Cómo prepararse para su auditoría V2

• Prepare a su equipo
• Prepare su documentación
• Conozca su plan de auditoría
• Conozca sus plazos 
• En Resumen

Llegar a la etapa de auditoría de la certificación de Empresa B es un paso significativo en su camino hacia la certificación/recertificación. La auditoría es una revisión independiente, realizada por un proveedor de aseguramiento aprobado por B Lab, para verificar que las políticas, prácticas y sistemas de su empresa cumplen con los requisitos de los Estándares de B Lab V2.

Aunque el proceso de auditoría puede parecer complejo, una preparación minuciosa puede ayudarle a sentirse seguro durante todo el camino. Este artículo recorre los pasos y la orientación necesaria para prepararse para una auditoría bajo los estándares V2 de B Lab. Para obtener más información sobre el proceso, lea: Qué esperar de su auditoría inicial de Certificación de Empresa B.

Prepare a su equipo

Una auditoría fluida no depende solo de contar con una documentación sólida, sino de tener a las personas adecuadas involucradas desde el inicio. Formar un equipo interno multifuncional ayuda a garantizar que la información sea precisa, completa y refleje cómo opera realmente su empresa. 

Esto incluye normalmente a:

• Un representante del directorio o máximo órgano de gobierno que pueda aportar una perspectiva de supervisión y facilitar el acceso a aprobaciones de la junta, actas de reuniones y documentación de gobernanza.

• Un representante de Recursos Humanos para dar soporte a los requisitos relacionados con las personas, tales como datos de empleados, contratos y políticas de lugar de trabajo.

• Un líder de finanzas u operaciones que comprenda los sistemas, los controles y el seguimiento de datos.
  
  

En muchas empresas, un responsable de sostenibilidad o impacto desempeña un papel central de coordinación, ayudando a interpretar los estándares, alinear la evidencia entre los equipos, realizar un seguimiento del progreso y garantizar que los compromisos se traduzcan en la práctica.

Para las empresas más pequeñas, el equipo de auditoría puede ser de solo una o dos personas que cubren múltiples funciones. Lo que más importa es asegurar que las personas involucradas comprendan las partes relevantes del negocio, puedan acceder a la documentación requerida y estén disponibles para participar en las entrevistas. La definición clara de responsabilidades, la coordinación temprana y el tiempo dedicado suelen ser más importantes que el tamaño del equipo.

Prepare su documentación

La documentación es fundamental para el proceso de auditoría. Se espera que las empresas proporcionen evidencia que demuestre el cumplimiento de cada sub requisito aplicable de los Estándares de B Lab. Toda la documentación se carga durante la fase de autoevaluación, y hacerlo con anticipación ayuda a garantizar que sus respuestas sean precisas, coherentes y estén bien respaldadas. Para obtener orientación sobre cómo cargar documentos, consulte el artículo Cómo cargar documentos en la autoevaluación.

Sin embargo, el periodo de auditoría también ofrece una oportunidad para abordar cualquier brecha restante o aclaración. Si un documento es demasiado sensible para cargarlo, se debe dejar un comentario para indicar que se compartirá durante las auditorías en vivo, momento en el que debe estar disponible para su presentación.

Antes de la auditoría, revise tanto los Criterios de Cumplimiento como los Criterios de Cumplimiento Aclaratorios para cada subrequisito aplicable. Estos criterios son vinculantes y describen lo que los auditores verificarán. Están disponibles en los PDF de los Estándares de B Lab y dentro de la herramienta de autoevaluación.

Al preparar la documentación de respaldo, considere lo siguiente:

• Integridad – ¿Aborda la documentación todos los elementos de los Criterios de cumplimiento y de los Criterios de cumplimiento aclaratorios?

• Relevancia – ¿Se relaciona la evidencia claramente con el requisito específico que se está evaluando?

• Integración – ¿Demuestra la documentación que el requisito se ha implementado de manera significativa, en lugar de abordarse de forma superficial o como un “simple trámite”?

La evidencia puede adoptar muchas formas, incluyendo:

• Políticas y procedimientos

• Contratos y acuerdos

• Compromisos y declaraciones públicas

• Aprobaciones de la dirección o de los órganos de gobierno

• Estrategias, planes y hojas de ruta

• Evaluaciones, procesos de seguimiento y análisis

• Seguimiento de datos y registros de desempeño

• Información disponible públicamente, como páginas de sitios web o informes

Para ver ejemplos de evidencia para cada subrequisito, consulte los artículos en cada carpeta de tema de impacto:  Ejemplos de evidencia para los Estándares V2.

