Mis à jour le jeudi 9 avril à 14h03

• Pourquoi est-il important de garantir l'anonymat et le caractère volontaire de la participation ?

• Tenir compte des principes de protection des données lors de la collecte de données relative à la JEDI

• Garantir la participation volontaire et l'anonymat dans la pratique

• Intégrer la participation volontaire dès la conception

• Établir l'infrastructure et les règles qui protègent l'anonymat 

• Étude de cas 1 : Les petites entreprises

• Étude de cas 2 : Les grandes entreprises

Dans le cadre de la thématique d'impact Justice, Équité, Diversité et Inclusion (JEDI), les entreprises comptant plus de 10 collaborateurs et collaboratrices sont tenues de collecter et d'utiliser des données pour orienter leur démarche JEDI. Les entreprises de plus petite taille satisfont à cette exigence par la mise en place de discussions ou d’enquêtes sur cette thématique ; quand les plus grandes doivent également recueillir des données quantitatives relatives à leurs collaborateurs et collaboratrices. Dans le cadre des standards de B Lab V2, l’exigence JEDI 1 est conçue pour établir un lien clair entre les données recueillies et l'action de l’entreprise :

• L’exigence JEDI 1 impose aux entreprises de recueillir des retours et des données sur la diversité et l'inclusion au sein de leur organisation.

• L’exigence JEDI 2 leur impose ensuite d'utiliser ces informations pour choisir et mettre en œuvre des actions JEDI concrètes.

Autrement dit, plus qu’une déclaration d’intention en matière de justice, d'équité, de diversité et d'inclusion, la certification exige des entreprises qu’elles s’appuient sur des données relatives aux collaborateurs et collaboratrices pour orienter leurs décisions, définir leurs priorités et mesurer leurs progrès.

• Si votre entreprise compte plus de 10 et moins de 50 collaborateurs et collaboratrices, vous devez avoir organisé au moins une discussion ou une enquête sur les principes JEDI sur le lieu de travail dans les douze mois précédant l'Année 0, puis renouveler cette démarche chaque année suivante (JEDI 1.1.1). 

• Si votre entreprise compte 50 collaborateurs et collaboratrices ou plus, vous devez collecter des données relatives à l'identité de genre ou au sexe assigné à la naissance pour au moins cinq indicateurs RH, c’est-à-dire relatifs aux collaborateurs et collaboratrices (telles que le recrutement, la promotion, la rémunération ou le taux de rétention), puis ventiler ces données afin de rendre compte en interne des indicateurs choisis (JEDI1.1.3). Les collaborateurs et collaboratrices doivent fournir ces données sur la base du volontariat, et doivent toujours avoir la possibilité de rester anonymes (JEDI 1.1.4). Consultez JEDI1.1: How to track gender identity or sex at birth pour plus d'informations.

En complément de la sous-exigence JEDI 1.1, la sous-exigence JEDI 1.2 demande aux entreprises (le cas échéant) de collecter des données relatives à une identité sociale supplémentaire (autre que le sexe assigné à la naissance ou l'identité de genre) pour au moins cinq indicateurs RH, c’est-à-dire relatifs aux collaborateurs et collaboratrices, en fonction de leurs retours et du contexte. L'identité sociale désigne le sentiment qu'a une personne de savoir qui elle est, fondé sur le ou les groupes sociaux auxquels elle appartient. Les termes relatifs à l'identité sociale varient selon les pays, les cultures et les langues. À titre d'exemple, ils peuvent inclure, sans s'y limiter, l'origine ethnique, l’appartenance religieuse, la caste ou l'orientation sexuelle.

Les indicateurs RH, relatifs aux collaborateurs et collaboratrices englobent l'ensemble des points de contact et des expériences qui jalonnent leurs parcours au sein de votre entreprise, à commencer par les pratiques de recrutement.

Pourquoi est-il important de garantir l'anonymat et le caractère volontaire de la participation ?

Lorsque vous devez collecter des données relatives au sexe assigné à la naissance, à l'identité de genre ou à d'autres identités sociales pour satisfaire aux exigences des standards de B Lab, ces informations doivent être recueillies par d’autres moyens que la consultation des dossiers individuels du personnel. Les standards précisent que les entreprises ne sont pas tenues de conserver les données relatives au sexe assigné à la naissance, à l'identité de genre ou à d'autres identités sociales dans les dossiers du personnel, et doivent prendre des précautions lorsque la collecte de certaines données en lien avec l’identité est illégale ou susceptible d'exposer les collaborateurs et collaboratrices à des risques (par exemple, l'enregistrement d'identités LGBTQIA+ dans des pays où les relations entre personnes de même genre sont criminalisées).

