de género no programa «Fast Track to Leadership»

Todos os relatórios respeitaram os limites mínimos por grupo para evitar a identificação acidental em locais ou departamentos de menor dimensão.

Resultado: A empresa descobriu que, embora o processo de contratação fosse relativamente equilibrado, as mulheres estavam significativamente sub-representadas entre os gestores de chão de fábrica e na linha de sucessão para cargos de liderança. Utilizou estas conclusões para conceber um plano de ação JEDI 2 que incluía:

●     Partilhar de forma transparente os resultados desagregados e a metodologia com os trabalhadores

●     Publicação de um plano de ação com prazos definidos para abordar as barreiras à promoção e à progressão na carreira

●     Implementação de formação sobre interrupção de preconceitos para os parceiros de negócios de RH, gestores e membros da comissão de promoções

A empresa se comprometeu a repetir a campanha de auto identificação anualmente para monitorar o progresso ao longo do tempo, em consonância com a ênfase dos padrões de melhoria contínua em todas as áreas de impacto.

Perguntas frequentes

O que devemos fazer se a nossa taxa de resposta voluntária for muito baixa, por exemplo, inferior a 20 %?

Uma baixa taxa de participação é, por si só, um dado importante e, muitas vezes, indica pouca confiança ou segurança psicológica limitada.

Nesta situação:

● Não force a participação, pois isso comprometeria a conformidade com a norma JEDI 1.1.4.

● Documente seus esforços para comunicar com clareza o motivo pelo qual está coletando os dados.

● Use os dados recebidos para promover melhorias pequenas, visíveis e centradas nos funcionários, deixando claro para eles que as informações compartilhadas levaram a essas ações.

● Continue coletando dados relacionados a JEDI pelo menos uma vez por ano e acompanhe as tendências tanto na participação quanto nos resultados. Com o tempo, ações consistentes e transparência costumam aumentar a confiança e as taxas de resposta.

Se tivermos uma discussão de uma hora, ainda precisamos de recolher as cinco métricas relacionadas com os trabalhadores?

Se tiver mais de 10 e menos de 50 trabalhadores, aplica as seções 1.1.1 e 1.1.2 do JEDI (discussão ou pesquisa; uma hora com notas, no caso de uma discussão).

Se tiver 50 trabalhadores ou mais, também é necessário cumprir o requisito previsto no JEDI 1.1.3, que exige a coleta e a desagregação de dados relativos à identidade de gênero ou ao sexo ao nascimento para, pelo menos, cinco métricas relacionadas com os trabalhadores.

Uma discussão de uma hora pode ajudá-lo a cumprir o requisito de envolvimento e a recolher informações qualitativas, mas não substitui a necessidade de dados quantitativos em empresas de maior dimensão. A maioria das empresas recorre ao inquérito para obter os números e dados concretos e à discussão para compreender as histórias humanas por trás desses números.

Como podemos segmentar os dados sem, sem querer, desanonimizar as respostas de um departamento pequeno?

Este é exatamente o risco que os padrões destacam em grupos pequenos ou quando a informação é facilmente identificável. Para gerir esta situação:

●     Aplique uma regra de grupo mínimo (por exemplo, a «Regra dos 5») a qualquer resultado desagregado que for compartilhar

●     Agrupe equipes pequenas em grupos maiores (por exemplo, todas as funções técnicas, todo o pessoal de uma região)

●     Utilize categorias mais amplas sempre que necessário e evite publicar desagregações altamente específicas que possam identificar indivíduos (por exemplo, «Mulheres negras com mais de 50 anos na Equipe A», quando existe apenas uma pessoa)

Continue realizando a análise, mas opte por um nível de relato que proteja o anonimato dos trabalhadores.

6. Quem deve ter acesso aos dados brutos recolhidos?

O acesso aos dados brutos (ao nível da linha) do JEDI deve ser rigorosamente controlado. Idealmente, apenas um responsável alocado de RH/JEDI ou um consultor externo deve lidar com os dados brutos para criar os relatórios e métricas anonimizados e desagregados.

Assim que os relatórios estiverem finalizados, os dados brutos devem ser armazenados de forma segura ou destruídos, de acordo com a sua política de retenção de dados. Os gestores diretos, executivos e outros colegas nunca devem ter acesso a respostas identificáveis a nível individual.

7. Uma resposta do tipo «Prefiro não responder» conta como um ponto de dados?

Possivelmente. No contexto da norma JEDI 1.1.3, uma resposta «Prefiro não responder» constitui simultaneamente um mecanismo de proteção e uma categoria significativa

●     É expressamente recomendado nos padrões para identidades sociais sensíveis.

●     Permite que os trabalhadores participem no processo, ao mesmo tempo que ocultam informações específicas sobre a sua identidade.

Deve tratar «Prefiro não dizer» como uma categoria própria na análise e nos relatórios desagregados. Uma taxa elevada de «Prefiro não dizer» em uma determinada equipe, função ou localização pode destacar preocupações relacionadas com a confiança, a segurança ou o anonimato. Essa informação pode, então, orientar as suas ações no âmbito do JEDI 2, tais como:

●     Reforçar as medidas de confidencialidade

●     Melhorar a comunicação e a formação dos gestores

●     Ajustar a forma como faz perguntas sobre identidade ou propor formulações alternativas nos casos em que rótulos de identidade diretos possam ser inseguros ou culturalmente inadequados.