• Introducción
• Tipos de cambios en el alcance
• Cómo informar un cambio menor en el alcance
• Cómo informar un cambio mayor en el alcance
• Cómo informar un cambio en el tamaño, la industria o el sector
• Qué sucede después de informar un cambio en el alcance
• En resumen

Introducción

La Certificación de Empresa B evalúa el Sistema de Gestión de Sustentabilidad de una empresa en su conjunto, en lugar de evaluar un producto, una sede o una unidad de negocio en particular. Para garantizar que la certificación refleje con precisión tu negocio, es importante definir los límites de tu certificación mediante el alcance. Para obtener más información sobre qué es el alcance y por qué es importante, consulta Lo que debes saber sobre el alcance de tu empresa para la certificación.

Mantener un Alcance de certificación preciso garantiza que tu Certificación de Empresa B refleje con exactitud la totalidad de tu negocio. Pero, ¿qué debes hacer si tu empresa experimenta un cambio operativo que pueda afectar tu alcance? 

Entendemos que las empresas evolucionan con el tiempo. Es posible que adquieras otra empresa, te fusiones con otra entidad, vendas parte de tus operaciones, reestructures tu organización o cambies la forma en que se administra tu negocio. Estos cambios pueden afectar a las entidades y operaciones incluidas en el Alcance, o incluso al tamaño o al sector, lo que significa que tu Alcance de certificación podría dejar de reflejar con precisión la situación actual de tu negocio. Por lo tanto, es importante que informes a B Lab cuando se produzca un cambio operativo, ya sea menor o mayor. Esto nos permitirá actualizar tu Alcance de certificación en B Impact y compartirlo con tu proveedor de garantía para determinar si se necesitan actualizaciones en tu ciclo de auditoría o en tu certificado.  

Tipos de cambios en el alcance

La tabla siguiente presenta ejemplos de cambios que podrían afectar el Alcance de certificación.

Todo tipo de cambios —ya sea la incorporación de una pequeña sede o una reestructuración legal de gran envergadura— deben comunicarse a B Lab.

Cómo informar un cambio menor en el alcance

Todos los cambios menores en el alcance deben reportarse directamente en B Impact a través de la página Configuración de la Cuenta. Actualiza las secciones Alcance: Entidades relacionadas y Alcance: Personaliza tu evaluación de la configuración y selecciona «Enviar configuración» para reportar tu alcance actualizado.

Los cambios en el alcance deben informarse a B Lab lo antes posible y, a más tardar, dentro de los 6 meses siguientes a la fecha en que se haya producido el cambio (tal como se indica en la sección 4.1.8 de los Requisitos del proceso de certificación para las Empresas B).

Cómo informar un cambio mayor en el alcance

Los cambios mayores en el alcance suelen tener un impacto más significativo en una empresa y deben informarse lo antes posible a B Lab para evaluar la elegibilidad y cualquier impacto en la auditoría.

Los cambios importantes deben informarse a B Lab antes de que se produzcan o inmediatamente después (tal como se indica en la sección 1.1.6.2 del Acuerdo de B Lab). Debes informar los cambios mayores en el alcance a B Lab a través de la dirección de correo electrónico: scopeupdate@bcorporation.net. Esto es para garantizar que B Lab pueda llevar a cabo una revisión del alcance del cambio y de cualquier impacto en la certificación.

Cómo informar un cambio en el tamaño, la industria o el sector

Los datos del año fiscal de tu empresa se utilizan para determinar el tamaño de tu grupo, el sector y la industria. La sección 4 de la configuración (Alcance: Personaliza tu evaluación) incluye preguntas sobre los ingresos de tu último año fiscal, las cifras de equivalencia de tiempo completo de los trabajadores/as y la industria y el sector que mejor se ajustan a tu modelo de negocio. Esta información debe mantenerse actualizada: actualiza esta sección anualmente, y a más tardar seis meses después de que haya concluido el último año fiscal. Recibirás un recordatorio a través de B Impact cada año para que actualices los datos de tu año fiscal (AF).

El único momento en el que no necesitas preocuparte por actualizar los datos de tu último año fiscal es cuando te encuentras en pleno proceso de evaluación y auditoría, y cuentas con un alcance verificado que se emite con una fecha de «válido hasta» que vence a los 12 meses de la fecha de emisión. Este período de validez se le otorga a tu empresa con el fin de «congelar» los resultados del alcance y permitirte proceder con la auditoría sin las restricciones variables del control de cambios. Por lo tanto, si su empresa inicia un nuevo año fiscal durante este período de validez, no es necesario que actualice esta información en B Impact.

Qué sucede después de informar un cambio en el alcance

Una vez que reportes un cambio en el alcance, B Lab compartirá tu información actualizada con tu proveedor de garantía. Dado que solo las entidades legales y las sedes que figuran en tu Certificado de Conformidad están autorizadas a utilizar la propiedad intelectual (PI) de Empresa B, tu certificado debe actualizarse antes de que se pueda utilizar la PI de Empresa B en relación con cualquier nueva operación.

Para emitir un nuevo certificado, el proveedor de garantía adelantará la fecha de su próxima auditoría programada para ampliar el alcance de la certificación, o programará una «auditoría especial» que se llevará a cabo antes de su próxima auditoría programada. La auditoría especial podría consistir en una simple revisión documental, una revisión virtual del sitio o una revisión física en el lugar, dependiendo de la importancia relativa de los sitios afectados por el cambio de alcance. El proveedor de aseguramiento utilizará su propio marco de materialidad para determinar qué tipo de auditoría es la adecuada con base en su Evaluación de Riesgos (4.1.8.6). 

Tras la auditoría especial, el proveedor de aseguramiento emitirá un nuevo Certificado de Conformidad. Solo una vez que las nuevas operaciones se hayan agregado al certificado y que las marcas asociadas hayan sido aprobadas mediante una revisión de marcas por parte de B Lab, podrás utilizar la propiedad intelectual de Empresas B en relación con esas nuevas operaciones.

En resumen

En resumen, informar a B Lab sobre los cambios operativos que afecten el alcance de tu certificación es una parte importante del seguimiento y mantenimiento de tu certificación. Estos cambios pueden ocurrir fuera del ciclo de revisión habitual, por lo que es importante recordar la regla de los 6 meses para cualquier cambio menor y comunicarte de manera proactiva si hay cambios importantes, a fin de garantizar que tu certificado se pueda actualizar y que puedas seguir utilizando la propiedad intelectual de Empresas B.