JEDI 2.h : Comment concevoir des programmes qui soutiennent les groupes sous-représentés

Sommaire

Introduction

Ce qui est requis par l’option JEDI 2.h

Comment concevoir des programmes : étape par étape

Étape 1 – Identifier les groupes sous-représentés et fixer des objectifs de représentation

Étape 2 – Choisissez le format adapté : mentorat, parrainage, ou les deux

Étape 3 - Formaliser le programme dans une politique ou des procédures

Étape 4 – Rendre le programme accessible et gratuit pour les salarié·es

Étape 5 – Concevoir un soutien ciblé pour les groupes sous-représentés

Étape 6 - Suivre la participation et les résultats

Documenter les preuves pour B Impact et pour l’audit

Introduction

Cet article explique comment concevoir des programmes de parrainage et de mentorat qui soutiennent efficacement les groupes sous-représentés, conformément à l’option JEDI 2.h de la thématique d’impact « Justice, équité, diversité et inclusion » (JEDI). Dans le cadre de JEDI 2.h, les entreprises sont tenues de proposer des opportunités structurées de parrainage ou de mentorat accessibles à tous les salarié·es, tout en veillant à ce qu’au moins deux groupes sous-représentés y participent.

Ces programmes font partie de la catégorie d’options JEDI « Au sein du lieu de travail », qui met l’accent sur des pratiques inclusives telles que le soutien aux Groupes de Ressources pour les Employé·es (GRE), le recrutement inclusif, le mentorat et les outils de communication accessibles.

Ce qui est requis par l’option JEDI 2.h

L’option JEDI 2.h s’inscrit dans le cadre plus large de l’exigence JEDI 2, qui demande aux entreprises de « choisir et mettre en œuvre des actions JEDI » en s’appuyant sur des données et les retours des parties prenantes.

Pour se conformer à JEDI 2.h, les entreprises doivent prendre les mesures suivantes : 

• Offrir des opportunités de parrainage ou de mentorat à tous les salarié·es.

• Formaliser le programme dans un document de procédure ou de politique.

• Veiller à ce que les parrainages ou les programmes de mentorat soient gratuits pour les participant·es et durent au moins six mois.

• Accorder aux salarié·es du temps pendant les heures de travail classiques pour y prendre part.

• Suivre la participation de deux groupes sous-représentés.

• Atteindre une participation représentative* d’au moins deux groupes sous-représentés.

L’objectif est d’apporter un soutien et un accompagnement adaptés pour favoriser le développement personnel et professionnel des salarié·es.

Comment concevoir des programmes : étape par étape

Étape 1 – Identifier les groupes sous-représentés et fixer des objectifs de représentation

Pour concevoir des programmes qui soutiennent réellement les groupes sous-représentés, les entreprises doivent disposer d’une compréhension claire, basée sur des données, des groupes sous-représentés dans leur contexte.

Dans le cadre de la thématique d’impact JEDI, les groupes sous-représentés sont identifiés « en comparant la proportion d’un groupe dans un échantillon à celle de la population » (par exemple, en comparant les salariées à l’ensemble des femmes du pays, ou les femmes managers à l’ensemble des femmes salariées).

Mesures clés pour la conception :

• Utilisez les données relatives à JEDI 1 et les indicateurs RH pour identifier au moins deux groupes sous-représentés (par exemple, les femmes occupant des postes de direction, les minorités raciales ou ethniques, les personnes en situation de handicap, les collaborateurs et collaboratrices LGBTQIA+, etc.)

• Définissez ce que signifie une « participation représentative » pour votre entreprise en atteignant, voire en dépassant, la part de ce groupe au sein du segment concerné de l’effectif (par exemple, si 20 % des salarié·es déclarent être en situation de handicap, veillez à ce qu’au moins 20 % des participant·es au programme soient issu·es de ce groupe).

• Déterminez quel segment de l’effectif est le plus pertinent pour établir une comparaison (par exemple, l’ensemble du personnel par rapport à un niveau spécifique, tel que les managers) et documentez ce raisonnement.