Pour chacune des exigences de la thématique JEDI, vous devez veiller à ce que les collaborateurs et collaboratrices fournissent leurs données sur la base du volontariat et puissent choisir de rester anonymes. Cette approche vous permet de :

• Démontrer votre conformité au critère JEDI 1.1.4.

• Vous conformer aux législations en matière de protection des données.

• Prévenir l'identification individuelle des collaborateurs et collaboratrices et les protéger contre tout risque de biais ou de représailles.

• Favoriser le sentiment de sécurité psychologique dont les collaborateurs et collaboratrices ont besoin pour fournir des données fiables et de qualité, susceptibles de générer un impact et des changements réels.
  
  

Tenir compte des principes de protection des données lors de la collecte de données relatives à la thématique JEDI

Les exigences relatives à la thématique JEDI ont été conçues pour respecter les principes éthiques fondamentaux en matière de protection des données ainsi que les législations locales applicables. Toutefois, avant de collecter des données en lien avec la thématique JEDI, veillez à respecter le cadre juridique et éthique propre à votre contexte, afin de protéger les droits de vos collaborateurs et collaboratrices et favoriser un sentiment de sécurité psychologique au sein de votre entreprise. Quel que soit votre pays d’implantation, les quatre piliers suivants sont la garantie d’un processus conforme et inspirant confiance :

1. Finalité claire : Indiquez explicitement que les données relatives à la thématique JEDI ne serviront qu’à identifier les inégalités et les tendances au sein de l'organisation, et orienter les actions définies dans le cadre de l’exigence JEDI 2 des standards de B Lab. Ces données ne doivent en aucun cas être utilisées à des fins d'évaluation des performances, de procédures disciplinaires ou de suivi individuel des collaborateurs et collaboratrices. Cela est indispensable pour instaurer un climat de confiance et garantir l’alignement avec l'intention de l’exigence JEDI 1, à savoir la “collecte de données afin d'orienter ses actions en matière de JEDI”, qui sont l’objet de l’exigence JEDI 2.

2. Minimisation des données : Évitez de collecter des données sans finalité clairement définie ou par simple prudence, au cas où vous en auriez besoin ultérieurement. Limitez-vous aux données nécessaires pour satisfaire aux exigences qui s’appliquent à votre entreprise en matière de JEDI, comprendre les problématiques de votre organisation et y apporter des réponses concrètes.

3. Conservation et sécurité des données : Vous n'êtes pas tenu de conserver les données relatives à l'identité de genre ou à l'identité sociale dans les dossiers du personnel. Dans de nombreux cas, il est préférable d'utiliser des outils et des espaces de stockage dédiés aux enjeux de JEDI. Dans la mesure du possible, privilégiez des plateformes d'enquête externes confidentielles et sécurisées, qui n'associent pas automatiquement les réponses aux noms, adresses e-mail professionnelles ou adresses IP des répondants et répondantes. Si vous devez avoir recours à des outils internes, veillez à : 

   1. Définir strictement quelles personnes peuvent accéder à ces données ;

   2. Restreindre l'accès aux données brutes aux seules personnes en charge de l'analyse JEDI ;

   3. Veiller à ce qu'aucun manager ni membre de la direction ne puisse accéder aux réponses individuelles sans l'accord préalable de la personne concernée.

4. Le droit de ne pas participer : Pour que la participation soit véritablement volontaire :

   1. Les collaborateurs et collaboratrices doivent pouvoir refuser de participer sans subir de conséquences ;

   2. Aucune pression, implicite ou explicite, ne doit être exercée par les managers ou les collègues ;

   3. La participation ne doit en aucun cas être liée aux évaluations de performance, aux promotions, aux primes ou à l'accès à des avantages.

Les standards de B Lab imposent que la participation soit volontaire et anonyme. Il vous appartient d’établir les processus et la communication nécessaires pour le garantir.