Los problemas comunes de documentación incluyen información faltante, el envío de documentos que no abordan directamente el requisito o la adopción de políticas que no están integradas en las prácticas comerciales actuales. Tomarse el tiempo para mapear claramente cada pieza de evidencia con el requisito correspondiente puede reducir significativamente las preguntas de seguimiento durante la auditoría.

Conozca su plan de auditoría

Una vez que se presenta la autoevaluación completa con la documentación, el enfoque cambia de la preparación a la participación activa durante la auditoría. La organización, la disponibilidad y la comunicación son claves para una experiencia fluida. Su proveedor de aseguramiento compartirá el plan de auditoría al menos 10 días hábiles antes de que comience la auditoría. La auditoría comienza una vez que el plan de auditoría ha sido acordado por su empresa y el proveedor de aseguramiento

Tómese el tiempo para revisar el plan cuidadosamente para que comprenda qué esperar.

El plan de auditoría detalla:

• El alcance de la auditoría, incluidos los Estándares de B Lab que se auditarán (Año 0, 3, 5)

• Si la auditoría será remota, presencial o una combinación de ambas

• Fechas, duración y el número de visitas a las instalaciones (si tiene múltiples sedes dentro del alcance de su certificación)

• Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo de auditoría

Basándose en los detalles del plan de auditoría, puede comenzar a planificar la logística:

• Confirmar la disponibilidad de los entrevistados y el acceso a los documentos.

• Identificar al personal relevante para mantenerlo informado y establecer un canal para compartir comunicaciones y actualizaciones.

• Invitar al personal pertinente a asistir a las reuniones.

• Organizar que haya guías disponibles durante las visitas presenciales.

• Confirmar cualquier requisito de salud y seguridad para los visitantes.

• Poner a disposición las instalaciones de la oficina (incluidos espacios y salas de reuniones) para realizar entrevistas y revisar información

• Asegurar las facilidades tecnológicas adecuadas para cualquier actividad remota

• Gestionar cualquier equipo de protección personal que los auditores puedan necesitar al visitar los sitios

• Asignar tiempo para inducciones y presentaciones

• Informar a todo el personal sobre los preparativos de la auditoría

Conozca sus plazos 

Comprender los plazos de la auditoría le ayudará a planificar los recursos y evitar retrasos.

Las auditorías remotas generalmente se completan en un plazo de 10 días hábiles para empresas en los segmentos de certificación desde Empresas sin Trabajadores hasta Medianas, y hasta 15 días hábiles para los segmentos de certificación de Grandes a XX Grandes. Para las empresas con múltiples sedes, se requiere tiempo de auditoría adicional para auditar el número de sitios muestreados en el plan de auditoría. Dados los plazos breves, es importante contar con equipos disponibles para responder a las solicitudes rápidamente y proporcionar la documentación que el auditor pueda solicitar.

Las auditorías presenciales pueden realizarse en una o dos etapas. Cuando se utiliza un enfoque de dos etapas, a una revisión de escritorio remota (Etapa 1) le sigue una visita presencial (Etapa 2), normalmente en un plazo de tres meses.

Después de la reunión de cierre, el proveedor de aseguramiento carga el informe de auditoría y el informe de acciones correctivas en la Plataforma de B Audit en un plazo de 30 días naturales. Se le darán plazos claros para abordar cualquier no conformidad identificada. Las no conformidades mayores deben cerrarse dentro de los seis meses especificados tras recibir el informe de acciones correctivas para que la certificación continúe, mientras que las no conformidades menores deben cerrarse para la siguiente auditoría. Para obtener más información sobre los plazos para cerrar las no conformidades, consulte el artículo "No conformidades mayores frente a menores: qué significan para su estado de certificación".

En Resumen

Al involucrar a las partes interesadas internas adecuadas, preparar una documentación clara y bien alineada, participar con atención durante la etapa de auditoría y comprender los plazos clave, las empresas pueden abordar la auditoría de Certificación de Empresa B con confianza. Cuando se trata como una oportunidad de aprendizaje en lugar de un obstáculo de cumplimiento, la auditoría se convierte en un punto de control valioso que fortalece los sistemas internos y respalda la mejora continua a lo largo de todo el ciclo de certificación de Empresa B (B Corp).