Étape 2 – Choisissez un format adapté : mentorat, parrainage, ou les deux

JEDI 2.h est volontairement flexible : les entreprises peuvent proposer du mentorat, du parrainage ou une combinaison des deux, à condition que le programme soit formalisé et conforme aux exigences en matière de taux de participation et de durée.

Le mentorat met l’accent sur l’accompagnement, le renforcement des compétences et l’orientation professionnelle (par exemple, des entretiens réguliers sur les objectifs, des feedbacks réguliers et des parcours de développement).

Le parrainage va plus loin : il exige des personnes faisant partie des équipes de leadership qu’elles utilisent activement leur influence pour ouvrir des portes aux salarié·es sous-représenté·es (par exemple, en les recommandant pour des missions visant à développer leurs compétences, des promotions ou des projets à forte visibilité).

Lors de la conception du programme :

• Choisissez le format en fonction des obstacles identifiés dans les données JEDI 1 et des retours des parties prenantes (par exemple, si les groupes sous-représentés ont moins de chances d’être promus, le parrainage peut s’avérer particulièrement pertinent).

• Précisez par écrit les attentes des mentors, des parrains et marraines et des personnes mentorées et parrainées (par exemple, fréquence minimale des réunions, confidentialité, définition d’objectifs communs).

Étape 3 - Formaliser le programme dans une politique ou des procédures

Afin de démontrer que l’action JEDI 2.h est ancrée dans l’organisation, le programme doit être consigné dans un document de politique ou de procédure.

Votre documentation doit généralement couvrir les aspects suivants :

• Objectif et périmètre : en quoi le programme soutient la justice, l’équité, la diversité et l’inclusion, et qui est éligible à y participer

• Rôles et responsabilités : qui coordonne le programme, comment les mentors et les parrains et marraines sont sélectionné·es, et comment les binômes sont formés

• Structure du programme : durée minimale (au moins six mois), fréquence prévue des réunions et toute formation ou orientation destinée aux participant·es

• Temps de travail et charge de travail : confirmation que la participation s’effectue pendant les heures de travail classiques et qu’elle est reconnue comme faisant partie des responsabilités habituelles, et non comme un travail « supplémentaire » ou non rémunéré

• Données et confidentialité : comment la participation sera suivie (en particulier pour les groupes sous-représentés) tout en respectant les règles de confidentialité et de protection des données

Ce document peut s’inscrire dans un plan d’action JEDI plus large ou dans un cadre de politique RH, à condition que les éléments spécifiques requis par JEDI 2.h soient clairement identifiables.

Étape 4 – Rendre le programme accessible et gratuit pour les salarié·es

Pour se conformer à JEDI 2.h, les opportunités de parrainage ou de mentorat doivent être :

• Accessibles à tous les salarié·es, et pas seulement à celles et ceux qui sont déjà sur des parcours accédant à des positions de leadership ou dans des départements spécifiques.

• Gratuites pour les participant·es, sans aucune contribution financière requise (par exemple, pas de frais de formation ni de frais de déplacement à la charge des personnes mentorées).

Pour garantir l’accessibilité, il s’agira de :

• Proposer des communications claires et inclusives expliquant le programme, comment y participer et quel soutien les participant·es peuvent en attendre.

• Envisager des formats flexibles (par exemple, des réunions virtuelles, plusieurs fuseaux horaires) afin que les salarié·es situé·es sur différents sites ou ayant des responsabilités familiales par exemple puissent participer.

• Utilisez des outils de communication interne et un langage inclusifs et accessibles, en vous référant aux documents JEDI 2.i (guide de langage inclusif) et JEDI 2.l (outils de communication interne accessibles) le cas échéant.

Étape 5 – Concevoir un soutien ciblé pour les groupes sous-représentés

Bien que tous les salarié·es doivent être éligibles, JEDI 2.h met l’accent sur une participation représentative d’au moins deux groupes sous-représentés.

Pour éviter un mentorat « standardisé » qui reproduit les inégalités :

• Concevez conjointement certains aspects du programme avec les Groupes de Ressources pour les Employé·es (GRE) ou les groupes d’affinité lorsqu’ils existent, en les associant en tant que partenaires pour définir les besoins et les critères de mise en relation.