Garantir la participation volontaire et l'anonymat dans la pratique

Ce guide présente les étapes à suivre pour satisfaire au critère de conformité JEDI 1.1.4 en matière de participation volontaire et anonyme, afin de collecter des données de qualité dans un climat de confiance et de sécurité psychologique.

Intégrer la participation volontaire dès la conception

Une simple case à cocher « facultatif » ne suffit pas. Pour que la participation soit véritablement volontaire, l'ensemble de votre processus doit minimiser toute pression, directe ou indirecte.

• Proposer une option « préfère ne pas dire » et la possibilité de ne pas participer
  

  • Incluez une option « préfère ne pas dire » (ou équivalent) pour chaque question sensible.

  • Permettez aux collaborateurs et collaboratrices de ne pas répondre à certaines questions spécifiques ou à l'intégralité de l'enquête ou de la discussion, sans avoir à se justifier.

  • Assurez-vous que les collaborateurs et collaboratrices puissent soumettre leurs réponses à l’enquête même s'ils ou elles laissent des questions relatives à l'identité sans réponse ou optent pour l’option « préfère ne pas dire ».
    
    

• Adopter une communication claire et transparente

Dans vos invitations et rappels :

• Indiquez clairement que la participation est facultative.

• Confirmez explicitement que l'anonymat est garanti et que les collaborateurs et collaboratrices peuvent choisir de ne pas communiquer leurs identités sociales.

• Expliquez ce que vous mesurez, pourquoi et comment les données seront utilisées (par exemple, pour orienter les actions définies dans le cadre de l’exigence JEDI 2).

• Précisez que le fait de ne pas participer n'aura aucune incidence sur le contrat de travail, la rémunération, l'évaluation des performances ou l'évolution professionnelle.
  
  

• Dissocier la participation de toute incitation
  

  • Évitez de conditionner des récompenses individuelles ou collectives aux taux de participation à l’enquête (en offrant, par exemple, des bons d'achat pour les personnes ayant répondu à l'enquête, ou en fixant un objectif aux managers d’atteindre un taux de participation de 80 %).

  • Si vous avez recours à des incitations générales (par exemple, la tenue d’un événement de célébration à l'échelle de l'entreprise), veillez à ce qu'elles ne soient pas mises en place de manière à exercer une pression sur certaines équipes ou certaines personnes pour qu'elles participent.
    
    

• Établir la confiance dans la durée

La sécurité psychologique se construit avec le temps, de cycle en cycle.

• Anticipez une participation plus faible les premières années, en particulier sur les questions sensibles.

• Documentez et partagez les actions mises en œuvre dans le cadre de l’exigence JEDI 2 grâce aux données collectées, en établissant un lien clair avec les retours reçus de la part des collaborateurs et collaboratrices.

• Continuez à collecter des données au moins une fois par an, montrez les enseignements tirés, les progrès réalisés, et comment le processus s'améliore au fil du temps.

• Établir l'infrastructure et les règles qui protègent l'anonymat

L'anonymat est une réalité technique et organisationnelle, et non une simple promesse formulée dans un e-mail. Vous devez prévenir toute « identification par déduction », c'est-à-dire la possibilité de reconnaître une personne à partir d'une combinaison de caractéristiques ou de résultats portant sur un groupe restreint. Les standards de B Lab mettent explicitement en garde contre le risque de désanonymisation accidentelle des retours des collaborateurs et collaboratrices.

• Utiliser des outils et des plateformes adaptés

Privilégiez des outils qui :

• n'associent pas automatiquement les réponses aux comptes d'entreprise, aux adresses e-mail ou aux adresses IP (comme c'est le cas, par exemple, avec Google Forms ou Microsoft Forms) ;

• proposent un mode anonyme ou une séparation entre l'identifiant de connexion (pour l'accès) et les données de réponse (pour l'analyse) ;

• permettent l'export de données ventilées mais dépersonnalisées vers des environnements d'analyse sécurisés.
  
  

• Appliquer une « règle de 5 » (ou un seuil similaire)

Définissez un seuil minimum de répondants et répondantes (généralement entre 5 et 10) pour toute ventilation partagée en interne. Par exemple : 

• Dans le cas d’un département qui ne compte qu'une seule femme dans ses équipes, l’entreprise ne doit pas publier de score de satisfaction des femmes de ce département, car cela permettrait de l'identifier.