• Proposez des actions de sensibilisation ciblées et des messages adaptés aux groupes sous-représentés, expliquant comment le programme peut soutenir leurs objectifs de développement spécifiques et répondre à leurs préoccupations (par exemple, la sécurité psychologique, la pression du temps disponible).

• Former les mentors, les parrains et les marraines aux principes JEDI, aux dynamiques de pouvoir et aux préjugés (par exemple, comment les inégalités systémiques affectent les opportunités de développement professionnel), en faisant le lien avec l’option JEDI 2.b, le cas échéant, concernant le renforcement des connaissances et des capacités en matière de JEDI chez les équipes leadership.

Étape 6 - Suivre la participation et les résultats

L’option JEDI 2.h exige à la fois de suivre et d’atteindre une participation représentative de deux groupes sous-représentés.

Le suivi doit porter sur :

• La participation globale (nombre de mentors et de parrains et marraines, ainsi que le nombre de personnes mentorées et parrainées respectif).

• La participation ventilée selon au moins deux groupes sous-représentés. Par exemple :

  • L’identité de genre,

  • L’origine ethnique ou raciale,

  • Le handicap,

  • D’autres identités pertinentes au niveau local (par exemple, la caste, le pays d’origine).

• Les progrès par rapport au critère de référence de « participation représentative » (par exemple, le pourcentage de participant·es issu·es de chaque groupe identifié par rapport à leur part dans l’effectif).

Pour comprendre l’impact au fil du temps, les entreprises peuvent également :

• Relier les données de participation aux indicateurs de rétention, de promotion ou d’engagement des groupes sous-représentés (lorsque cela est légalement et éthiquement possible).

• Intégrer des questions sur le programme dans les enquêtes liées à la thématique JEDI ou dans les processus de collecte de retours des parties prenantes.

Documenter les preuves pour B Impact et pour l’audit

Pour démontrer leur conformité à JEDI 2.h sur la plateforme B Impact et lors de l’audit, les entreprises doivent être prêtes à fournir :

• Une copie de la politique ou de la procédure décrivant le programme de parrainage ou de mentorat, y compris sa durée, les conditions d’éligibilité et les modalités d’aménagement du temps de travail.

• Des données ventilées indiquant :

  • Le nombre total de participant·es,

  • Le nombre et le pourcentage de participant·es issu·es d’au moins deux groupes sous-représentés

  • Comment ces chiffres se situent par rapport à l’effectif de la population ou à une autre population choisie (pour démontrer une participation représentative)

• Une brève note expliquant comment le programme s’appuie sur les enseignements tirés des données liées à JEDI 1 et des retours des parties prenantes, et précisant en quoi le programme fait progresser la justice, l’équité, la diversité et l’inclusion.

• Toute communication interne utilisée pour inviter les salarié·es à participer au programme, démontrant que les opportunités sont accessibles à tous et toutes et non pas réservées à un groupe restreint.

En quoi cela contribue à une stratégie JEDI au sens large ?

La conception de programmes solides de parrainage et de mentorat destinés aux groupes sous-représentés aide les entreprises à :

• Remédier aux inégalités mises en évidence par les données JEDI 1 et les retours des parties prenantes.

• Mettre en œuvre une action JEDI « Au sein du lieu de travail » d’une manière ancrée dans les expériences vécues par les salarié·es.

• Contribuer à des objectifs à plus long terme, tels que l’augmentation des représentations (JEDI 2.j) et une direction reflétant davantage la diversité de la communauté.

Note importante : Les recommandations fournies dans cet article ne font pas partie des standards du B Lab et doivent être utilisées à titre informatif uniquement. Ils ne garantissent pas un résultat d’audit favorable. Toutes les décisions d’audit finales sont prises de manière indépendante par les organismes tiers indépendants qui travaillent avec B Lab. B Lab décline toute responsabilité quant aux actions, décisions ou omissions de ces prestataires indépendants.