• Agrégez plutôt les données dans un groupe plus large (par exemple, « l'ensemble du personnel technique » ou « l'ensemble du personnel du pays Y »).
  
  

• Limiter l'accès aux données brutes

Si vous ne pouvez pas vous appuyer entièrement sur des outils externes anonymisés :

• Désignez une unique personne référente (par exemple, un ou une responsable JEDI, spécialiste RH ou consultant·e externe) pour traiter les données brutes.

• C’est elle qui prépare et anonymise les rapports et tableaux de bord ventilés destinés à un usage interne.

• Les managers directs, l'équipe de direction et les autres collaborateurs et collaboratrices ne doivent avoir accès qu'aux résultats agrégés, jamais aux réponses individuelles.

Une fois les rapports finalisés, conservez les données brutes de manière sécurisée ou détruisez-les conformément à votre politique de conservation des données, dans le respect des attentes des standards de B Lab en matière de sécurité des données JEDI ventilées.

Étude de cas 1 : Les petites entreprises

Profil de l'entreprise : Un cabinet d'architecture indépendant de 40 collaborateurs et collaboratrices.

Objectif : Satisfaire à l’exigence JEDI 1.1 et aux critères de conformité JEDI 1.1.1 et 1.1.2 par la mise en place d'une discussion qualitative et d'une enquête de référence.

Défi : Avec seulement 40 collaborateurs et collaboratrices, le risque d'identification par déduction est réel. Par exemple, si le cabinet déclarait que « 100 % du personnel non-binaire ne se sent pas soutenu » alors qu'il ne compte qu'une seule personne non-binaire dans ses équipes, son anonymat s’en trouverait compromis.

Stratégie : Le cabinet a mis en œuvre les étapes suivantes.

1. La discussion (JEDI 1.1.2) : Le cabinet a organisé un atelier « Vision JEDI » de 90 minutes pendant les heures de travail. Afin de garantir le caractère volontaire de la participation, les collaborateurs et collaboratrices pouvaient choisir de ne pas y participer et de se consacrer à d’autres tâches sur cette plage horaire, sans avoir à justifier leur choix.

2. La prise de notes anonymisée : Plutôt que d'avoir recours à des outils de prise de notes numériques, le cabinet a fait appel à une personne externe pour faciliter l'atelier, prendre des notes et rédiger un rapport thématique. Au lieu de mentionner des noms ou des citations permettant d'identifier les personnes, cette dernière a regroupé les retours par grandes thématiques, telles que « préoccupations relatives à l'adéquation du congé parental », évitant ainsi tout risque d'identification au sein des petites équipes.

3. Les données (JEDI 1.1.3 — en anticipation) : Bien que ses effectifs ne dépassent pas le seuil de 50 collaborateurs et collaboratrices à partir duquel s’applique le critère de conformité JEDI 1.1.3, le cabinet a décidé de mener une enquête anonyme simple en anticipation de sa croissance à venir et ainsi collecter des données de référence. Il a utilisé un outil d'enquête anonyme gratuit ne nécessitant pas de connexion via les comptes de l'entreprise, invitant les collaborateurs et collaboratrices à répondre à des questions portant sur :

• L'identité de genre (avec les options suivantes dans le menu déroulant : « Homme », « Femme », « Non-binaire » et « Préfère ne pas dire ») ;

• La perception de la culture d'entreprise et le sentiment d'appartenance ;

• Le vécu des équipes en matière d'équité concernant la répartition des tâches et la reconnaissance.

4. Application de la « règle de 5 » : L'analyse a révélé que seules trois personnes s'identifiaient comme « non-binaires ». Ce nombre étant inférieur à 5, ces données n'ont pas été incluses dans le reporting. Le cabinet n'a communiqué que le pourcentage global d'hommes et de femmes, sans préciser les effectifs correspondants, afin de prévenir toute identification par déduction.

Résultat : Le cabinet a identifié le soutien aux collaborateurs et collaboratrices ayant des enfants ou d’autres proches à charge comme une priorité et a développé une action JEDI 2 en ce sens, établissant une politique d'horaires de base flexibles tenant compte des différentes situations de garde. Les collaborateurs et collaboratrices ayant constaté des changements concrets suite à la discussion et à l'enquête, la participation a progressé de 25 points de pourcentage l'année suivante.

Étude de cas 2 : Les grandes entreprises

Profil de l'entreprise : Une entreprise manufacturière internationale comptant 700 collaborateurs et collaboratrices répartis sur 8 sites.

Objectif : Satisfaire à la sous-exigence JEDI 1.1 et au critère de conformité JEDI 1.1.3 par une ventilation quantitative complète et analyser les données issues de cinq indicateurs RH.

Défi : Le système RH de l'entreprise enregistre déjà le « sexe assigné à la naissance » et la « date de naissance » de ses collaborateurs et collaboratrices dans le cadre de la gestion des salaires, toutefois :

• ces informations ne reflètent pas nécessairement la manière dont les collaborateurs et collaboratrices s'identifient aujourd'hui ;

• s’en servir dans le cadre d’initiatives en lien avec la JEDI sans leur consentement explicite et volontaire ne serait pas conforme au critère de conformité JEDI 1.1.4.

Stratégie : L'entreprise a mis en œuvre les étapes suivantes.

1. Campagne d'auto-identification : L'entreprise a lancé une campagne d'auto-identification (Self-ID) :

• Invitant les collaborateurs et collaboratrices à se connecter à un questionnaire externe sécurisé afin de vérifier ou mettre à jour leur identité de genre.

• Précisant explicitement à travers sa communication que la participation à cette campagne était volontaire et que les collaborateurs et collaboratrices pouvaient choisir l’option « Préfère ne pas dire ».

• Présentant l’objectif de la campagne comme un audit d'équité et une démarche d'apprentissage, et non comme un suivi individuel, une gestion de la performance ou une procédure disciplinaire.

2. Collecte et traitement des données (JEDI 1.1.3) :

   1. Les réponses ont été exportées et encodées dans un environnement sécurisé, géré par une seule et même personne responsable des sujets JEDI.

   2. Les identifiants directs (noms, numéros d’identification, adresses e-mail) ont été supprimés avant l'analyse.

   3. Le ou la responsable JEDI a constitué des bases de données ventilées et anonymisées à des fins d'analyse et de reporting.

3. Ventilation des données relatives aux cinq indicateurs : Avec 585 répondants et répondantes à l'enquête, l'entreprise disposait de suffisamment de données pour travailler sur 5 indicateurs RH, ventilés par identité de genre. Ces indicateurs ont porté sur les sujets suivants : 

• Taux de recrutement : comparaison du ratio hommes/femmes entre les candidatures et les recrutements, au niveau de l'entreprise et de chaque site.

• Délai de promotion : analyse du délai moyen de promotion selon les différentes identités de genre.

• Taux de rétention : identification du fait que les femmes occupant des postes en production quittaient l'entreprise 15 % plus rapidement que les hommes.

• Niveaux de rémunération : réalisation d'une analyse de l'écart brut de rémunération entre les genres.

• Formation : évaluation de la représentation par genre dans le programme « Accès rapide aux fonctions de direction ».

L’ensemble du reporting tenait compte des seuils en matière d’effectif afin d'éviter toute identification accidentelle sur les sites ou dans les départements de petite taille.

Résultat : L'entreprise a constaté que si le recrutement était relativement équilibré, les femmes étaient significativement sous-représentées parmi les responsables de production et parmi les personnes pressenties pour des postes de direction à venir. Elle s’est appuyée sur ces enseignements pour élaborer un plan d'action JEDI 2 comprenant :

• Une restitution transparente des résultats ventilés de l’enquête et de sa méthodologie auprès des collaborateurs et collaboratrices.

• La publication d'un plan d'action assorti d'échéances, visant à lever les obstacles à la promotion et à l'évolution professionnelle.

• Le déploiement d'une formation à la lutte contre les biais à destination des partenaires RH, des managers et des membres des comités de promotion.

L'entreprise s'est engagée à renouveler la campagne d'auto-identification d’année en année afin de suivre ses progrès, conformément à l'importance accordée par les standards à l'amélioration continue sur chaque thématique d'impact.

Note importante : Les informations contenues dans cet article ne font pas partie des standards de B Lab et doivent être utilisées à titre informatif uniquement. Elles ne garantissent pas un résultat d'audit favorable. Toutes les décisions d'audit sont prises de manière indépendante par les organismes vérificateurs tiers indépendants qui travaillent avec B Lab. B Lab décline toute responsabilité quant aux actions, décisions ou omissions de ces prestataires indépendants.